Виртуальное общение на данный момент занимает в нашей жизни такое же важное место, как и реальные диалоги. И знакомства, и дружба, и торговля, и бизнес - практически все сферы человеческой жизни перешли в интернет-пространство. Особенно важна переписка по электронной почте в деловой сфере. Можно выделить 9 базовых правил этикета виртуального общения.
1. Правильно сформулируйте тему письма
Представьте, сколько писем на электронную почту ежедневно получает деловой человек? Их количество может исчисляться сотнями. Как вы думаете, все ли письма бывают прочитаны? Какая-то часть удаляется, какая-то игнорируется, а на какие-то письма даются стандартные ответы-отписки. Что же делать, чтобы ваше письмо заметили?
Чтобы ваше письмо привлекло внимание делового человека, вы должны обязательно указать тему. Причем это не должна быть какая-то формальность вроде "Коммерческое предложение", "Рационализаторское предложение", "Резюме", "Бизнес-план" и так далее. Непосредственно в теме вы должны отразить какую-то выгоду или интересную идею. Тогда ваше сообщение не будет проигнорировано.
2. Следите за словами
Когда вы не видите человека и не слышите интонацию, с которой он говорит, вам может быть трудно понять, в каком настроении он писал письмо. Иногда может показаться, что, когда человек формулировал свое сообщение, он был зол или даже разгневан. На самом деле, виной всему неправильно подобранные слова и пунктуация. Старайтесь не писать резких слов вроде "срочно", "немедленно", старайтесь как можно меньше обращаться непосредственно к адресату, не используйте угроз и не раздавайте приказов. А еще старайтесь не злоупотреблять восклицательными знаками.
После написания обязательно несколько раз прочтите письмо, чтобы понять, какие эмоции возникают после его прочтения. Важно, чтобы оно было написано в доброжелательном тоне без двусмысленных фраз.
3. Будьте грамотны
Одна из главных бед интернет-переписок - это уровень грамотности. Многие люди, которые пишут неграмотно, оправдываются: "Мы не на уроке русского языка". Но на самом деле такой безответственный подходи может сыграть с вами злую шутку.
Вряд ли кто-то захочет иметь сотрудника или делового партнера, который пишет безграмотно. Если он так безответственно относится к интернет-переписке, как тогда он будет относиться к работе? Так что, повышайте свою грамотность и внимательно проверяйте сообщения перед отправкой.
4. Не злоупотребляйте смайликами
Если речь идет об официальном деловом письме, смайлики вообще находятся под запретом. Если же это частная переписка (или у вас с начальником или деловым партнером доверительные приятельские отношения), вам также не стоит злоупотреблять эмоджи. Вы можете просто поставить пару скобочек в конце своей реплики, чтобы продемонстрировать доброжелательное настроение. Но если вы не уверены, что собеседник правильно поймет это, лучше не рискуйте.
5. Уважайте время адресата
Представьте, сколько писем ежедневно получает деловой человек. Десятки? А может быть, сотни? К тому же его график наверняка очень напряжен, а потому время на просмотр электронной почты очень ограничен. Поэтому, вы должны уважать время своего адресата и выражаться максимально кратко.
Содержание письма должно представлять собой краткое и структурированное изложение проблемы, предложения или вопроса. Не отвлекайтесь на посторонние темы, не расписывайте слишком подробно. Приветствие, прощание и представление должны быть максимально краткими.
6. Прощайтесь правильно
Как правило, в официальной переписке письмо принято заканчивать прощанием. При этом очень важно, чтобы он было правильным и как бы, оставляло диалог открытым, чтобы адресат непременно захотел (или был вынужден) вам ответить.
Если вы обращаетесь к адресату с какой-то просьбой, было бы правильно завершить письмо словами "Спасибо" или "Заранее спасибо". Это обяжет человека проявить вежливость и выполнить вашу просьбу (ну или хотя бы ответить вам мотивированным отказом).
Если же сообщение носит чисто информативный характер, достаточно просто написать в конце "С уважением" и указать свое имя или данные организации.
7. Используйте вложения
Чтобы сделать свое письмо максимально информативным, прикрепляйте к нему документы фотографии, презентации и прочий демонстрационный материал. Но не забывайте предупреждать адресата о том, что в вашем сообщении имеются вложения, ведь занятой человек, быстро просматривая поту, может просто этого не заметить. Сообщайте о наличии в письме прикрепленных файлов как непосредственно в тексте, так и делайте соответствующую пометку в теме.
8. Используйте профессиональную подпись
Как правило, когда вы отправляете электронное сообщение, внизу появляется надпись вроде "Отправлено через такое-то приложение". Лучше всего ее удалить. Будет еще лучше, если на ее месте будет какая-то профессиональная подпись. Это может быть название организации (или ваше имя), девиз вашей компании или же какой-нибудь афоризм, который соответствует теме вашего письма.
9. Выбирайте правильное время
В принципе, прислав человеку сообщение по электронной почте, вы его не побеспокоите. Поэтому, оно может быть написано и отправлено в любое время суток. Но если вы хотите, чтобы ваше сообщение было прочитано как можно скорее, лучше отправлять письма утром, так как деловые люди начинают свой рабочий день именно с проверки электронной почты.
Если ранее вы уже имели дело с этим человеком, то можете предупредить его о важном электронном письме по рабочему или личному телефону.
