Электронная почта по-прежнему остается одним из главных средств общения в цифровом пространстве. Ее используют как в личных целях, так и в корпоративной связи. Но даже опытные пользователи сервисов email хоть раз, но совершали этические ошибки в применении данного инструмента общения. Они могут казаться незначительными, но на самом деле их роль может оказать решающее значение в достижении целей обращения к адресату.
Исключить подобные ошибки помогут следующие правила использования электронной почты.
1. Ответ без задержек
Исследования показывают, что около половины отправителей электронных писем ожидают ответа в течение часа. Разумеется, некоторые сообщения могут требовать определенной подготовки для сбора информации или изложения мыслей, но лучше и об этом известить собеседника сразу. Например, прямо сообщить, что для ответа требуется некоторое время. В любом случае быстрая реакция сама по себе будет позитивным фактором, свидетельствующим об ответственности получателя письма перед отправителем.
2. Проверка на ошибки
После написания письма стоит несколько раз прочитать его, проверяя грамотность. Даже случайные редкие ошибки могут оставить неприятное впечатление у получателя.
3. Не злоупотреблять восклицательными знаками
Применение эмоционально выраженных символов должно быть оправдано. В тексте письма восклицательный знак может быть по-разному воспринят – в том числе как выражение агрессии или фальшивость. Но бывают ситуации, когда этот знак себя оправдывает. Поэтому полностью от него отказываться не стоит, но всегда важно учитывать контекст и уместность эмоционального значения такого посыла.
4. Предупреждение о вложениях
В электронных письмах могут использоваться и вложения файлов медиа-форматов. Но об этом лучше предупреждать в тексте письма, так как многие пользователи оправданно боятся вирусов в прикрепленных файлах.
5. Проверка темы письма
В некоторых сферах общения от темы во многом зависит сама вероятность прочтения письма. И даже если есть уверенность, что сообщение будет прочитано, будет не лишним позаботиться о четком и лаконичном отражении основного посыла в названии темы.
6. Применение стандартного шрифта
Эксперименты со стилями и форматами для электронных писем оправданы лишь в особых случаях личной переписки. В деловом общении рекомендуется придерживаться стандартных шрифтов.
7. Осторожное применение массовой рассылки
Большинство электронных писем так и остаются непрочитанными по той лишь причине, что они не содержат важной информации для получателя. Если отправитель регулярно отсылает такие сообщения, его очевидно будут игнорировать. Поэтому важно осторожно использовать опцию «ответить всем». Возможно, это будет чрезвычайно важное письмо, но не менее важно строго определить круг именно тех адресатов, которые заинтересованы в его содержании.
8. Проверка имени получателя
Будет обидно, если важное письмо в итоге отправится не тому адресату, для которого предназначалось. Чтобы избежать этого, необходимо до написания и перед отправкой проверить корректность указания имени получателя.
9. Аккуратность в применении сленга
По определению сленг ориентируется на узкие группы и категории людей, которые его готовы воспринимать с заложенной в нем смысловой нагрузкой. Но в эпоху расширения коммуникационных связей барьеры рушатся и всегда есть риск применения неподходящей стилистики в процессе коммуникации. Сленг в этом смысле особенно опасное средство, перед использованием которого стоит учесть возможную реакцию на него получателя.
10. Позитивный настрой
Независимо от сферы общения лучше всего придерживаться дружелюбного позитивного тона в электронном письме. Этот стиль расположит к себе адресата и как минимум не вызовет отторжения.
