При приеме на работу любого специалиста работодателем заводится специальная личная карточка. Она формируется по форме Т-2. В нее вносятся разные сведения о работнике, а также указывается дата приема на работу. Занимается оформлением данного документа работник кадровой службы. Для внесения данных используется образец личной карточки работника, позволяющий разобраться в том, какие обязательно сведения должны содержаться в этом документе. Данные карточки должны формироваться как разными компаниями, так и индивидуальными предпринимателями, которые официально нанимают на работу граждан.
Обязательны ли личные карточки работников?
Личные карточки представлены важным учетным документом, содержащим личную информацию о конкретном сотруднике компании. К особенностям ее составления относится:
- она непременно формируется для каждого специалиста работодателем, представленным руководителем фирмы или частным предпринимателем;
- для создания данного документа используется утвержденная форма Т-2;
- составляется карточка для абсолютно любого сотрудника фирмы, который может работать на основании срочного или бессрочного договора;
- создается данный документ сразу после официального устройства конкретного специалиста, причем в него вносятся сведения до момента расторжения трудовых отношений;
- закрывается личная карточка в тот момент, когда увольняется гражданин, но при этом она обязательно хранится в компании не меньше 10 лет.
Находятся данные карточки в отделе кадров любой компании.
Можно ли отказаться от оформления личных карточек?
Работодатели обязаны заниматься составлением и заполнением данного документа. Не допускается заменять карточки личными делами. Поэтому личная карточка Т-2 является обязательным документом для каждого работодателя.
В этом документе должны дублироваться сведения, вносимые в трудовую книжку. Поэтому указывается информация не только о приеме на работу, но и о получении гражданином разных наград, о переводах, увольнении или иных событиях. С каждой записью, вносимой в карточку, работодатель должен знакомить непосредственного специалиста под роспись.
Какие нужны документы?
Унифицированная форма личной карточки работника должна иметься у каждого работодателя. Для внесения разных сведений в этот документ руководитель компании должен запросить у гражданина определенную документацию, к которой относится:
- паспорт гражданина;
- трудовая книжка;
- военнообязанные сотрудники предъявляют военный билет;
- документы о полученном образовании;
- СНИЛС;
- ИНН;
- другие документы, причем они зависят от того, какую именно должность будет занимать гражданин в компании, поэтому нередко требуются медицинские справки, водительские права, свидетельство о повышении квалификации, а также разные бумаги, подтверждающие, что сотрудник получал ранее разные награды от государства.
Дополнительно вносятся сведения из распорядительных документов, которые издаются руководителем компании. Другие данные передаются гражданином устно, так как их невозможно получить из официальных документов. К ним относится информация о составе семьи, контактные сведения, даты рождения детей, уровень владения каким-либо иностранным языком или другие данные. Все эти сведения передаются в устном виде. Поэтому при первичном заполнении образца личной карточки работника требуется, чтобы специалист присутствовал во время данного процесса.
Какие имеются разделы?
В личной карточке имеется множество разных разделов, каждый из которых обладает своим уникальным предназначением. Сведения вносятся только при наличии официальных документов, из которых переносятся данные. Разделы личной карточки работника представлены следующими пунктами:
- общие сведения о гражданине;
- информация о воинском учете;
- дата, когда гражданин был принят на работу или переведен на другую должность в компании;
- информация о пройденной аттестации;
- сведения о курсах, на основании которых была повышена квалификация гражданина;
- данные о переподготовке;
- перечисляются все награды, поощрения и почетные звания, полученные специалистом;
- сведения об отпуске;
- приводятся данные о разных социальных льготах, которыми может пользоваться сотрудник на основании требований законодательства;
- дополнительные сведения;
- информация о прекращении трудовых отношений с работником, причем сюда включаются сведения о приказе, на основании которого был расторгнут трудовой договор.
Каждый раздел должен включать только достоверную информацию, для чего важно пользоваться бумагами, полученными от работника, а также разными распоряжениями, составляемыми работодателем.
Правила составления
При внесении сведений в документ рекомендуется пользоваться образцом личной карточки работника, чтобы не допустить ошибок. При ведении этого документа учитываются правила:
- распечатывается форма исключительно на картоне;
- используется двусторонняя печать;
- если создается карточка для научно-педагогических сотрудников, то используется форма Т-4;
- хранится в архиве данная документация в течение 75 лет;
- если закрывается компания или прекращает деятельность ИП, то предается документ в архив региона, так как он выступает доказательством трудоустройства конкретного гражданина.
Не заводится личная карточка Т-2 для граждан, работающих по совместительству, поэтому они создаются исключительно для штатных сотрудников.
Нюансы заполнения
При внесении любой информации в бланк личной карточки, необходимо работнику кадровой службы придерживаться определенных правил. К ним относится:
- первые две страницы необходимо заполнить непосредственно после того, как новый специалист будет принят на работу;
- все остальные страницы заполняются уже в процессе работы гражданина в компании, например, при получении награды или переводе на другую должность;
- все сведения переносятся исключительно из официальных документов;
- каждая внесенная информация комплектуется ссылкой на первоисточник, представленный обычно распоряжением руководства.
В компании может использоваться электронная система, позволяющая заниматься ведением личных карточек работников в электронной форме. Но в любом случае правильно заполненная документация распечатывается на картоне.
Образец личной карточки работника можно изучить ниже.
Все данные вносятся в соответствующие поля. Продолжение документа ниже.
Какие вносятся персональные сведения?
На первой странице личной карточки должны иметься личные сведения о наемном специалисте. Для этого используются данные из паспорта, диплома и других аналогичных документов, имеющихся у наемного специалиста.
К правилам внесения личной информации относится:
- указывается Ф. И. О. гражданина;
- указывается, какими иностранными языками владеет сотрудник;
- сведения из стажа можно взять из трудовой книжки или других документов, передаваемых работником;
- прописывается дата и место рождения гражданина, причем не желательно пользоваться сокращениями;
- если у человека имеется второе гражданство, то прописывается наименование государства;
- информация о членах семьи гражданина;
- указывается место прописки и проживания.
Заполняются основные пункты документа именно при приеме на работу. Личная карточка работника далее хранится в кадровой службе компании. Как только будут внесены все необходимые сведения, работник должен убедиться в их достоверности, после чего расписывается в документе.
Данные о воинском учете
Эти сведения вносятся во второй раздел. Для этого указывается, является ли новый работник военнообязанным, а также приводятся сведения о том, годен ли он для воинской службы.
Информацию работник отдела кадров должен брать исключительно из военного билета работника. Если сотрудник подлежит призыву, то этот факт указывается в личной карточке.
Информация об образовании
У каждого работника может иметься свой уровень образования, для чего во время использования карточки применяются соответствующие коды.
Например, если у работника имеется только основное общее образование, то ставится цифра 03, а если он закончил вуз, то ставится код 18. Если на работу устроился студент, обучающийся на последних курсах института, то делается запись о наличии неоконченного высшего образования. Для этого запрашивается у гражданина специальная справка, получить которую он может в учебном заведении.
Профессия
Сведения о профессии вносятся в 7 пункт документа. Здесь отражается, какой профессией владеет новый сотрудник.
Указывать требуется не только основную профессию, но и дополнительные, при их наличии. Основной должна выступать специальность, являющаяся наиболее значимой для непосредственной компании.
Стаж работы
Он рассчитывается на основании сведений, имеющихся в трудовой книжке или другой документации работника. С помощью этой информации можно понять, имеет ли работник право на разные льготы.
Важно учитывать не только общий стаж, но и непрерывный. Для этого оценивается, сколько времени проходило между датами увольнения и приема на работу. Если имеется период, превышающий один месяц, то в этом случае стаж прерывается.
Информация о семье
Из паспорта берется информация о том, находится ли гражданин в официальном браке. Если работник никогда не состоял в барке, то указывается код 1, а если у него имеется официальная супруга, то ставится цифра 2.
Для вдовцов используется код 4, а если мужчина разведен, то применяется код 5. Дополнительно в личную карточку вносится информация о составе семьи. Сведения содержатся в 10 пункте. Здесь важно указать данные о том, кто является близким родственником гражданина. Включаются родители, родные братья или сестры, супруги и дети. Дополнительно следует указать сведения обо всех воспитанниках, над которыми оформлена официальная опека.
В 11 пункте приводятся паспортные данные работника.
Адрес места жительства
Эта информация считается важной, так как она позволит найти работника, если он внезапно не придет на работу. Дополнительно на основании этого адреса можно отправлять по почте разные уведомления.
Вносится в 12 пункт как можно больше контактной информации о работнике.
Прием на работу и переводы
Данный раздел обязательно начинается с записи, на основании которой принимается специалист в компанию. В дополнение к личной карточке работника заполняется и трудовая книжка. Для этого учитываются сведения из приказа, изданного работодателем. Обязательно указываются следующие данные:
- дата приема или перевода;
- название отдела, в котором будет работать специалист;
- занимаемая должность, квалификация и разряд;
- размер оклада, надбавки и тарифная ставка.
В конце работник должен расписаться в документе.
Аттестация и повышение квалификации
Данный раздел заполняется, если на работе проводится аттестация работников. Для этого указывается дата данного события и принятое комиссией решение.
Если гражданин проходит длительное обучение, на основании которого повышает свою квалификацию, то данные сведения вносятся в личную карточку. При этом учитывается только обучение, которое по длительности превышает 100 часов.
Дополнительно вносится информация о переподготовке кадров. В этом случае работник приобретает еще оную профессию. Но обучение должно по времени занимать больше 500 академических часов.
Отпуск и социальные льготы
В разделе, предназначенном для отпуска, фиксируются все дни отдыха. Указываются сведения о ежегодном или учебном отпуске, а также о днях, оформленных без сохранения зарплаты.
В качестве основания может использоваться приказ руководства или график отпусков.
Увольнение
Заполняется данный раздел только после прекращения трудовых отношений с работником. Здесь указывается дата увольнения и реквизиты соответствующего приказа.
После внесения данной записи происходит закрытие личной карточки. В ней расписывается работник кадровой службы и сотрудник.
Правила хранения
Хранение личной карточки работника осуществляется с помощью сейфа или закрывающегося шкафа. Не допускается, чтобы к этим документам имелся допуск у всего персонала компании.
Систематизируются документы с помощью обычных разделителей по алфавиту и отделам в компании. Хранятся они в течение 75 лет.
Заключение
Личная карточка является обязательным и важным документом на каждого работника. Она заполняется в любой компании. В нее вносятся разные сведения о сотруднике, представленные датами его трудоустройства и увольнения, а также личными данными.
Хранится документ только в сейфе или закрытом шкафу, так как не допускается, чтобы к нему имели доступ все работники фирмы. Заполнением его занимается назначенный работник кадровой службы.