Напряженный рабочий график, сложные проекты, общение с клиентами и огромное количество писем, которые ежедневно приходят на нашу электронную почту, способны вызывать у нас сильный стресс и перенапряжение. Вы стремитесь ответить на все письма, которые получаете, в результате чего не отходите от компьютера и не выпускаете свой смартфон из рук. Эта проблема получила название "техностресс". Для того чтобы уменьшить уровень стресса при работе с электронной почтой, вам необходимо следовать нескольким важным правилам.
Тема письма
В строке темы должно быть точно указано, о чем пойдет речь в электронном письме, для того чтобы получатель мог расставить приоритеты и решить, когда ему необходимо прочитать полученное письмо, даже не открывая его. Если вы постоянно ведете переписку с одними и теми же людьми, попросите их всегда четко указывать тему письма, что облегчит вам выполнение вашей работы.
Найдите альтернативные методы общения
Электронная почта не всегда является лучшим средством для общения. Иногда вы можете найти лучшую альтернативу. Например, если вы находитесь в офисе, вы можете просто пойти и поговорить с человеком. Вы также можете сделать звонок или написать человеку в социальных сетях. Различные формы общения в некоторых случаях могут помочь вам избежать неэффективной переписки по электронной почте.
Не пишите в нерабочее время
Согласно исследованиям, люди, которые отвечают на электронные письма в нерабочее время, медленнее восстанавливаются от стресса, полученного на работе.
Попробуйте повлиять на культуру вашей компании, избегая отправки или ответа на электронные письма вне вашего обычного рабочего времени.
Руководство компании в первую очередь должно придерживаться этого правила и подавать пример своим сотрудникам. На некоторых рабочих местах даже отключают доступ к электронной почте для сотрудников вечером и на выходных днях. Рассмотрите возможность реализации этого, сохраняя возможность связи по телефону в случае экстренной необходимости.
Используйте опцию задержки доставки
Некоторым людям нравится совмещать свою работу и семейную жизнь, и они часто продолжают работать из дома. Если вы один из этих людей или вы работаете в другом часовом поясе, рассмотрите возможность использования опции отложенной доставки, чтобы ваши электронные письма не отправлялись до следующего рабочего дня и не мешали отдыху других людей.
Не начинайте конфликт по электронной почте
При возникновении недопонимания или спорных ситуаций, не следует начинать конфликт по электронной почте. Для того чтобы эффективно решить проблему, лучше свяжитесь с человеком по телефону или назначьте личную встречу.
Откажитесь от электронной почты по пятницам
Чтобы изменить культуру компании и заставить людей задуматься о других способах общения, кроме электронной почты, попробуйте использовать метод «пятница без электронной почты» в первую пятницу каждого месяца или, возможно, даже каждую неделю.
Это инициатива была предложена экспертами Национального форума по вопросам здоровья и благополучия на работе. Сегодня этот интересный метод стал частью работы предприятий по всему миру. Сотрудникам рекомендуется устраивать личные встречи или звонить по телефону.
Выделите время на работу с электронной почтой
Если вы постоянно держите в руках свой смартфон и отвлекаетесь для ответа на электронные письма, выполняя другие рабочие обязанности, попробуйте использовать действенную методику тайм-менеджмента "временные блоки". Ее суть заключается в том, что вы выделяете время, в которое будете заниматься тем или иным делом, не отвлекаясь при этом на другие задачи. Таким образом, вы можете выделить себе по полчаса с утра, после обеда и перед уходом с работы на разбор электронной почты.
Позвольте себе спокойной отдыхать
Большое количество неотвеченных электронных писем, которые накапливаются у вас во время вашего отпуска или выходных дней являются одной из самых распространенных причин "технотресса". Подумайте о настройке системы, в которой электронные письма возвращаются отправителю, когда вы отдыхаете, с указанием альтернативного контактного адреса.
Имейте отдельный рабочий телефон
Чтобы снизить уровень стресса, рассмотрите вариант покупки рабочего телефона, на котором у вас будет открыт доступ к электронным письмам и отключайте его каждый раз, когда заканчивается ваш рабочий день. Вы даже можете оставлять его на работе.
Не отвечайте на электронные письма перед сном
Исследования показывают,что использование смартфонов перед сном негативно влияет на качество нашего сна. Кроме того, если вы будете отвечать на рабочие письма перед сном, вы не сможете избавиться от мыслей о работе и будете чувствовать себя уставшим и разбитым на следующий день. Таким образом, сделайте свою кровать зоной без телефона и строго следуйте этому правилу.
