Как владелец малого бизнеса, эксперт Меган Салливан сказала, что управление вашими расходами может быть работой с полной занятостью. Жонглирование квитанциями и счетами может привести к тому, что вы утонете в кучах бумаги. Однако важность сохранения ваших чеков не может быть переоценена. Оптимизация процесса пойдет только на пользу. В конце года вы будете рады, что вы сохранили порядок, когда пришло время платить налоги.
Вот способы сократить беспорядок и организовать процессы.
Получить организационную систему
При заявлении о деловых расходах, особенно связанных с такими вещами, как развлечения или еда, вам необходимо иметь очень конкретную информацию для отчета, в том числе деловую цель мероприятия. Но информация бесполезна, если у вас нет легкого доступа к ней. Просто заявить, что вы потратили 200 долларов на ужин для нового клиента, недостаточно. Вам нужно иметь имена участников и их должности, а также дату мероприятия и ресторан.
Одним из способов записи этой информации является запись ее непосредственно в квитанцию. Если запись в квитанции не работает, вы также можете записать все свои встречи и отправить по электронной почте. Если вы выберете этот метод, вам все равно придется вернуться к событию после факта и ввести данные, касающиеся стоимости ужина. Еще лучший способ - вести точный календарь с указанием времени, места и людей, с которыми вы встречались.
Ведите постоянные записи
Налоговая требует от вас хранить документы, подтверждающие расходы, от пяти лет и дольше. Любой, у кого есть чеки, которым даже несколько месяцев, скажет вам, что чернила исчезают довольно быстро.
С сегодняшними технологиями действительно очень легко решить эти проблемы. Вы можете использовать свой мобильный телефон, чтобы сфотографировать квитанцию, но убедитесь, что вы можете видеть всю информацию четко. Вы также можете использовать сканер, чтобы превратить квитанции в JPEG или PDF. Преобразование ваших бумажных чеков в цифровую форму также экономит место для хранения.
Обязательно сделайте резервную копию ваших цифровых файлов. Системный сбой, который забрал все ваши записи, не является оправданием для налоговой. Также неплохо сохранить физическую копию квитанций, а также резервную копию.
Классифицировать отдельные покупки (не только чеки)
У вас может быть кредитная карта, предназначенная специально для бизнеса, и, следовательно, вы полагаете, что одной выписки по кредитной карте достаточно для ведения учета. К сожалению, это не так.
Выписки по кредитным картам никогда не детализируются, поэтому покупки, которые вы совершили, даже в магазинах канцелярских товаров, будут просто выглядеть как крупные единовременные суммы без товарного чека.
Вам может потребоваться помощь
Как упоминалось вначале, управление расходами может быть работой на полный рабочий день, и у вас может не быть времени, чтобы справиться с этим. Также возможно, что организация квитанций и расходов не в ваших силах, и это нормально. Тогда стоит подумать о том, чтобы нанять на работу профессионального бухгалтера, который будет заниматься учетом.
