Что вы делаете, когда сталкиваетесь с короткими сроками выполнения работы? Вероятно, ныряете и работаете так усердно и быстро, как только можете. Но это, по мнению нейробиолога Джоша Дэвиса, автора книги «Два прекрасных часа», кардинально неправильный подход. Вместо этого начните с концентрации на собственном психическом и эмоциональном состоянии.
Нелепая ситуация
Представьте такую ситуацию: самый крупный клиент дает вам работу, на выполнение которой уходит неделя, но он просит вас выполнить ее срочно, в течение двух дней. Или крупный инвестор внезапно хочет увидеть вас завтра утром с готовым докладом.
Схожая неудобная ситуация и случилась с Джошем Дэвисом
«Я собирался выступить с докладом на большой конференции, а в аудитории собрались почти две сотни людей», — вспоминает он в последнем эпизоде серии «Перекрестки» на YouTube. Внезапно его выступление было назначено на понедельник, а узнал он об этом только в субботу к обеду. Выходя из ситуации, Дэвис должен был создать новую презентацию, на что у него было всего два дня.
Что бы вы сделали, оказавшись в такой ситуации?
Если вы похожи на Дэвиса, то первое, что должны будете сделать, это запереться дома с чашечкой кофе. А затем провести следующие два часа, бесполезно уставившись на пустой экран компьютера. Из-за своей неврологической подготовки Дэвис знал, как выйти из такой нелепой и тяжелой для него ситуации. Первое, что он сделал, это отправился гулять по городу с женой, при этом зайдя в любимый ресторанчик, чтобы поужинать. Он почувствовал, как уровень стресса начал снижаться, а эмоциональное состояние значительно улучшилось. Не желая оставлять свою жену в одиночестве, Дэвис делал, готовил презентацию прямо во время прогулок и других домашних дел. И каково же было его удивление, когда вечером воскресенья презентация была закончена.
Вам может показаться, что вы теряете драгоценное время, но на самом деле все наоборот
Из этой истории можно извлечь два больших урока. Первый — когда вы чувствуете себя психически или физически уставшим и даже истощенным, можете выполнить любое задание, но не сможете выполнить его на нужном высоком уровне. Вы потеряете и эффективность, и результативность. Поэтому, если вы столкнулись с крайне короткими сроками, первая задача — позаботиться о собственном благополучии, прежде чем приступить к пугающему проекту.
«Что для меня важно?»
Второй важный урок заключается в том, что можно использовать ограниченное время или ресурсы, чтобы лучше сосредоточиться на том, что является наиболее важным. Для этого задайте себе несколько важных вопросов: «Что на самом деле для меня важно? Что именно я должен изложить в своей работе?»
Когда получаете рабочее задание с короткими сроками выполнения, начните с проверки того, как вы себя чувствуете, физически и морально. Короткий срок заставляет вас беспокоиться? Если это так, сделайте все, что возможно, чтобы чувствовать себя лучше. Дэвис отмечает, что даже 20 минут умеренных упражнений могут кардинально изменить настроение и снять стресс.
Если сроки очень коротки, необходимо следовать краткому плану
При создании презентации легко потратить много времени и сил. Распространенные ошибки включают в себя создание слишком большого количества контента только для того, чтобы потом половину его просто вырезать. Следует учесть эти 8 советов, как уложиться в дедлайн в крайне короткие сроки:
- Начните с кристально чистого представления о целях презентации. Какого результата вы хотите добиться от своей презентации? Какую наилучшую реакцию или обратную связь вы могли бы получить от аудитории? Подумайте об этом и запишите на бумаге.
- Узнайте, кто будет слушать вашу презентацию. Спросите организатора мероприятия об аудитории, которая будет слушать вашу презентацию. Какие у них должности? Как много они знают об этой теме? И главное, что они хотят получить от вашего разговора?
- Уточните свое основное направление. Теперь, когда вы четко знаете цель и аудиторию своей презентации, нужно определиться, к какой ключевой мысли вы должны двигаться в ходе всей презентации. Подсказка: необходимо написать краткий вывод, содержащий всего 15–20 слов, который вы скажете своей аудитории в конце.
- Подсчитайте, сколько слайдов должно быть в вашей презентации. Нейробиологи советуют говорить по 2 минуты на каждый слайд, поэтому, если вы проводите 20-минутную презентацию, нацеливайтесь примерно на 10 слайдов. Откройте PowerPoint и вставьте нужное количество слайдов, прежде чем начать писать.
- Заполните слайды в PowerPoint, используя размер шрифта не менее 30. Используйте простой язык и держитесь подальше от жаргона. Вы можете использовать раздел «заметки» под слайдом для более подробных заметок, которые помогут вам разобраться в содержании слайда.
- Теперь поменяйте местами текст для визуального контента, чтобы оживить вашу презентацию. Это могут быть фотографии, видео, инфографика, графики и все, что представляет информацию визуально стимулирующим образом. Верьте или нет, наш мозг обрабатывает изображения в 60 000 раз быстрее, чем текст.
- Включите истории, метафоры и анекдоты. Знаете ли вы, что у нас в 22 раза больше шансов запомнить историю, чем факт? Это потому, что истории затрагивают эмоциональную часть нашего мозга. Если вы хотите, чтобы вашу презентацию хорошо запомнили, обязательно применяйте истории из жизни или метафоры.
- Добавьте в презентацию вопросы. Взаимодействие с аудиторией — отличный способ разбудить людей, особенно в начале вашей презентации. Вы можете задать острый вопрос, который приведет вас к следующему слайду, или попросить поднять руки, например: «Кто-нибудь здесь хочет угадать, какой процент людей в Великобритании дает деньги на благотворительность?» Или: «Поднимите руки, если сегодня вы провели более 20 минут на Facebook!»
