Время ценно, особенно когда речь идет о работе. В интересах каждого человека в полной мере использовать то время, которое у него есть. Как правило, сотрудники не хотят сидеть на определенной работе дольше, чем нужно, или тратить свое время каким-либо другим способом. Главное ключевое слово в этом - эффективность.
Те, кто хотят работать эффективно, должны хорошо управлять временем и решать каждую задачу с полной концентрацией. Однако это не всегда возможно.
Вот несколько советов, которые позволят успеть сделать больше работы за меньшее время.
1. Читать письма только в свободное время
Эта ситуация, вероятно, знакома большинству людей. Вы работаете над решением задач, когда на вашем экране появляется сообщение, и вы снова отвлекаетесь. Тот, у кого сейчас есть куда более важные дела, должен сначала выполнить все задания и только после этого проверять почту.
Если у вас есть время, не откладывайте ответ на ваши письма. Особенно если это мелочи, вы должны отвечать на письма напрямую. Это избавит вас от большого стресса.
2. Общаться по телефону
Большинство из нас не особенно часто используют телефон в качестве средства связи. Однако во многих случаях обычный звонок более эффективен, чем почта.
Во-первых, вы можете прояснить вопросы по телефону значительно быстрее, а во-вторых, гораздо легче объяснить свою точку зрения во время разговора, чем в процессе переписки.
3. Соблюдать принцип Парето
Принцип Парето, также известный как правило 80 на 20, гласит, что за двадцать процентов времени вы можете получить 80 процентов вашего конечного результата. Вот почему вы должны разумно расставлять приоритеты и тратить свою энергию на 20 процентов работы. Эти двадцать процентов составляют основную часть вашего результата.
4. Составлять расписание
Расписание - это всегда хорошая идея, которая позволяет внести определенную структуру в ваш распорядок дня. Для более хаотичных людей очень полезно записать все важные задачи в начале рабочего дня.
Существует несколько способов создания эффективного графика. Вы можете либо классически записать свои задачи на листке бумаги, либо использовать доску канбан в качестве метода. На доске можно создать три колонки, в первой указав задачи на день, во второй - задачи, к которым вы приступили, а в третьей - все завершенные задачи.
5. Получать помощь от коллег
Если на работе вы попадаете в такой момент, когда вы просто не можете двигаться дальше, нет никакого стыда в том, чтобы просить о помощи. Ваши коллеги, несомненно, помогут вам в том или ином деле и снимут с ваших плеч небольшую часть бремени. Если вы работаете в команде, то взаимовыручка очень важна.
6. Избегать многозадачности
Прежде всего многие женщины любят утверждать, что они многозадачны и могут эффективно выполнять несколько задач одновременно. Однако вы должны избегать этого.
Кажется, что вы будете работать более эффективно, выполняя несколько задач одновременно. Однако вам лучше собрать всю свою концентрацию для одной задачи и выполнить ее без ошибок, а не выполнять несколько задач за меньшее время, но предоставлять более низкое качество.
7. Узнавать новые вещи
Сколько бы вы ни были на работе, вы никогда не учились. Вы всегда можете расширить свои знания, даже если считаете, что у вас уже достаточно опыта и вы знаете все, что нужно для вашей профессии. Постоянно осваивая новые навыки и методы, вы не только расширяете свои знания, но и можете работать быстрее и эффективнее.
8. Выполняйте сначала сложные задачи
В начале вашего рабочего дня вы очень мотивированы и полны сил, но после обеда эта энергия быстро исчезает, и вы становитесь все более непродуктивными. Вот почему важно, чтобы вы эффективно распределяли свои задачи. Гораздо важнее сначала решать сложные задачи, требующие большой концентрации. Так вы оставляете более простые задачи на весь оставшийся день.
9. Не забывайте регулярно делать перерывы
Многие люди ошибочно полагают, что они выполнят работу быстрее, если пропустят перерыв. Конечно, вы "экономите" время, когда отказываетесь от похода в столовую и предпочитаете есть булочку во время работы, но ваше тело нуждается в этом ценном перерыве. Если вы регулярно делаете перерывы, вы можете восстановиться и продолжать работать с накопленными силами. Рекомендуется делать большой перерыв на обед в течение вашего рабочего дня, а также короткий перерыв каждые 45 минут. Так вы лучше всего укрепите свои силы.
