Зоны ответственности, без хлама, движение: как повысить свою продуктивность и что такое делегирование

Высокая продуктивность - одно из самых важных качеств в бизнесе. Чем меньше продуктивности, тем меньше заработки. В этот замкнутый круг чаще всего впадают новички, которые еще не обладают необходимым набором профессиональных инструментов, в частности, делегированием. Что же такое делегирование и как оно помогает повышать продуктивность?

Что такое делегирование

Если вы являетесь руководителем, неважно, какого звена, вы знаете не понаслышке об эмоциональной нагрузке, которая случается в процессе отслеживания всех производственных цепочек. Вам нужно ежеминутно принимать решения, выполнять некоторые, не ваши, обязанности. Все это лишает вас возможности смотреть на бизнес сверху, более глобально и масштабно. Погружаясь в пучину мелочей, вы постепенно загоняете себя в ловушку эмоционального выгорания.

Задайте себе вопрос: что будет, если вы оставите свой бизнес без присмотра на три полноценных рабочих дня? Все развалится без вашего участия? Если да, значит, пришло время делегировать полномочия. Только передавать эти самые полномочия нужно грамотно, чтобы не попасть в ситуацию, когда вы не уменьшаете собственную нагрузку, а добавляете себе работу подчиненного.

Распространенные ошибки

Неопытные менеджеры часто совершают очевидные ошибки. Первая, самая распространенная, это проверка и переделка делегированной работы. Мнимое руководство подчиненными, видимость управления.

Пожалуй, это самая большая проблема руководителей. Тут имеется, скорее, психологическая проблема, они просто не могут доверить работу другому человеку, считая, что лучше никто не справится. Хочешь сделать хорошо - сделай сам. Как результат - повышенная нагрузка и быстрое выгорание.

Еще одна проблема - не умение четко объяснять техническое задание. Мутно объяснили, получили соответствующие результаты. Вот почему важно как можно более четко ставить задачу, объяснять, каких результатов вы ждете, какие даются сроки для выполнения задачи. Специалисты часто рекомендуют задавать уточняющий вопрос вроде "Все ли понятно и ясно я объяснил?" Вопрос о том, все ли понятно, лучше не задавать, поскольку он относится к категории общих и не имеет конкретики.

Следующей ошибкой является взятие на себя решения крупных задач, а мелкие, простые, поручать сотрудникам. Так поступают только люди, вообще ничего не смыслящие в бизнесе. Вы откровенно берете на себя ответственность за работу других. К тому же, есть еще один нюанс: сотрудники тоже видят такое положение дел и не чувствуют своей ценности для компании и коллектива. Это разрушительный подход к организации работы.

Избавляйтесь от хлама

Старайтесь чаще наводить порядок в офисе и на рабочем столе. Убирайте все, до чего не дошли руки за два дня, даже если это непросмотренные договоры, регламенты, иные документы. Чистку нужно проводить и в телефоне. Старые фото, заметки, ссылки - все долой. Да и восточные практики рекомендуют избавляться о старого хлама: чем больше выбросишь, тем больше придет в твою жизнь. И: выбрасывай стволе, освободи место для нового.

Если вам не до конца понятно, зачем выбрасывать старые, любимые вещи, которые, быть может, пережили с вами самые темные времена, представьте себе компьютер, на котором в течение года устанавливали различные программы без кастомизации. Компьютер перегружен, поэтому работает значительно медленней, постоянно зависая. Пока все не удалить, система не будет работать быстро и слаженно. Мусор только отвлекает внимание.

Концентрируйтесь на цели

Наверняка вы составляете списки целей в канун Нового года и предполагаете, куда двигаться дальше, чтобы этих целей достичь. Некоторые смеются над составлением списков, но на самом деле этот прием работает. Когда вы знаете, куда хотите придти, то будете выбирать максимально короткую дорогу. Без цели время расходуется бездарно.

Но наличие цели еще само по себе ничего не значит. Просто ее наличие не значит достигаторства. Надо фокусироваться на ней, постоянно держать цель в голове, делать пометки в самом видном месте. Чтобы не делать лишних движений, перед принятием решения обязательно спрашивайте себя, приблизительно ли вас планируемое действие у вашей цели. Может быть, этот шаг будет лишним, навязанным со стороны?

Действие рождает действие

Чтобы сдвинуться с мертвой точки в направлении цели, нужно только начать. А это труднее всего - сделать первый шаг, самый простой, нужный, но сложный. Это всего лишь микро действие по сравнению с тем, что нужно сделать, но оно дается тяжелее всего, ведь главными якорями перед любым началом являются страхи и сомнения в правильности выбора. Если ваша цель очень большая, у вас может быть страх или синдром самозванца, который угнетает и говорит, что вы взяли ношу не по силам. Все получится легче и быстрее, если вы разделите крупный проект на мелкие шаги.

Чтобы упростить себе жизнь, составьте систему и следуйте ей каждый день. Систематизация, делегирование, упрощение - вот ваши козыри в борьбе с выгоранием и потерей производительности.