Рубрики

Автоматизация второстепенных задач и оптимизация стратегии: 4 реально рабочих способа улучшить процессы в вашем бизнесе

Возможно, вы этого не знаете, но ваши бизнес-процессы могут помешать вашей компании полностью реализовать свой потенциал. В отличие от проекта, который является свободно распространяемым и происходит только один раз, процесс представляет собой нечто структурированное, которое происходит многократно на любом уровне, начиная с привлечения новых сотрудников, сборки продуктов или отправки счетов. Это не обязательно означает, что в системах, которые вы используете в данный момент, есть какие-то явные ошибки, но управление и совершенствование этих процессов может иметь огромное значение для общего успеха бизнеса.

Что такое бизнес-процессы?

Бизнес-процессы — это очередность действий, что реализовывает фирма для сотворения продукта либо услуги, необходимых покупателям. Каждая процедура заключается из 3 ключевых частей: базисные ресурсы, действия, итоги. Бизнес-движения можно кроме того определить, как очередность мероприятий с участием людей, технологий и информативных потоков, дозволяющих достичь важных итогов. Бизнес-процессы могут быть формализованы в большей либо меньшей степени.

В чем заключается ценность этих процессов?

Общая ценность бизнес-процессов может быть разбита натри конкретных преимущества: эффективность, результативность и гибкость. Это, в свою очередь, означает, что компании могут работать последовательно и принимать более обоснованные решения.А при хорошем управлении бизнес-процессами компании обладают необходимой гибкостью, чтобы оставаться на плаву перед лицом любых исключений или неожиданных изменений.

Вот четыре примера небольших улучшений, которые вы можете сделать, чтобы ваш бизнес процветал.

1. Определите и стандартизируйте каждый процесс

Даже если один и тот же бизнес-процесс может быть реализован четырьмя или пятью различными способами, ваша компания будет работать намного эффективнее, если вы примете решение и будете придерживаться наиболее эффективной стратегии.

Изучите различные подходы, которые вы можете использовать для выполнения задачи, и обсудите их с вашей командой, сравнив результаты и определив наиболее эффективные. Как только у вас есть победитель, сделайте это окончательным процессом и запишите его, чтобы все сотрудники знали, что нужно следовать одним и тем же шагам. Лучше всего это сделать с помощью карты процессов, которая демонстрирует порядок и взаимосвязь между каждым шагом в цепочке.

Вы можете создать ручку и бумагу или цифровую блок-схему. В любом случае иллюстрированный процесс должен быть доступен для всех, кто в этом нуждается.

2. Оптимизируйте свои стратегии

Для успешного управления бизнес-процессами необходимо отслеживать каждый шаг и отмечать, какие части работают хорошо, а какие вызывают проблемы. Ваши карты процессов помогут вам понять, как различные элементы работают вместе, и определить возможности для улучшения.

Чтобы выявить какие-либо проблемные этапы бизнес-процесса, может быть полезно следовать методике «Пять почему». Эта вопросительная стратегия исследует причинно-следственные связи внутри процесса, определяя основную причину проблемы, неоднократно спрашивая «почему?». В конце концов, контрмеры должны начать проясняться. Даже если аспекты вашего бизнеса работают хорошо, вы можете найти возможности для дальнейшей их оптимизации. Вы можете изучить возможные улучшения, учитывая такие факторы, как стоимость и время, необходимое для реализации каждого шага.

Как это сделать и как оно помогает в ведении бизнеса?

Существуют различные программные решения для управления работой, которые помогут вам оптимизировать бизнес-процессы. Одним из наиболее всеобъемлющих примеров является ERP (Enterprise Resource Planning), который организует данные в централизованном месте и позволяет распределять их между отделами. Это означает, что каждый в вашей команде может получить доступ к информации, относящейся к каждому шагу бизнес-процесса, что устраняет необходимость переноса данных вручную. SAP (системы, приложения и продукты) - самая популярная ERP-система, используемая 91 % компаний Forbes Global 2000. Успешно внедрив,эксперты в отрасли утверждают, что использование SAP в качестве инструмента корпоративной трансформации приносит существенные улучшения в ваш бизнес-кейс при «ограниченных дополнительных затратах».

3. Автоматизировать второстепенные задачи

Применение автоматизации к определенным этапам бизнес-процесса может устранить риск несчастных случаев или недосмотра, а также сэкономит вам значительное время и деньги. В рамках отчета автоматизации Smartsheet за 2017 год более 40% опрошенных заявили, что проводят не менее четверти своей рабочей недели, выполняя ручные, повторяющиеся задачи, а 86% считают, что автоматизация сделает их более эффективными и продуктивными.

Автоматизация - путь вперед

Вы можете найти автоматизированные инструменты для многих элементов ваших бизнес-процессов, таких как обслуживание клиентов, которое позволяет автоматически генерировать ответы на жалобы клиентов, содержащие конкретные ключевые слова. Это означает, что вам не нужно вручную отвечать каждому человеку, сталкивающемуся с той же проблемой, что помогает сэкономить время. Между тем,инструменты управления документами поддерживают централизованный поток документов, исключая бесконечные последующие электронные письма и разъяснения, которые могут возникнуть, если вам нужно отправить файл нескольким членам команды.

4. Аутсорсинг некритических шагов бизнес-процесса

Аутсорсинг бизнес-процессов (BPO) - это простой метод, который может сэкономить время и ресурсы. На самом деле, экономическая выгода и растущая доступность новаторских новых технологий означают, что к 2025 году отрасль оценивается в 332,4 млрд. долларов. Передача некритических задач сторонним виртуальным помощникам (VA) позволяет вам и вашим сотрудникам сосредоточиться на части работы, которые наиболее важны, такие как разработка маркетинговых стратегий и поддержание связи с клиентами.

Кому подходит?

BPO идеально подходит для задач, которые не требуют особых знаний или опыта, но занимают значительную часть времени. Хорошие примеры таких работ включают планирование встреч, поиск источников и организацию контактов в Интернете.

На что стоит обратить наибольшее внимание?

Помните о конкретных задачах, которые вы решаете передать на аутсорсинг, так как вы не хотите передавать важную работу людям, которые недостаточно оснащены. Например, вы не должны позволять внештатным сотрудникам, которые не уверены во всех политиках и процедурах вашей компании, отвечать за обработку конфиденциальных данных. Придерживайтесь аутсорсинга основных административных заданий, и ваш бизнес может получить дополнительное время в вашем рабочем графике.

Нашли нарушение? Пожаловаться на содержание