В бизнесе проведение конференций является важным этапом взаимодействия с партнерами и потенциальными клиентами. Мероприятие призвано рассказать о компании, предоставляемом продукте, перспективах, напрямую пообщаться с коллегами и инвесторами. Однако дело это хлопотное и затратное. Специалисты посоветовали обратить внимание на три правила, от которых зависит успех бизнес-конференции.
Расположение и местоположение
Представьте ситуацию. Вы - владелец компании и хотите привлечь инвесторов для перспективного проекта. Чтобы пообщаться с уважаемыми людьми с глазу на глаз, с ними необходимо где-то встретиться. Где вы проведете бизнес-конференцию: в своем небольшом офисе в Можайске или в просторном, специально оборудованном для подобных мероприятий конференц-зале столичной гостиницы?
Естественно, второй вариант предпочтительнее. Ведь гости могут приехать из других регионов и даже стран. Им необходимо где-то отдохнуть, покушать, переночевать. Не размещать же их по домам ваших сотрудников? К тому же, до центра Москвы добраться проще, чем до райцентра. Поэтому выбор местоположения (города) и расположения (объекта в городе) очень важны.
То есть, для проведения бизнес-конференции необходимо выбирать места с развитой транспортной инфраструктурой. Нередко мероприятия проводят на международных курортах. В условную Вологду не каждый инвестор захочет ехать. Как вариант, можно провести конференцию в тихом уединенном месте на лоне природы. Но это должен быть хорошо оборудованный объект с высококлассным сервисом.
План мероприятия
Как бы вы не распинались со сцены во время презентации, наверняка упустите какие-либо важные нюансы. Для этого умные люди придумали составлять детализированный план мероприятия. Его раздают всем участникам бизнес-конференции.
В нем обычно указывают расписание мероприятий, кто выступает и с какой темой. Там же можно указать детали проекта, нарисовать инфографику, поделиться статистическими данными, сделать рекламу продукта. Наличие плана мероприятий многое скажет о профессионализме организаторов.
Организационная работа
По организации бизнес-конференции участники будут судить о компании в целом. Если вы не сможете толком провести столь простое мероприятие, то как будете управлять коммерческим проектом? На самом деле, организационная работа не так проста, как кажется. Не все зависит от инициаторов встречи.
Специалисты советуют закрепить за отдельными сотрудниками выполнение определенных задач. Например, кто-то отвечает за размещение гостей, помогает им рассаживаться в зале, препятствует образованию очередей на входе. Другим поручено контролировать график мероприятия. Известно, что ораторы, войдя во вкус, могут рассказывать бесконечно о своей работе. Но если выступающих несколько? Необходимо следить, чтобы они не «воровали» время выступления друг у друга.
На долгую память
Очень распространенной является ошибка, когда организаторы конференции считают ее оконченной после выступления последнего оратора. На самом деле, она только начинается!
Потенциальные партнеры получили объем информации, который необходимо осмыслить, прикинуть перспективы сотрудничества. Необходимо еще некоторое время поддерживать обратную связь с участниками, вести переписку с ними, напоминать о себе. Таким образом, вы покажете, что действительно заинтересованы во взаимовыгодном партнерстве.
