Денежные расчеты между организациями или физическими лицами происходят не только при покупке товаров и услуг. Передача наличных по договору займа или дарения тоже требует оформления. Как правильно передать деньги из кассы организации и оформить это документально? Об этом в нашей статье.
Необходимость акта при передаче наличных из кассы
Когда речь идет о расчетах за товары или услуги наличными деньгами, выдача чека ККТ или бланка строгой отчетности (БСО) уже подтверждает факт внесения наличных и оформления акта приема-передачи денежных средств не требуется.
Однако есть ряд ситуаций, когда акт приходится составлять обязательно:
- При передаче наличных денег по договору займа или дарения
- При расчетах между физическими лицами, не являющимися ИП
- Если в качестве подтверждения взноса наличных в кассу организации выдается не акт приема-передачи денежных средств, а квитанция к приходному кассовому ордеру (форма КО-1)
При замене кассира в организации тоже оформляется передаточный документ, но это уже не акт приема-передачи денежных средств, а акт инвентаризации по форме ИНВ-15.
Требования к оформлению акта
Единой унифицированной формы для акта приема-передачи наличных денег не установлено, поэтому документ можно составить в произвольной форме либо по разработанному в организации шаблону.
Однако в любом случае акт должен содержать следующие обязательные реквизиты:
- дата и место составления
- наименования и реквизиты сторон
- основание передачи денежных средств
- сумма цифрами и прописью
- подписи сторон
Документ можно оформить как на фирменном бланке, так и на чистом листе. Главное, чтобы текст был разборчив.
Акт составляется минимум в 2 экземплярах - по одному для каждой стороны. При необходимости могут быть оформлены дополнительные заверенные копии. К акту прилагаются подтверждающие документы: договоры, приказы, доверенности.
Порядок составления и согласования
Инициатором составления акта приема-передачи денежных средств обычно выступает сторона, передающая деньги - бухгалтер, юрист или руководитель организации. Если в процессе согласования документа у одной из сторон возникают возражения по его содержанию, в акт вносятся соответствующие поправки.
Акт приема-передачи денежных средств должен полностью удовлетворять интересы обеих сторон
Данные об оформленном акте фиксируются в журнале учета документов организации. Срок хранения акта - не менее 5 лет. Если после подписания акта обнаруживается ошибка, составляется новый исправленный документ, а предыдущий изымается из дел и уничтожается.
За нарушение порядка оформления актов по операциям с денежной наличностью КоАП РФ предусмотрен штраф до 2 тыс. руб. для должностных лиц и до 7 тыс. руб. для организаций.
Особенности заполнения отдельных реквизитов акта
Рассмотрим более подробно порядок заполнения наиболее важных реквизитов при оформлении акта приема-передачи денежных средств.
В наименованиях и реквизитах сторон следует максимально полно и точно указывать данные контрагентов:
- для организаций - полное или сокращенное наименование, ИНН, ОГРН, местонахождение
- для ИП - все паспортные данные, ИНН, ОГРНИП
- для физических лиц - ФИО полностью, паспортные данные, место регистрации
Указание суммы прописью
При написании суммы прописью следует соблюдать такие правила:
- Не использовать сокращения («тыс.», «руб.» и т.п.)
- Раскрывать составные числительные (например, двадцать пять тысяч)
- Согласовывать падежные окончания
Приложение подтверждающих документов
К акту приема-передачи денежных средств в кассе обязательно должны прилагаться следующие документы:
- договор, на основании которого производится передача средств
- приходный кассовый ордер и квитанция к нему (форма КО-1)
- расходный кассовый ордер (в случае выдачи денег из кассы)
Без этих документов акт теряет юридическую силу.
Акт при получении денег от физических лиц
Если деньги в кассу организации вносит физическое лицо, к акту приема-передачи денежных средств кассе помимо КО-1 и квитанции к нему дополнительно прилагается:
- копия паспорта лица, внесшего деньги
- документы, подтверждающие полномочия представителя (если от имени физлица действует представитель)
Акт при выдаче денег из кассы
При передаче наличных денег из кассы организации по договору займа или в счет оплаты товаров дополнительно к основному комплекту документов к акту приема-передачи должен прилагаться расходный кассовый ордер.
За нарушение порядка приема и выдачи наличных денег, а также оформления соответствующих актов для организаций КоАП РФ установлен штраф до 40 тысяч рублей, а для должностных лиц - до 5 тысяч рублей.