Повышение продуктивности за счет инструментов тайм-менеджмента сегодня является одной из ключевых целей успешных и амбициозных людей. Эффективное распоряжение энергией и ресурсами во времени позволяет решать больше задач, сохраняя при этом общий тонус. Но как этого добиться в условиях, когда прокрастинация и многозадачность мешают сконцентрироваться? В этом поможет метод «Поток времени».
Особенности техники
Метод базируется на универсальной технике выделения блоков времени для выполнения разных задач. Но если изначально предполагалось именно выделение равных блоков по 25 минут с перерывами, то в системе «Поток времени» предполагается более гибкое управление.
Принципиально важным инструментом будет расписание, в котором предусматриваются следующие столбцы:
- Название задачи.
- Время начала работы.
- Время окончания работы.
- Перерыв.
- Прерывания из-за отвлечений.
Этот учетный документ для управления временем и задачами позволит отслеживать и корректировать ход трудовой деятельности с минимальными потерями и подстройкой под себя.
А теперь можно рассмотреть процесс реализации задач в системе «Поток времени» по этапам.
1. Выбор задачи
Каждая задача должна соответствовать ряду условий. Главным из них будет возможность выполнения в определенном блоке времени, который сам поддается управлению. Например, сделать капитальный ремонт в доме – это глобальная задача, которую нельзя решить за один день. Но можно поделить ее на несколько частей и в итоге определить такие задачи, как установка окна или починка крыши.
2. Начало работы
Задача определена, указано время начала работы в расписании – можно приступать к ее выполнению. Самое главное заключается в том, чтобы не допускать многозадачности. Это время полностью отводится под одну задачу, над которой и нужно сосредоточиться.
3. Работа до перерыва
На этом этапе проявляется суть гибкого управления временем по методу «Поток времени». В этой системе отсутствует понятие универсальных временных блоков. Это значит, что на каждую задачу отводится столько времени, сколько на нее можно отвести с учетом возможности сохранения концентрации, трудовых сил и самой мотивации. То есть одна задача может занимать и 5 минут, и целый час. Все зависит от готовности непрерывно работать над ней.
4. Перерыв
У этого периода тоже нет заранее определенной длительности. Чем больше сил и времени было затрачено на выполнение задачи, тем больше потребуется и времени на отдых. Но не стоит злоупотреблять этой возможностью. Всегда будет соблазн продлить время отдыха, но без лишней необходимости этого делать не нужно в интересах повышения продуктивности.
5. Фиксация отвлекающих факторов
Это важная часть отчета об управлении временем на работе, которая позволит бороться с прокрастинацией и многозадачностью. Все отвлекающие факторы должны записываться в соответствующем столбце. В конце рабочего дня можно будет провести своего рода работу над ошибками, анализируя причины отвлечений.
6. Продолжение цикла
Если план после перерыва не был выполнен, продолжается работа над следующей задачей. В общем цикле выполнения намеченных дел важно не оставлять пробелов. В дальнейшем расписание с итогами его выполнения позволит составлять гибкие и оптимально подходящие для себя планы продуктивной деятельности.
В долгосрочной перспективе можно будет анализировать расписания за дни и недели, выявляя тенденции и закономерности. Это прекрасный источник данных о рабочих периодах для улучшения трудовых показателей. Данная информация поможет делать приоритеты по порядку выполнения задач, а также выделять наиболее производительные часы рабочего дня.
