Составлять бесконечные списки дел умеет каждый. Все мы охотимся за продуктивностью, однако реальность такова, что по факту она часто оказывается лишь фантомом. Эффективность - это не просто какая-то неуловимая идея или же состояние разума. Это те конкретные результаты, которые мы получаем в своей работе. Человек не может просто так решить, что он стал продуктивным, и одно лишь его намерение принесет хороший результат.
Эффективность работы представляет собой активное отношение к поставленным перед собой задачам, когда человек сознательно выбирает определенные техники и реализует их на практике. Хорошие новости заключаются в том, что существует немало методов, позволяющих существенно повысить производительность вашей работы. Их рассмотрением мы сегодня и займемся.
Грамотное составление списка дел
У современного занятого человека постоянно борются за внимание несколько списков дел. Одни из них касаются работы, другие - личных вопросов, третьи - домашних обязанностей. Обычно самый высокий приоритет у рабочих задач. Однако нередко пункты из других списков также являются не менее важными. К примеру, если на этой неделе не забронировать билеты на самолет, то на следующей они будут в два раза дороже.
Именно по этой причине гуру личной эффективности рекомендуют не только составлять несколько списков, но и ранжировать пункты в них по важности. Одной из самых распространенных градаций является следующая:
- А - дела, которые являются самыми важными. Если их не сделать сейчас, последствия будут самыми серьезными. Например, это может быть посещение врача. Или обсуждение сметы с подрядчиком - если этого не сделать сейчас, то потом будет риск не уложиться в бюджет.
- Б - дела, которые также важны, однако их последствия не так серьезны. К примеру, приготовление домашнего задания с ребенком. Если этого не сделать, то чадо получит плохую оценку. Но от этого никто не умрет, и в целом жизнь будет продолжаться.
- В - это те задачи и дела, которые желательно выполнить, но они не очень важны и совершенно не имеют неприятных последствий. Например, поход по магазинам.
- Г - те задачи, которые не очень важны. Их можно легко делегировать другим людям.
При составлении списка дел не менее важно убедиться в конкретике каждой поставленной задачи. К примеру, такая постановка вопроса, как "заняться фитнесом", будет очень расплывчатой. Лучше написать: "Выполнить мини-комплекс упражнений на пресс, ягодицы и растяжку".
Установить временные рамки
И вот список дел составлен. Но взрослым людям бывает сложно выделить значительное время для занятий определенными делами. Задача находится в списке, и мы постоянно обещаем себе, что вот-вот ею займемся.
В таком случае важно выделить определенное время, которое будет посвящено целиком и полностью работе над данным проектом. Вспомните, как проходил ваш день в школе. В 9 утра начиналась математика, в 10 - русский язык, в 11 - рисование. От строгого расписания некуда было деваться. Если с 9 до 10 вы плохо концентрировались на математике, то после этого никто не будет оставаться с вами, чтобы объяснить непонятные моменты. В 10 часов не было другого выбора, как переключиться на новый предмет.
Этот же принцип можно применять и в личном планировании. Выделите время, когда вы будете заниматься строго определенным делом. Если не получилось выполнить работу и вы не уложились во временные рамки - запланируйте другое время.
Своевременно заботиться о восполнении запасов энергии
Всемирно известный коуч Брайан Трейси пишет о том, что если человек хочет повысить производительность своего труда, ему стоит не забывать о своевременном восполнении собственных энергетических запасов. К примеру, если у вас огромное количество работы и вы спите по четыре часа в сутки - это только ухудшит ситуацию, так как уровень вашей эффективности может критически снизиться. Однако если вы как можно раньше ляжете в постель и хорошенько выспитесь, это позволит восполнить ваши физические и психические силы. Утром со свежей головой можно будет выполнить гораздо больший объем работы, нежели если сидеть над ней полночи, пытаясь сделать хоть что-нибудь.
В том случае, когда у вас особенно много работы, восполнение энергии должно стать одной из ваших самых главных задач. Продумайте тщательно о том, из каких источников вы будете черпать эмоциональные и физические силы. Помните: без своевременного отдыха производительность труда становится очень низкой.
Делать перерывы
На том же принципе основан и подход частых перерывов во время работы. Если вы сидите над бухгалтерским отчетом или курсовой работой в течение нескольких часов, это ведь не означает, что все это время ваша продуктивность находится на высшем уровне. Можно полдня просидеть над делом, но так ничего и не сделать. Поэтому наиболее оптимальным будет разбить всю работу на небольшие временные отрезки. Например, трудиться в течение получаса, а потом отдыхать 5-10 минут. Это также позволит вовремя восполнить запасы сил, что и повысит эффективность работы.
Увеличивать темп работы постепенно
Еще один совет от гуру личной эффективности: сев за работу, не стоит сразу же бросаться в нее, как в омут с головой. Начать можно с самых простых задач, постепенно наращивая темп и углубленность в работу. В психологии существует такое понятие, как врабатывание. В процессе врабатывания организм постепенно привыкает к нагрузке. Одновременно производительность труда повышается. В основе данного феномена лежат физиологические процессы, которые связаны с изменением состояния нервной системы. В целом данный период длится от 5-10 до 20 минут.
Важность врабатывания
Именно период врабатывания является тем "мостом", который соединяет один вид деятельности и другой. Например, учащемуся не хочется оставлять компьютерную игру, чтобы заниматься подготовкой к экзамену. По сути, у него просто нет желания менять ту деятельность, которая приносит удовольствие, на задачу, требующую усилий. Ведь во время врабатывания могут возникать неприятные ощущения, желание бросить задачу и заняться чем-нибудь более приятным.
Но когда данный этап заканчивается, то производительность работы постепенно нарастает. Поэтому не стоит требовать от себя высокой эффективности на первых порах работы. Постарайтесь сначала просто переключить фокус на задачу, уделив внимание самым интересным ее аспектам. А потом производительность труда будет только расти, если, конечно, вы продолжите и не будете отрываться на мелкие раздражители.
А какие советы по повышению продуктивности знаете вы? Поделитесь в комментариях.
