Рубрики

10 полезных советов по организации и проведению видеоконференции

Разработка новых средств коммуникаций открыла невероятные возможности для бизнеса. Многие компании сейчас стараются проводить встречи и совещания именно в режиме видеоконференции. Такой подход минимизирует временные издержки на дорогу до офиса и позволяет собрать сотрудников из самых удаленных подразделений. Естественно, даже профессионалы не всегда могут добиться нужной эффективности от подобных мероприятий. Какие советы можно предложить в этом случае?

Выбор программного обеспечения

Один из основных советов для эффективной видеоконференции. В чем заключается его суть? Просто необходимо предложить людям использовать именно то программное обеспечение, к которому они привыкли больше всего. В противном случае много времени потратится на настройку незнакомого сервиса, что может сорвать всю работу.

Правильный подбор места

Этот совет применим в тех случаях, когда некоторые участники конференции находятся не на рабочем месте, а в каком-либо ином помещении. Посторонние звуки будут отвлекать всех участников беседы и сбивать их с рабочего ритма. Поэтому чем меньше внешних раздражающих факторов будет, тем эффективнее и плодотворнее пройдет итоговая беседа.

Пунктуальность

Казалось бы, такой совет, как пунктуальность, и упоминать не следует. Все должно быть понятно и без дополнительных пояснений. На самом деле это далеко не так. До сих пор некоторые предприниматели относятся к видеоконференциям не столь внимательно, как к "классическим" совещаниям. В результате чего нередко случаются и различные опоздания. Это приводит к трате времени и сил всех выступающих. Сначала они вынуждены останавливать свою речь для выслушивания объяснений и извинений. После чего пытаются хотя бы в нескольких предложениях рассказать опоздавшему человеку суть пропущенной им беседы и сделанные на ее основе выводы. Если собрать всех участников совещания в строго определенное время не получается в принципе, то можно ввести простое правило: все опоздавшие должны присоединяться к беседе без каких-либо дополнительных извинений.

Дополнительное оборудование

Не стоит пренебрегать возможностями и различного дополнительного оборудования. Например, довольно высокую эффективность показали камеры на 360 градусов. Некоторые предприниматели при проведении видеоконференций используют и различные виртуальные органайзеры. Это позволяет всем участникам совещания повысить степень своего вовлечения в процесс обсуждения и почувствовать себя частью единой команды.

Проверка связи

Дейв Креншоу, консультант и инструктор по повышению продуктивности, рекомендует за полчаса до начала конференции проверить качество работы оборудования и убедиться в его функциональности. В противном случае различные неполадки можно заметить только перед самым началом совещания, что легко приведет к его полному срыву.

Включение видео

Нередко участники конференций подобного типа намеренно не включают видео. Некоторые эксперты считают подобное решение большой ошибкой. Дело в том, что люди в таком случае перестают чувствовать себя частью команды. Естественно, это отрицательно сказывается на эффективности самой встречи. Отключение видео позволяет многим участникам конференции продолжать заниматься какими-либо посторонними делами. Да, работа в многозадачности до сих пор остается довольно популярной. Однако большинство экспертов с мировым именем уже сумело доказать несостоятельность подобного способа ведения дел. Человек постоянно отвлекается от одних задач, пытаясь одновременно сфокусироваться на других. В результате чего продуктивность работы падает в несколько раз.

Отключение звука

Еще один важный совет. После окончания своей речи выступающий должен отключить микрофон, чтобы не создавать фоновый шум. В противном случае он может помешать своим коллегам закончить их выступление. Посторонние звуки отвлекают достаточно сильно.

Повестка

Многие предприниматели проводят совещания и встречи по составленному заранее плану. Однако они очень часто игнорируют необходимость написания повестки для видеоконференции. От подобной практики лучше отказаться незамедлительно. Создание плана беседы позволит участникам подготовиться к проведению конференции и повысит эффективность диалога.

Управление

Необходимо назначить и руководителя конференции. Его основная задача в этом случае должна заключаться в координации действий всех участников беседы и строгом отслеживании соблюдения регламента.

Профессионализм

Повысить эффективность проведения видеоконференции поможет и строгое соблюдение тематики беседы. Необходимо поддерживать исключительно деловой разговор, не отвлекаясь на сторонние досужие обсуждения. В противном случае общее время совещания увеличится, а его качество упадет.

Вместо итогов

Видеоконференция — один из простых и эффективных вариантов коммуникации в бизнесе. Поэтому представленный инструмент организации встречи игнорировать крайне не рекомендуется.