Увольнение сотрудников - неприятная, но неизбежная часть кадровой работы в любой компании. Согласно данным Росстата, ежегодно около 15% работающих граждан теряют работу. При расчете с увольняемыми сотрудниками работодатели обязаны правильно рассчитать и перечислить НДФЛ в бюджет. Ошибки в этом процессе чреваты серьезными финансовыми и административными санкциями.
Обязанности работодателя при увольнении сотрудника
Когда сотрудник увольняется, работодатель обязан:
- Вернуть трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении
- Выдать справку о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году увольнения
- Полностью рассчитаться с сотрудником в день увольнения, выплатив: Заработную плату Компенсацию за неиспользованный отпуск Иные положенные выплаты
- Рассчитать, удержать и перечислить НДФЛ в бюджет с выплаченных сумм
Невыполнение этих обязанностей влечет за собой административное наказание по соответствующей статье КоАП РФ в виде штрафов.
Какие выплаты при увольнении облагаются НДФЛ
Следующие виды доходов, выплачиваемые работнику при увольнении, подлежат обложению НДФЛ:
- Заработная плата за фактически отработанное время
- Денежная компенсация за неиспользованный отпуск
- Выходные пособия, превышающие 3-6 средних месячных заработков работника
Перечисление НДФЛ при увольнении сотрудника производится по общим ставкам: 13% для резидентов, 30% для нерезидентов. Налоговые вычеты применимы в полном объеме.
Необлагаемые НДФЛ выплаты при увольнении
Не облагаются НДФЛ следующие компенсационные выплаты при увольнении:
- Выходные пособия в пределах 3-кратного среднемесячного заработка
- Выходные пособия в пределах 6-кратного среднемесячного заработка для работников Крайнего Севера и приравненных территорий
Например, если средний месячный заработок увольняемого сотрудника составлял 35 000 рублей, то выходное пособие в размере 100 000 рублей будет облагаться НДФЛ только в части превышения необлагаемого минимума: 100 000 - (35 000 * 3) = 5 000 рублей.
Сроки уплаты НДФЛ при увольнении в 2023 году
В 2023 году действуют следующие сроки перечисления НДФЛ при выплате доходов:
- До 28-го числа месяца - за период с 23-го числа предыдущего месяца по 22-е число текущего месяца
- До 28 января - за период с 1 по 22 января
- До последнего рабочего дня года - за период с 23 по 31 декабря
Для увольняемых это означает следующее:
- Если сотрудник уволился в период с 23 марта по 22 апреля, НДФЛ нужно перечислить до 28 апреля
- Если увольнение произошло 15 января, то перечислить НДФЛ следует до 28 января
- При увольнении 30 декабря налог уплачивается до последнего рабочего дня года
Как заполнить 6-НДФЛ при увольнении сотрудника
В расчете 6-НДФЛ выплаты увольняемому сотруднику отражаются следующим образом:
- В разделе 1 указывается облагаемый НДФЛ доход отдельными строками, исходя из дат фактического получения
- В разделе 2 выделены отдельные строки для каждого вида дохода с указанием дат и сумм
- В зависимости от даты увольнения заполняются разные строки раздела 2
Например, при увольнении 15 мая 2023 года заполнение 6-НДФЛ будет следующим:
| Раздел 1 | Строка 022 | Сумма облагаемого дохода от увольнения | ||
| Раздел 2 | Строка 122 | Дата 15.05.2023 | Вид дохода | Сумма |
| Раздел 2 | Строка 123 | Дата выплаты отпускных | Вид дохода | Сумма |
Ответственность за нарушение сроков перечисления НДФЛ
За нарушение сроков перечисления НДФЛ работодателю грозит административная и даже уголовная ответственность:
- По соответствующей статье КоАП РФ - штраф до 20% от неперечисленной суммы
- По соответствующей статье УК РФ - штраф или принудительные работы
Например, ООО "Стройкомплект" за несвоевременное перечисление НДФЛ при увольнении сотрудника было оштрафовано на 45 000 рублей. Гендиректору другой компании грозит до 2 лет лишения свободы за многократные нарушения по НДФЛ.
Рекомендации по соблюдению сроков перечисления НДФЛ
Чтобы исключить нарушения по НДФЛ при увольнении сотрудников, рекомендуем:
- Закрепить в учетной политике четкий порядок расчетов при увольнении
- Вести учет кадровых перемещений и контролировать сроки расчета
- Автоматизировать расчет НДФЛ в программах 1С, SAP и т.д.
Автоматизация позволяет минимизировать ошибки бухгалтера при ручном расчете и гарантирует своевременность платежей в бюджет.
Частые вопросы по перечислению НДФЛ при увольнении
Вопрос: Нужно ли уплачивать НДФЛ с выходного пособия при увольнении?
Ответ: Если размер выходного пособия не превышает 3-6 средних зарплат сотрудника, НДФЛ не уплачивается. С суммы превышения налог уплачивается в полном объеме.
Вопрос: Как быть, если последний день для уплаты НДФЛ приходится на выходной?
Ответ: В этом случае срок переносится на следующий за выходным рабочий день без начисления пени.
Вопрос: Можно ли применить имущественный вычет по НДФЛ при увольнении?
Ответ: Да, при увольнении действуют все стандартные налоговые вычеты, в том числе имущественный.
Как добиться безошибочного перечисления НДФЛ
Чтобы исключить ошибки в перечислении НДФЛ, необходимо:
- Разработать регламент учета расчетов с сотрудниками при увольнении
- Назначить ответственного сотрудника за контроль увольнений
- Настроить автоматический расчет НДФЛ в 1С или другой системе
Системный подход к организации процесса увольнения и расчетов по НДФЛ позволит исключить ошибки и сэкономит время бухгалтеров.
Особенности заполнения 6-НДФЛ при увольнении в разных кварталах
Порядок заполнения 6-НДФЛ имеет некоторые особенности в зависимости от квартала, в котором происходит увольнение сотрудника:
- При увольнении в 1 квартале используется строка 021
- Во 2 квартале - строка 022
- В 3 квартале - строка 023
- В 4 квартале в зависимости от даты увольнения используются строки 024 или 025
Это связано с разными сроками сдачи отчетности и уплаты НДФЛ за каждый квартал. Бухгалтеру необходимо правильно определить срок уплаты налога исходя из даты увольнения.
Риски несвоевременной уплаты НДФЛ при увольнении
Основные риски, связанные с несвоевременным перечислением НДФЛ при расчете с увольняемыми сотрудниками:
- Начисление пеней и штрафов контролирующими органами
- Уголовная и административная ответственность руководителя и бухгалтера
- Ухудшение платежной дисциплины и проблемы с налоговым администрированием
- Снижение лояльности увольняемых сотрудников из-за просрочек с выплатами
Проверки перечисления НДФЛ при увольнении
Перечисление НДФЛ при расчете с увольняемыми сотрудниками может проверяться в рамках камеральных и выездных налоговых проверок. Основные моменты, которые анализирует инспекция:
- Своевременность удержания НДФЛ из доходов увольняемых
- Соблюдение сроков перечисления НДФЛ в бюджет
- Полнота и правильность отражения операций в отчетности по форме 6-НДФЛ
- Соответствие сумм НДФЛ первичным документам по расчетам
Проверке могут быть подвергнуты увольнения за последние 3-4 года. Штрафы начисляются отдельно за каждого сотрудника и каждый факт нарушения.
Автоматизация расчета НДФЛ при увольнении
Для минимизации ошибок и рисков рекомендуется автоматизировать процесс расчета и уплаты НДФЛ при увольнении сотрудников. Это можно сделать с помощью:
- Встроенного функционала 1С
- Специальных модулей для 1С
- Интеграции 1С с другими системами
Автоматизация позволяет своевременно рассчитывать налог при увольнении любого сотрудника в любой момент времени. Это исключает ошибки и гарантирует соблюдение сроков уплаты НДФЛ.