Роль корпоративных собраний в жизни современной компании кажется безусловной и очевидной, но все чаще крупные руководители и специалисты в сфере менеджмента ставят пользу таких мероприятий под сомнение. Сама значимость обсуждения ключевых вопросов на совещаниях не отвергается, однако традиционный формат организации собраний воспринимается как неэффективный и неоправданно затратный. Наблюдая отсутствие заинтересованности у участников таких мероприятий, многие боссы начинают вырабатывать альтернативные правила их проведения.
Опыт Айтекина Танка
Основатель и гендиректор JotForm Айтекин Танк отмечает, что в начале становления компании его команда в силу обстоятельств была вынуждена начать разработку стратегии оптимальной организации собраний с максимальной продуктивностью. Одними из главных принципов его подхода стали стремление к оптимизации организационных расходов и внимание к сотрудникам, которые зачастую были вынуждены тратить лишнее время на участие в неактуальных процедурах.
Танк рекомендует предпринимателям изначально устанавливать правила собраний, четко определяющие формат и условия встречи. В качестве отправного пункта он предлагает освоить набор из нескольких практических рекомендаций.
1. Оптимизация планерок
Регулярное проведение совещаний отвлекает сотрудников от работы, приводит к потере концентрации над текущими проектами и отнимает ресурсы компании. Нужно ли от них отказываться в принципе? Это невозможно, поскольку периодические проверки статусов разных рабочих процессов являются обязательным условием контроля деятельности предприятия и понимания общей динамики его развития.
Однако за счет регламента вполне можно привести порядок организации планерок к наиболее приемлемой форме. Конкретные параметры оптимизации и дополнительные инструменты могут отличаться в зависимости от условий работы компании. К примеру, в большинстве случаев себя оправдывает установка жесткого графика проведения встреч. Это позволит исключить целый массив операций по информированию сотрудников о собрании и самой процедуре сбора. Далее все зависит от дисциплинированности штата. Также свою эффективность подтверждают и увеличения интервалов между встречами. Освобождение времени для непрерывного трудового процесса без отвлечения на планерки повышает производительность и работоспособность команды.
2. Встречи на ходу
Наверное, многие руководители замечали, как в процессе совещания некоторые из участников разминали шею, пытались вытянуть ноги и просто размять мышцы. Это естественные действия людей, которые значительную часть времени проводят в сидячем положении, что заставляет их скучать и всячески проявлять физическую активность.
По мнению Танка, правильным решение будет предоставление возможности выхода за пределы офиса. Кажется невероятным, но обсуждения в процессе прогулок сами по себе более эффективны и плодотворны. Не говоря о том, что пешие совещания способствуют укреплению здоровья, они повышают заинтересованность участников процесса в обсуждении и раскрывают их творческое мышление. Такие эффекты напрямую связаны с физическими нагрузками, стимулирующими мыслительную деятельность. И это не просто субъективное мнение бизнесмена, а результаты исследований Стэнфордского университета.
3. Концепция открытых пространств
Идея коворкинга, то есть работы в больших офисах без перегородок, также приходит на помощь в деле повышения продуктивности совещаний. Создатель JotForm рассказал, что в его компании нет традиционных замкнутых пространств с четким разграничением. Место для каждой команды, в которой трудятся люди разных специализаций, представляет собой отдельную корпоративную площадку с возможностью свободной коммуникации. Таким образом, все стоящие на повестке вопросы могут обсуждаться прямо в ходе рабочего процесса. Сотрудники делятся идеями, обсуждают результаты и подводят итоги проекта, не отрываясь от важных задач.
Надо отметить и такие преимущества открытых офисов, как снижение напряженности, вероятности стрессовых ситуаций и конфликтов. Для повышения скорости представления данных и обмена информацией каждую зону с открытым пространством стоит обеспечить и современными техническими средствами коммуникации. Данные расходы себя непременно окупят.
4. Функция электронной почты
Айтекин Танк придерживается мнения, что цифровые каналы связи в наше время могут стать в некотором роде заменителем физических встреч. Он подчеркивает негативные стороны использования электронной почты, поскольку и она может служить отвлекающим фактором. По этому каналу пересылаются огромные объемы формализованной, необязательной информации, сотрудники обмениваются ею и сталкиваются с необходимостью каждое утро разгребать груды писем, часть из которых остается непрочитанной.
Но, несмотря на это, технологии цифровой коммуникации имеют весомый потенциал с точки зрения оптимизации организационных процессов при обсуждении важных рабочих вопросов. Другое дело, что сама электронная почта в качестве канала для корпоративной связи утрачивает свою актуальность. На ее смену приходят профессиональные соцсети, функционал которых подстроен именно под корпоративные задачи. Такие сервисы повышают процесс обмена данными, минимизируют выполнение промежуточных действий и в целом делают процесс общения более эргономичным. Разумеется, на этих же платформах существуют и специальные опции для проведения онлайн-конференций и совещаний.
5. Высокие требования от результата
У каждой встречи должна быть ясная и четко поставленная цель, оправдывающая вложенные в ее достижение ресурсы. На базовом уровне необходимо в принципе определить, сможет ли собрание решить назначенный круг вопросов. Например, если перед участниками стоит задача разобрать 10 проектов и на каждом пункте обсуждение будет вязнуть в нюансах, то с большей вероятностью мероприятие не уложится в стандартный временной формат, а продление понизит качество дискуссии.
6. Внутренняя структура структура собрания
В соблюдении установленных требований вновь поспособствует четкий регламент. Правила касаются не только общей организации встречи и ее целеполагания. Необходимо определить и структуру совещания, которая поможет отсекать второстепенные и неактуальные в данный момент проблемы, фокусируя внимание на основных темах. К примеру, перед участниками могут ставиться короткие вопросы относительно их части работы без ухода в сторонние обсуждения. Когда все члены собрания на них ответят, можно будет составить полную картину относительно хода рабочего процесса и переходить к принятию решений, механизм выработки которых также строго регламентируется или переносится на встречу другого формата.
Заключение
Предложенные рекомендации никак не принижают значение корпоративных собраний. Данный пересмотр практики организации таких встреч лишь указывает на необходимость ее трансформации в соответствии с принципами управления нового времени и с вовлечением современных технологий. А необходимость обновления в этой сфере деятельности компаний обуславливается множеством положительных эффектов, среди которых увеличение производительности, повышение конкурентоспособности и очевидная польза для общей психологической обстановки в корпоративной среде.
