Общение через интернет имеет свои правила и особенности, которые должен знать каждый образованный человек.
Деловая переписка по электронной почте и общение с друзьями в мессенджерах - не одно и то же. Однако некоторые сотрудники компаний считают, что интернет допускает любые фривольности, даже если речь идет о крупном контракте. То же самое касается студентов высших учебных заведений: между собой они вольны общаться так, как им удобно, однако в переписке с преподавателями необходимо сохранять официально-деловой стиль. И это не говоря уже об элементарной грамотности.
В этой статье поделимся с вами основными правилами этикета деловой переписки в интернете.
Придерживайтесь делового стиля
В повседневной жизни и в общении с друзьями вы можете использовать уменьшительно-ласкательные слова, сленг или даже мат - это ваше право. Однако в профессиональной сфере все вышеперечисленное недопустимо. Более того, желательно не сокращать слова так, как вы сделали бы в неформальном сообщении: "спс", "пжлст" и прочее.
Используйте стандартные для деловой сферы слова и фразы приветствия, изложения сути письма, прощания и прочее. Например, большинство писем начинаются со слов "Здравствуйте, уважаемый/уважаемая ..." или просто "Уважаемый/Уважаемая". Далее вы можете употреблять следующие предложения, чтобы донести до адресата необходимую информацию:
- "Ввиду того что...";
- "Довожу до вашего сведения, что...";
- "Имею честь вам сообщить..." (для очень официальный случаев);
- "Прошу вас обратить внимание на...".
Если отношения между коллегами менее формальные можно ограничиться кратко, но вежливо изложенной информацией, например "Вышлите мне отчет за последний месяц, пожалуйста". В конце письма нужно попрощаться "Жду вашего ответа. С уважением...".
Сокращать и писать "Ув." вместо "уважаемый" или "с уважением" тоже неприемлемо.
Выставьте правильные настройки форматирования письма
Получателю должно быть удобно читать ваше письмо. Поэтому желательно проверить настройки форматирования и убедиться, что ваши сообщения написаны разборчивым шрифтом, а все абзацы и отступы в начале строк хорошо видны. В противном случае лучше изменить шрифт и размер букв.
По умолчанию устанавливается шрифт Times New Roman с размером 12 пт, отступ составляет 1 см.
Относитесь серьезно к выбору адреса электронной почты
Имя почтового ящика формирует первое впечатление получателя о вас. Вы можете создавать отдельную учетную запись для работы, а можете использовать один и тот же e-mail и для личных, и для рабочих целей, однако письма вашим клиентам, партнерам, коллегам и начальству должны быть отправлены с адреса с серьезным названием.
Напишите свои имя и фамилию латинницей или укажите название должности. Например ivan.ivanov@mail.ru или marketolog_ivanov@google.com.
Если все возможные варианты вашего имени заняты, можно добавить цифры или поиграть со знаками препинания - например, вместо точки поставить дефис или нижнее подчеркивание. Это будет смотреться лучше, чем уменьшительно-ласкательные слова или несколько неуместно повторяющихся букв в одном слове подряд (например ivanchik.ivanov@mail.ru или iiivan.ivanov@mail.ru).
Различные креативные имена вроде shootnik@google.com или mister.twister@yandex.ru лучше оставить для личных электронных адресов.
Проверяйте каждое сообщение на ошибки
Возможно, ваш адресат не заметит случайную опечатку или отсутствие запятой там, где она должна быть. Но полагаться только на его невнимательность, неграмотность или просто непридирчивость было бы слишком самоуверенно. Более того, некоторые люди автоматически считают ненадежными партнерами тех, кто допускает даже самые мелкие ошибки в письмах: как минимум это свидетельствует о недостаточном усвоении правил русского языка (а если вы плохо учились в школе, где гарантия, что вы - профессионал в бизнесе?), а как максимум - о неуважении к собеседнику.
Кроме этого, часто происходят случаи, когда опечатка меняет весь смысл слова, и понять, что вы имели в виду, можно только по контексту, и то не всегда.
Поэтому возьмите себе за правило всегда перечитывать ваши корпоративные электронные письма и при необходимости исправлять ошибки. Как правило, это действие займет не больше пары минут, зато вы будете уверены в своей репутации.
Не отправляйте по почте конфиденциальную информацию
К сожалению, вся информация, которая оказалась в интернете, рискует когда-либо потерять статус конфиденциальной. Ваше письмо может прочесть коллега, для которого оно не предназначалось, и это - самый безопасный вариант донесения информации не до адресата. Намного хуже, если ваш почтовый ящик взломают недоброжелатели.
Конечно, постоянно думать об угрозе утечки данных бессмысленно. Однако на всякий случай лучше обезопасить себя и не отправлять по электронной почте никакой информации, которая должна остаться в секрете. Иногда даже последующее удаление письма или файла после прочтения не спасает, поскольку данные сохраняются в памяти браузера.
Все секретные вопросы желательно обсуждать только лично, так же как и передавать важные документы, не предназначенные для чужих глаз.
