Фискальные документы уже давно стали неотъемлемой частью ведения бизнеса в России. Но и в 2023 году у предпринимателей остается много вопросов о том, нужно ли продолжать работать с фискальными документами и как правильно это делать. Давайте разберемся!
Что такое фискальный документ и зачем он нужен
Итак, дадим определение. Фискальный документ – это документ, который формируется контрольно-кассовой техникой (ККТ) в процессе расчетов с покупателями или клиентами.
К основным видам фискальных документов относятся:
- Кассовый чек
- БСО (бланк строгой отчетности)
- Отчет о регистрации ККТ
- Отчет об открытии смены
- Отчет о закрытии смены
- Чек коррекции
- Отчет о текущем состоянии расчетов
- Отчет о закрытии фискального накопителя
Главная цель использования фискальных документов – это контроль со стороны государства за денежными потоками бизнеса и минимизация возможностей для уклонения от уплаты налогов. Все данные из фискальных документов в режиме онлайн передаются на серверы ФНС.
Также благодаря использованию фискальных документов у предпринимателей появляется возможность в режиме реального времени отслеживать показатели своего бизнеса – количество чеков, суммы выручки, долю возвратов и так далее.
Какие бывают форматы фискальных документов
В настоящее время существует два основных формата фискальных документов – ФФД 1.05 и ФФД 1.2. Рассмотрим их подробнее.
ФФД 1.05 – это первый утвержденный формат фискальных документов. Он был разработан в 2016 году после принятия закона о применении ККТ и использовался до недавнего времени подавляющим большинством предпринимателей.
Однако по мере развития бизнеса, появления новых видов товаров (подакцизных, маркированных) и технологий ФФД 1.05 перестал удовлетворять все потребности предпринимателей.
Поэтому в 2020 году был утвержден новый формат фискальных документов – ФФД 1.2. Он имеет расширенный набор реквизитов, в том числе для работы с подакцизными и маркированными товарами. Также в нем реализован ряд улучшений для более удобной работы.
Порядок работы с фискальными документами
Разберем пошагово, как нужно работать с различными фискальными документами.
- Первым делом необходимо зарегистрировать ККТ в ФНС и получить подтверждение – фискальный признак. Это делается с помощью отчета о регистрации ККТ.
- Перед началом работы в данный момент времени нужно сформировать отчет об открытии смены. Без этого касса работать не будет.
- В процессе расчетов с покупателями на каждую операцию выдается кассовый чек или БСО – основные фискальные документы.
- Если в чеке была допущена ошибка или возникла необходимость скорректировать расчеты, формируется чек коррекции.
- Чтобы контролировать передачу данных оператору фискальных данных, можно сформировать отчет о текущем состоянии расчетов.
- В конце рабочего дня закрывается кассовая смена при помощи отчета о закрытии смены.
- При замене или выводе из эксплуатации фискального накопителя формируется отчет о закрытии ФН.
Как видите, последовательность работы довольно прямолинейна. Главное – соблюдать порядок формирования разных фискальных документов.
Основные ошибки, которые допускают предприниматели при работе с фискальными документами:
- Не формируют отчет об открытии смены
- Работают без закрытия предыдущей смены
- Не закрывают смену более 24 часов
- Не формируют чек коррекции при необходимости исправления ошибок
Чтобы этого избежать, рекомендуем завести четкий регламент формирования фискальных документов и следить за своевременным выполнением всех операций в соответствии с ним.
Ответственность за нарушения при работе с фискальными документами
К сожалению, даже при желании честно платить налоги, предприниматели нередко допускают ошибки при работе с фискальными документами. Давайте разберемся, какие могут быть последствия.
Основные виды нарушений законодательства о ККТ:
- Неприменение ККТ
- Несвоевременное применение ККТ
- Нарушение порядка применения ККТ
- Нарушение порядка регистрации ККТ
- Непередача фискальных документов оператору фискальных данных
За каждый из этих видов нарушений КоАП РФ предусмотрены различные меры ответственности:
| Вид нарушения | Размер штрафа для ИП | Размер штрафа для организаций |
| Неприменение ККТ | От 25% до 50% выручки, но не менее 10 тыс. руб. | От 75% до 100% выручки, но не менее 30 тыс. руб. |
| Нарушение порядка применения ККТ | Предупреждение или 1 тыс. руб. | Предупреждение или 10 тыс. руб. |
Как видите, самые серьезные санкции грозят за полное неприменение ККТ. Поэтому очень важно использовать фискальные документы правильно, даже если ваш бизнес освобожден от онлайн-касс.
Чтобы минимизировать риски нарушений, рекомендуем:
- Внимательно изучить все тонкости законодательства о ККТ и фискальных документах, регулярно отслеживать изменения
- Придерживаться четкого регламента формирования фискальных документов
- Использовать качественное программное обеспечение для ККТ
- Периодически делать выгрузки фискальных документов и проверять корректность данных
Обязательно ли применять фискальные документы в 2023 году
В 2022 году был принят закон, освобождающий от обязанности применять ККТ отдельные категории налогоплательщиков. Давайте разберемся, распространяются ли эти послабления на 2023 год.
Итак, с 1 июля 2022 года от онлайн-касс были освобождены следующие категории предпринимателей:
- ИП на патентной системе налогообложения
- ИП на упрощенной системе налогообложения при годовом обороте до 200 млн руб.
- Организации на УСН при годовом обороте до 200 млн руб., занимающиеся только розничной торговлей
Однако эти послабления носили временный характер. Согласно закону, предприниматели, которые отказались от онлайн-касс в 2022 году, с 1 января 2023 года вновь обязаны начать выдавать клиентам фискальные документы.
Как выбрать подходящее программное обеспечение для работы с фискальными документами
Чтобы максимально эффективно работать с фискальными документами, очень важно выбрать правильное программное обеспечение для вашего бизнеса.
Основные критерии, на которые стоит обратить внимание:
- Поддержка актуальных форматов ФФД
- Возможности для автоматизации рутинных операций с фискальными документами
- Интеграция с товароучетными и бухгалтерскими системами
- Простота освоения программы персоналом
Самые популярные решения для работы с фискальными документами на российском рынке – это системы Контур.Касса, Ярус, Меркурий и Р-Кеепер.
Практические советы по оптимизации работы с фискальными документами
Помимо выбора качественного программного обеспечения, есть еще несколько «фишек», которые позволят ускорить и упростить работу с фискальными документами.
- Ведите учет товаров и остатков в товароучетной системе, интегрированной с ККТ. Это позволит минимизировать ручной ввод данных.
- Настройте правила формирования чеков коррекции, отчетов о состоянии расчетов для автоматического создания по расписанию.
- Делайте ежедневные выгрузки фискальных документов в удобном формате для загрузки данных о продажах в бухгалтерские системы.
В компании «Фискальные решения», например, разработали мобильное приложение для кассиров, которое позволяет с планшета формировать фискальные документы на онлайн-кассе, что значительно экономит время на расчетах с покупателями.
Утверждение форматов и реквизитов фискальных документов
Хотелось бы напомнить, что форматы и реквизиты фискальных документов утверждаются в России на законодательном уровне специальными приказами ФНС.
В частности форматы фискальных документов обязательных к использованию были утверждены Приказом ФНС от 21 марта 2017 г. No ММВ-7-20/229@ "Об утверждении дополнительных реквизитов фискальных документов и форматов фискальных документов".
Также имеется отдельный приказ «Об утверждении дополнительных реквизитов фискальных документов».