Справка о подтверждающих документах (СПД) - важный документ для компаний, работающих с иностранными контрагентами. Он позволяет контролировать валютные операции и избежать нарушений валютного законодательства.
Что такое справка о подтверждающих документах
Справка о подтверждающих документах - это отчет резидента (российской компании) о выполнении обязательств по контракту с иностранным контрагентом. В СПД указывается вся информация о сделках - суммы, даты, реквизиты документов.
Эти данные нужны банку и госорганам для валютного контроля. Они отслеживают, все ли условия контракта соблюдены, нет ли нарушений валютного законодательства.
В каких случаях нужна СПД
Подавать СПД в банк обязаны организации-резиденты по контрактам, которые подлежат валютному контролю. Это касается сделок со следующими суммами:
- Свыше 3 млн руб. - для импортных контрактов;
- Свыше 6 млн руб. - для экспортных контрактов.
Также СПД требуется в случаях:
- Выполнения обязательств по контракту
- Изменения условий контракта
- Приостановки исполнения обязательств
Без СПД банк не проведет ни одной валютной операции по такому контракту.
Как заполнить справку о подтверждающих документах
СПД заполняется в одном экземпляре по унифицированной форме. Указываются следующие данные:
- Реквизиты банка и резидента;
- Номер и дата подтверждающих документов;
- Суммы и валюты контракта;
- Код вида подтверждающих документов;
- И другие реквизиты.
Образец СПД можно скачать на сайтах банков, предоставляющих услуги валютного контроля.
Сроки подачи СПД в банк
Подать справку о подтверждающих документах нужно не позднее 15 рабочих дней после окончания месяца, в котором были оформлены документы по контракту.
Например, если акт с контрагентом подписан в июне, то СПД надо подать до 21 июля.
Примечание. Сроки подачи СПД прописаны в Инструкции ЦБ РФ No 181-И, п.16.2.2.
Лучше подавать СПД сразу после подписания подтверждающих документов, чтобы не нарушить сроки.
Какие документы входят в СПД
Вместе со справкой о подтверждающих документах в банк направляют сами подтверждающие документы:
- Накладные;
- Акты;
- Счета-фактуры (кроме таможенных деклараций).
Банки получают доступ к таможенным документам в электронном виде.
Таким образом, СПД - важный документ для валютного контроля. При сделках с иностранными компаниями он позволяет избежать нарушений валютного законодательства.
Ответственность за непредоставление СПД
Непредоставление справки о подтверждающих документах в установленные сроки влечет за собой ответственность.
Согласно ст. 15.25 КоАП РФ, за нарушение сроков предоставления отчетов о движении средств по контракту для организаций и ИП предусмотрен штраф:
- Для должностных лиц - от 20 до 30 тыс. руб;
- Для организаций - от 75 до 100 тыс. руб.
Также банк имеет право приостановить операции по контракту, если резидент не предоставляет СПД.
Особенности заполнения СПД
При заполнении справки о подтверждающих документах есть некоторые особенности.
Например, если в СПД вносятся исправления, ставится специальный признак корректировки. Указывается номер исправления и дата первоначальной СПД.
Если информация по сделке содержится в нескольких документах, в СПД указывают реквизиты документа с самой поздней датой.
Признаки поставки в СПД
В справке о подтверждающих документах указывается важный реквизит - признак поставки. Он показывает условия расчетов по контракту:
- Поставка товаров в счет ранее полученного аванса
- Отсрочка платежа со стороны резидента
- Получение аванса от нерезидента
- Отсрочка платежа со стороны нерезидента
Этот показатель важен для валютного контроля. По нему проверяется соблюдение сроков расчетов.
СПД при экспортно-импортных операциях
Особенности составления СПД есть и для внешнеторговых контрактов.
Например, при экспорте в справку включают сведения о стране грузополучателя. А при импорте указывают страну грузоотправителя.
Это нужно для статистики внешней торговли и валютного контроля.
Автоматизация составления СПД
Процесс подготовки и подачи справки о подтверждающих документах можно автоматизировать с помощью банковских сервисов.
Например, в Райффайзенбанке реализовано программное решение для формирования СПД в онлайн-режиме из личного кабинета.
Это позволяет оптимизировать работу сотрудников по валютному контролю и исключить ошибки в составлении отчетности.
Практика применения ФЗ "О валютном регулировании и валютном контроле"
На практике при реализации Федерального закона "О валютном регулировании и валютном контроле" возникает много вопросов у бизнеса.
В первую очередь, это касается определения случаев, когда контракт подлежит постановке на учет. Например, при расчете общей суммы обязательств по договору в рублях.
Также на практике часто возникают ситуации, при которых у компании есть законные основания для продления сроков предоставления документов валютного контроля, в том числе справки о подтверждающих документах.
Разъяснения по спорным вопросам валютного законодательства
Для разъяснения наиболее спорных вопросов по применению норм валютного законодательства существуют официальные источники.
Это, прежде всего, раздел на сайте ФНС России, где публикуются ответы на часто задаваемые вопросы по валютному контролю.
Также полезным источником является сайт Банка России, где размещены не только нормативные документы по валютному регулированию, но и официальные разъяснения по их применению.
Обучение сотрудников правилам валютного контроля
Для минимизации валютных рисков организациям важно проводить обучение своих сотрудников, задействованных в осуществлении внешнеэкономической деятельности.
Необходимо разъяснить порядок заполнения СПД, ознакомить с требованиями по соблюдению сроков представления документов.
Также полезно информировать специалистов по валютному контролю обновлениях нормативной базы, распространенных нарушениях и мерах ответственности за них.
Автоматизация процессов валютного контроля
Чтобы оптимизировать процессы валютного контроля, компании активно внедряют ИТ-решения для автоматизации рутинных операций.
Это позволяет быстрее готовить и проверять документы валютного контроля, такие как справка о подтверждающих документах, снизить нагрузку на персонал и риск ошибок.
Функционал систем автоматизации валютного контроля
Типичный набор функций таких систем включает:
- ведение учета валютных операций;
- проверку контрагентов и контрактов;
- формирование отчетности, в т.ч. СПД;
- контроль сроков документооборота;
- уведомления об истекающих сроках и т.д.
Интеграция с другими системами
Для повышения эффективности автоматизированные решения по валютному контролю интегрируются с другим программным обеспечением компании:
- Бухгалтерскими и ERP-системами
- Банковским ПО
- ЭДО, 1С и др.
Аутсорсинг процессов валютного контроля
Еще одним решением для оптимизации является аутсорсинг процессов валютного контроля сторонним компаниям или банку.
Это позволяет снизить издержки на штат сотрудников и получить качественное сопровождение со стороны экспертов.
Способы сдачи СПД в банк
Существует несколько способов сдачи справки о подтверждающих документах и других отчетов валютного контроля в банк:
- Подача в бумажном виде
- Направление по почте
- Отправка по факсу
- Через системы ЭДО
А также можно воспользоваться онлайн-сервисами в личном кабинете банка. Они дают ряд преимуществ.
Преимущества онлайн-подачи СПД
- Экономия времени сотрудников
- Удобный интерфейс
- Контроль статуса документа
- Интеграция с бухгалтерскими системами
- Сокращение издержек на доставку документации
Служба валютного контроля в банке
Для решения вопросов валютного регулирования полезно обращаться в профильные службы банков.
Специалисты консультируют по вопросам ведения внешнеэкономической деятельности, расчетам с иностранными компаниями, оформлению документов валютного контроля.
Возможности служб валютного контроля банков
- Консультации по телефону
- Помощь с подготовкой отчетности
- Проверка СПД перед подачей
- Содействие в сложных вопросах валютных расчетов
Особенности работы с таможенными документами
При внешнеэкономической деятельности зачастую требуется отражать в СПД информацию из деклараций на товары (ДТ).
Связь СПД и ДТ
Если компания осуществляет импорт или экспорт товаров, то для целей валютного контроля отчет о движении денежных средств по таким контрактам готовится на основе:
- Справки о подтверждающих документах;
- Таможенных деклараций;
В СПД указывается регистрационный номер ДТ, суммы из нее переносятся в соответствующие графы.
Автоматизация работы с ДТ
Системы банков позволяют автоматически формировать СПД на основании электронных данных из таможенных деклараций, полученных от ФТС.
Это существенно облегчает работу сотрудников по валютному контролю и исключает ошибки при ручном переносе данных из ДТ в отчетность.
Взаимодействие с таможенными органами по СПД
В некоторых случаях по запросам банка таможня может предоставить дополнительные документы в связи с отраженной в СПД информацией, например:
- Копию грузовой таможенной декларации;
- Акт выверки расчетов по ДТ;
- Другие материалы в пределах своей компетенции.