Тема письма часто определяет, прочтет ли кто-нибудь ваше сообщение. Это как никогда важно сейчас, когда многие люди работают удаленно. Чтобы письмо выделялось среди других, делайте тему короткой, конкретной и индивидуальной.
Как придумать идеальную тему?
Это важный вопрос, который нужно задать себе, когда вы собираетесь отправить электронное письмо. В мире отправляются миллиарды писем каждый день. Вы должны убедиться, что ваше сообщение на их фоне выделяется.
Это еще более важно сейчас, когда многие начали работать удаленно из-за новой пандемии коронавируса. Вы должны быть уверены, что каждое электронное письмо, которое вы отправляете, привлекает внимание и заслуживает ответа.
Чтобы убедиться, что ваше сообщение просмотрено, ключевым моментом является создание хорошей темы.
Всегда пишите тему письма
Эксперты говорят, что отсутствие темы письма - одна из самых серьезных ошибок, которые вы можете сделать. Тема часто определяет, откроют ли электронное письмо и ответят ли на него.
Электронное письмо с пустой строкой темы, скорее всего, будет удалено, потеряно или сразу вызовет раздражение у получателя, который вынужден открыть письмо, чтобы понять, о чем оно.
Пишите тему в самом начале
Для многих людей тема - это второстепенная мысль, которую вы добавляете непосредственно перед тем, как нажать «Отправить». Но это может быть самая важная часть электронного письма. Всегда сначала пишите тему, чтобы она задавала тон и вы не забыли о ней в конце.
Тема должна быть короткой
Типичный почтовый ящик содержит около 60 символов в строке темы электронного письма, в то время как мобильный телефон показывает только 25–30 символов. Переходите прямо к сути в пяти-восьми словах.
Согласно исследованию компании-разработчика программного обеспечения HubSpot, 46 % всех электронных писем открываются на мобильных устройствах, а это означает, что ваша тема не должна быть длиннее нескольких слов. Более длинные строки темы будут обрезаны.
Поместите самые важные слова в начало
Поскольку вы не знаете, какая часть строки темы будет видна со смартфона, важно поместить наиболее важную информацию в начало. В противном случае важные детали могут быть незаметны.
Устраните слова-вставки
Имея такое драгоценное ограниченное пространство, не забивайте его ненужными словами, такими как «привет», «приятно познакомиться» и «спасибо», которые можно легко включить в тело письма.
Четко и конкретно
По словам экспертов, строка темы должна точно сообщать, о чем идет речь, чтобы получатель мог определить приоритетность письма, не открывая его. Если это заявление о приеме на работу, укажите ваше имя и должность, а если это письмо коллеге, вы должны указать проект, к которому оно относится.
Если вы отправляете маркетинговое электронное письмо, оно должно быть сосредоточено на одном действии, о котором следует сообщить в строке темы. Предложите одно решение, укажите, как читатель может его использовать, и подумайте, как вы его изложите.
Используйте логические ключевые слова для поиска и фильтрации
У большинства профессионалов есть фильтры и папки, настроенные для управления электронной почтой, и они, вероятно, не будут фокусироваться на вашем сообщении, когда увидят его впервые. Вот почему важно включать ключевые слова, связанные с темой письма, которые сделают его доступным для поиска позже.
Укажите, нужен ли вам ответ
Люди хотят знать, действительно ли им нужно читать это сейчас и нужно ли им отвечать. Если вам нужен ответ, четко укажите в теме письма «пожалуйста, ответьте» или «ваши мысли, необходимые по теме X».
Если нет, просто начните строку с «Пожалуйста, прочтите» или добавьте «Ответ не требуется» или «К вашему сведению».
Установите крайний срок в теме письма
Эксперты сказали, что включение крайнего срока в строку темы экспоненциально увеличивает шансы на то, что читатели ответят. Например, после обозначения темы электронного письма можно сказать: «Пожалуйста, ответьте до пятницы».
Используйте имя
Если вас порекомендовал общий знакомый, не пишите это в тексте электронного письма. Поместите его имя в тему, чтобы сразу привлечь внимание читателя. Более того, начните тему письма с полного имени человека, который вас направил.
Выделите ценность, которую вы предлагаете
Если вы отправляете холодное электронное письмо кому-то, кого вы не знаете, вам нужна строка темы, которая указывает на ценность и сообщает, что человек может от вас получить. Пробудите интерес читателя, предложив ему что-нибудь полезное. Предоставляете ли вы возможность выступить, скидку или услугу, четко укажите это в теме письма.
Персонализируйте письмо, указав имя получателя или название компании
Вы должны знать, кому вы отправляете электронное письмо, и читатели должны понимать, что это касается их или предмета, интересного для них. Использование их имени или названия компании - один из лучших способов сделать это, и у получателя появится гораздо больше шансов открыть письмо.
Например, вы можете написать: «Увеличьте продажи компании Х на 25 %» или «Михаил, посмотрите, как вас сравнивают с конкурентами».
Создайте срочность, ограничив временные рамки
Чтобы привлечь чье-то внимание и убедить его ответить, эксперты предлагают установить крайний срок для вашего предложения. Общие способы создания срочности включают «ответить сейчас», «зарегистрироваться сегодня» и «доступно ограниченное пространство - ответьте в ближайшее время».
Не начинайте предложение, которое закончите в теле письма
Если вы начинаете мысль или вопрос, которые заканчиваются в электронном письме, читатель будет вынужден открыть его. Это раздражает и, поскольку целью является ясность и уважение ко времени получателя, не очень помогает в деле.
Подумайте, может ли мгновенное сообщение, звонок или личный чат быть лучшим средством для ответа на ваш вопрос.
Убедитесь, что вы перечитали тему письма
Уберегите себя от ошибок копирования и вставки. Иногда, когда кто-то отправляет одно и то же электронное письмо нескольким людям, он забывает адаптировать его для каждого читателя и в конечном итоге получает неправильное имя или заголовок в строке темы. Самый простой способ избежать этого - перечитать тему письма перед тем, как нажать «Отправить».
Пробудите память получателя
Если вы встречались с получателем, ранее обменивались электронными письмами или звонили по телефону, укажите это в теме письма. Это поможет ему вспомнить, кто вы, и какие шаги вы намеревались предпринять в дальнейшем.
Не набирайте слова заглавными буквами
Люди по-прежнему нарушают это главное правило. Любая фраза, написанная заглавными буквами, эквивалентна крику.
Ваша задача - сделать письмо как можно более легким для чтения получателем, а не беспокоить его. Вместо этого используйте дефисы или двоеточия для разделения мыслей и избегайте специальных символов, таких как восклицательные знаки.
