Что такое штатное расписание и для чего оно нужно? Возможно ли изменить название должности в нем? Какие документы регулируют этот момент? На все вопросы мы ответим вам в статье. Начнем с определения и постепенно перейдем к остальным. Итак, начали.
Понятие
Штатное расписание формируют на стадии создании предприятия. Документ должен быть оформлен в соответствии с размером уставного капитала и объемом работ.
Но это не значит, что штатное расписание не изменяется. Если у организации возникает необходимость в дополнительных единицах, то в документ вносятся изменения. Последние нужно вносит так, чтобы они не противоречили законодательству.
Чем регулируется
Штатное расписание — это основной документ предприятия, который оформляется в любом учреждении. Форма собственности при этом значения не имеет. Документ фиксирует число сотрудников, определяет коллективную систему, соподчиненность и указывает на то, что рабочее место предоставлено в соответствии с законом.
По закону, соискателя можно принять на работу, только если в штатном расписании название должности, на которую он претендует, закреплено. То же самое касается и перевода на вакантное место.
Штатное расписание оформляется по форме Т-3, и до 2013 года в нее не разрешалось вносить никакие изменения. С 2013 разрешено вводить изменения, которые обусловлены спецификой предприятия, но при этом нельзя отменять форму Т-3.
В 57-й статье Трудового кодекса говорится, что профессия сотрудника в трудовом договоре должна быть указана в соответствии с названием должности в штатном расписании. А в 15-й статье кодекса оговорено, что трудовые отношения возникают только после заключения договора, где должна быть указана трудовая функция соответственно штатному расписанию.
Получается, что расписание играет важнейшую роль в работе предприятия. Оно отражает организацию штата с изменением кадров и способствует его оптимизации путем добавления вакансий или переименования должностей.
Когда вносятся изменения
Название должностей в штатном расписании не является постоянной величиной. Все потому, что предприятие работает в разных режимах и имеет разные экономические ресурсы. Какие же основания существуют для изменения названия должностей в штатном расписании?
- У человека, занимающего должность, увеличился круг обязанностей. Сюда относятся только те моменты, что закреплены в 60-й статье Трудового кодекса.
- Переименовывается структурное подразделение из-за того, что изменяется вид деятельности или расширяется сфера обслуживания. Этот пункт также регулируется 60-й статьей.
- Вакансии приводят в соответствие с ЕТКС, если на предприятии вредные условия труда, которые позволяют досрочно уйти на пенсию. Регулируется статьей 195 Трудового кодекса.
- У профессии меняют название, чтобы оно соответствовало профессиональным стандартам. Они изложены в статье 195.
- Профессии переименовывают перед аттестацией, которую обязывает проводить федеральный закон № 426.
- Изменение названия должности в штатном расписании на более статусное. Это делается для того, чтобы у сотрудников была мотивация.
- Название изменяется, чтобы было понятно, какие обязанности выполняет человек.
Процесс переименования
Изменение названия должностей в штатном расписании происходит по определенному порядку. Он установлен законодательством, и нарушать его нельзя.
Статья 372 Трудового кодекса обязывает при внесении изменений или принятии локального акта руководителя организации согласовывать действия с профсоюзным органом.
Кроме проекта будущего расписания, нужно указать основания для внесения изменений. Последние должны быть в письменном виде, на их рассмотрение дается пять дней. По истечении времени профсоюзный орган вынесет свое решение.
Важно понимать, что согласование с профсоюзом требуется не всегда. Только когда нужно изменить название большинства должностей, например, перед аттестацией. Если образовывается новый отдели или, наоборот, количество вакансий сокращается больше, чем на пять процентов от числа сотрудников, то тогда также нужно согласовывать изменения с профсоюзом.
Зато перед тем как изменить название должности в штатном расписании, не нужно ничего согласовывать.
Порядок действий
Неважно, какие изменения будут вноситься в расписание, ведь порядок процедуры установлен законом и не имеет вариантов. Итак, как проходит изменение названий профессий?
- Составляется пояснительная записка с основаниями для корректировки. Например, если увольняется заместитель директора, а новый сотрудник совмещает еще и должность начальника отдела, то руководитель предприятия решает заменить должность заместителя директора на заместителя директора-начальника отдела.
- Издается распорядительный акт о внесении изменений в расписание. После того как по записке вынесено решение, следует приказ об изменении названия должности в штатном расписании. Сотрудник, который занимается персоналом, должен будет внести изменения не только в расписание, но и в трудовой договор и личное дело.
- Производится внесение изменений после того, как приказ вступил в силу. Как только появляется приказ, сразу же вносятся изменения. Кроме того, нужно указать, что корректировка была проведена распоряжением руководства, а также поставить число и порядковый номер приказа.
Это идеальная процедура, которая описана в законе, но ничего не проходит так гладко. Перед тем как изменить название должности в штатном расписании, нужно учесть все нюансы. Например, очень важно, сколько именно должностей подвергаются изменениям, открыта ли вакансия на должность с измененным названием и прочее. Именно обстоятельства изменения делают процедуру сложнее.
Изменения для целого отдела
Когда переименовывают отдел с большим количеством сотрудников, гораздо проще сделать новое расписание, чем вносить изменения в уже существующее.
Чтобы это сделать, нужно:
- Написать разъяснительную записку, в которой указаны основания для внесения изменений.
- Получить распорядительный документ (приказ) о том, что изменения вносить можно.
- Уведомить всех сотрудников о том, что название должностей изменится.
- Издать приказ, в котором говорится, что новое расписание утверждено.
- Сформировать расписание.
Когда меняется название отдела, обязательно нужно учитывать нормы Трудового кодекса. Они предписывают соблюдать права работников, если происходит изменение в названии.
Статья 57 Трудового кодекса говорит о том, что при корректировке названия отдела нужно отражать эти изменения в трудовом договоре. Только после согласия сотрудника можно проводить дальнейшие преобразования. Получается, что руководитель организации сначала должен донести информацию об изменениях до своих работников не позднее, чем за два месяца. И только по истечении этого срока издать приказ, который утвердит новое расписание.
В ситуации, когда отдел только начинает свою работу, а вакансии, соответственно, еще свободные, нет необходимости ждать шестьдесят дней. Все бумаги можно утвердить за несколько дней.
Изменения для одной должности
Если необходимо изменить всего одну должность в соответствии со штатным расписанием, то требуется согласие работника, который ее занимает. Процедура не отличается от предыдущей ни сроком уведомления (за два месяца), ни самим порядком проведения.
Внесение новой должности
Как внести новую должность в штатное расписание? Нужно написать разъясняющую записку, получить приказ, который разрешает изменения, и внести корректировки в расписание. Раз добавление должности в штатное расписание не затрагивает права сотрудников, то и уведомлять их об изменениях нет необходимости.
Как уведомляются работники
Статья 74 Трудового кодекса обязывает работодателя предупреждать сотрудников об изменениях условий трудового договора. А переименование должности, безусловно, относится к корректировке трудовых условий.
Руководитель предприятия обязан не только спросить мнение по поводу изменений, но и предложить свободные вакансии, если они имеются, сотрудникам, которые могут на них претендовать.
В уведомлении об изменениях должны быть указаны не только основания для внесения корректировок, но и открытые вакансии, которые можно занять.
Распорядительные документы
Мы уже говорили, что изменения в штатное расписание должностей руководитель может внести несколькими способами:
- Оформить корректировки в действующем расписании.
- Создать новый документ.
Когда изменениям подвергается большинство должностей или создается новый отдел, проще создать новое расписание, чем вносить многочисленные изменения.
Если нужно ввести должность в штатное расписание, приказ формируется на внесение изменений. Такой же распорядительный документ издается, когда необходимо изменить название всего одной должности.
Помимо приказа, необходимо оформить еще пакет дополнительных документов, но делать это нужно уже после того, как изменения внесены.
По окончании процедуры корректировки руководитель должен разработать должностную инструкцию, дополнительное соглашение и личную карточку.
Обязательно после внесения изменений переписать правильное название должности в штатном расписании в трудовую книжку.
Нюансы
Как вести себя работнику, если он не согласен с изменениями? Какие действия будут правильными со стороны работодателя? Считается ли изменение в штатном расписании основанием для перевода? На все эти вопросы необходимо найти ответ, ведь, как известно, из нюансов состоит жизнь.
Когда изменяется название должности, рабочее место и круг обязанностей остаются прежними. То есть при корректировке штатного расписания нет необходимости в переводе сотрудника на другую должность. Это обусловлено тем, что распорядительный документ подтвердит деятельность сотрудника на законном основании в организации.
Мы уже говорили, что перед тем как поменять название должности в штатном расписании, нужно уведомить сотрудников. Как правило, корректировка названия не несет никаких последствий для штата, но все равно не все сотрудники соглашаются с необходимостью изменений. Что же делать в ситуации, когда работники против внесения изменений? Если произошла такая ситуация, то работодатель должен предложить сотруднику другую вакансию, при этом она не обязательно должна соответствовать квалификации человека. Законом допускается, что предложенная должность может ниже оплачиваться или иметь более низкие требования к квалификации работника.
Когда свободные вакансии отсутствуют или сотрудник не хочет переводиться, его увольняют согласно 77 статье Трудового кодекса. Работодатель в обязательном порядке должен выплатить двухнедельное пособие уволенному сотруднику.
Документы для суда
Может случиться так, что разногласия между работником и руководителем организации очень существенны и без судебного разбирательства решить вопрос не представляется возможным. Трудовой кодекс (статья 392) предписывает работнику в случае нарушения работодателем трудовых прав обратиться в суд. Это можно сделать только не позднее трех месяцев после нарушения прав.
Важно понимать, что подать иск мало, нужно еще предоставить доказательства своей правоты, а также подтвердить отсутствие необходимости в переименовании. То есть сотрудник должен доказать, что на предприятии не соблюдались карты аттестации места работы и профессиональные стандарты. А если данные, указанные в документации предприятия, не соответствуют ЕТКС, то у работника возникнут проблемы с оформлением трудовой пенсии. И вина за препятствия в оформлении будет лежать полностью на руководителе организации.
Даже то, что приказ издан не в соответствии с образцом об изменениях должности в штатном расписании (Т-3), уже является серьезным основанием для судебного разбирательства.
Кто разрабатывает штатное расписание
Законом не определены люди, которые могут заниматься этим вопросом. На практике получается, что разработкой и утверждением штатного расписания занимается руководитель организации. Работодатель может также составить приказ, который возложит обязанность по ведению штатного расписания на определенного сотрудника. Кроме того, подобную обязанность можно закрепить и в должностной инструкции, а также в трудовом договоре.
Чаще всего на предприятиях ведением штатного расписания занимается кадровик или бухгалтер. Возможно исполнение этих обязанностей и юристом. Крупные компании имеют отдел по охране труда или планово-экономическую службу, которая и занимается внесением изменений в расписание.
Индивидуальные предприниматели в силу малоукомплектованности штата могут заниматься этим сами или доверить ведение бухгалтеру.
Лучше всего вводить расписание в первых числах месяца, так как заработная плата выплачивается каждый месяц.
Как часто можно изменять штатное расписание?
Закон не регулирует этот вопрос. Но логичнее всего составлять расписание не чаще раза в двенадцать месяцев, ведь это плановый документ. А также можно утвердить одно расписание на несколько лет, если нет необходимости вносить в него корректировку или не планируются глобальные изменения штата.
Заключение
Как видите, штатное расписание не имеет негативного влияния на сотрудников. Наоборот, работодатель может простимулировать работу последних, если изменит названия должностей на более респектабельные. Конечно, возникают спорные ситуации между работниками и руководителем, но они обусловлены скорее личными причинами, чем серьезными нарушениями трудового законодательства.
Штатное расписание занимает важное место среди локальных актов организации. Если его неправильно составить или указать название должности, которое не соответствует записи в трудовой книжке сотрудника, то у последнего возникнет много проблем при оформлении трудовой пенсии. К тому же важно, чтобы название должности правильно отражало обязанности, которые возложены на работника. Например, если женщина ведет рукодельный кружок, то она работает как преподаватель. В случае же когда в трудовой книжке записана должность руководитель кружка, то работник уже не может считаться преподавателем. Отсюда возникают проблемы с досрочным выходом на пенсию, если он положен по специальности.
Все эти моменты должен проверять сам работник при устройстве, ведь больше всего это нужно ему. Немаловажную роль играет и человеческий фактор, но все-таки за свое будущее каждый должен нести ответственность сам.
Помните об этом и не позволяйте нарушать ваши права, и дело не только в трудовых нормах. Такой принцип нужно соблюдать на протяжении всей жизни, тогда не возникнет необходимости кому-то что-то доказывать.