С тех пор как пандемия коронавируса затронула рынок труда, миллионы людей перешли на дистанционную работу из дома. Это обозначает также, что деловые встречи стали виртуальными. Это может быть несколько проблематично.
Как показало исследование, виртуальные встречи и конференции достаточно часто бывают безуспешными и непродуктивными. Это связано с отвлекающими факторами, в частности такими, как уведомление в социальных сетях, а также задержками и отсутствием связи между коллегами.
Координация процесса работы может быть несколько затруднительна для менеджеров. То, как именно вы управляете виртуальными встречами, может быть крайне важно для успешной и продуктивной деятельности ваших сотрудников. Если встреча плохо проведена, то сотрудники только потеряют время и производительность, так как придется некоторое время умственно восстанавливаться.
Подобно тому, как меняются тенденции и направления в работе, должна меняться структура и динамика командной работы. Это также относится и к виртуальным встречам. Самая большая ошибка, которую совершают менеджеры, заключается в том, что они продолжают вести все в привычном для них русле, как будто ничего не случилось. Однако этот новый стандарт требует совершенно других навыков, четко определенных ролей и задач, а также повышенной ловкости.
Руководители и эксперты по управлению показали нам, как лидеры могут получить максимальную отдачу от виртуальных встреч. Вот некоторые достаточно практичные советы и правила их проведения.
Иметь четкую концепцию для встречи
Установка определенных фиксированных целей для группы может облегчить переход от комнаты собраний к цифровой конференции. Эксперты рекомендуют менеджерам создавать динамичную повестку дня для встречи. Они советуют использовать общие документы Google или виртуальное рабочее место, например, такое как Notion.
Ограничивать количество участников
Один из шагов, которые могут предпринять менеджеры, чтобы предотвратить хаос на собрании, – пригласить определенное количество человек. Очень полезно сокращать количество участников виртуальных встреч. Стоит разделять большие группы на более мелкие, а также более гибкие команды для решения конкретных поставленных задач.
Однако иногда встреч с большим количеством участников просто не избежать. В таком случае будет полезно использовать жесты рук, чтобы обозначить начало и конец обсуждения. Если вы участвуете в большом собрании, то перед началом разговора стоит использовать поднятие руки или другие подобные жесты. Это может помочь сделать разговор более инклюзивным, чем если бы кто-то вмешался при помощи видеозвонка.
Разделить роли и задачи
Чтобы гарантировать то, что виртуальная встреча гарантированно пройдет в соответствии с предварительно намеченным планом, эксперты рекомендуют разделять поставленные задачи между сотрудниками в самом начале встречи. Это позволит избежать многозадачности, и каждый должен нести ответственность за поставленные перед ним задачи.
Виртуальные встречи будут более продуктивными, если каждый член команды хорошо понимает, как он вносит вклад в общую картину. Это также позволит обеспечить прозрачность и участие каждого.
Подготовиться к техническим проблемам
Нельзя всегда полагаться на технологии. Эксперты рекомендуют менеджерам всегда иметь альтернативное решение, которое должно быть подготовлено в случае технических проблем.
На всякий случай нужно иметь резервную копию подключения к собранию. В случае возникновения проблем во время видеоконференции, например, если зависает экран или размыто изображение, нужно убедиться в том, что сотрудники смогут дозвониться хотя бы по телефону.
Дать возможность высказаться
Очень важно изменить способ управления своими сотрудниками в условиях виртуальной работы. По словам экспертов, менеджеры должны контролировать чат и встречи, чтобы у всех был шанс присутствовать и никто не доминировал в разговоре.
Не торопиться, чтобы узнать о благополучии коллег
Когда сотрудники работают из дома, они могут иногда чувствовать себя одинокими и изолированными. Именно поэтому эксперты рекомендуют менеджерам создавать особое пространство для людей. Здесь можно задавать личные вопросы в начале встречи или обсуждать важные дела.
Это также позволит убедиться, что все микрофоны работают. Важно выслушать сотрудников, так как это показывает сочувствие и интерес к психическому здоровью.
