Описанные экономистом как "нефть цифровой эпохи", данные считаются чрезвычайно ценными для всех видов корпоративных образований, благодаря невероятно проницательности, которую они обеспечивают. Но хотя они и являются благом для бизнеса, их необходимо тщательно охранять.
Клиенты возлагают большое доверие на компании, чтобы сохранить свои данные в безопасности, и одно нарушение в данной области может серьезно повредить отношениям, а также потенциально вызвать разрушение репутации. Более того, можно столкнуться и с серьезным наказанием за неправильное использование данных клиентов.
Если ваша собственная компания хочет сохранить свою репутацию и оставаться на правильной стороне закона, то лучше всего будет иметь четкую стратегию защиты информации, которую вы собираете. Если вы будете внимательны, то вы сможете стать умным владельцем личных данных и избежите их утери.
Этический сбор информации
Недавно произошел большой скандал, когда данные около 50 миллионов пользователей "Фейсбука" были собраны без их согласия. Это снизило общественное доверие к данной социальной платформе примерно на 66 % за первый месяц после начала скандала. Именно поэтому многим компаниям стало понятно, что прозрачность необходима в том случае, если вы хотите построить хорошие отношения со своими клиентами.
Более того, согласно имеющемуся законодательству, собирать данные без согласия считается неэтичным и незаконным действием. Основной вывод достаточно прост - если вы хотите избежать ответственности, то сначала нужно получить письменное согласие физического лица на сохранение их данных в ваших записях. Причем такое согласие должно быть явным и добровольным, а не считаться просто согласием по умолчанию. В противном случае вы можете столкнуться со строгими штрафами в случае несоблюдения.
Храните только нужные вам данные
Чем больше у вас имеется данных, тем больше вам нужно будет их защищать. Так что лучше всего будет хранить только ту информацию, которая абсолютно вам необходима для выполнения своих обязанностей. Поверьте, если вы будете хранить огромное количество информации, то вы сделаете свою компанию легкой мишенью для киберпреступников. Не просто храните информацию, которую получаете от клиентов, проанализируйте, действительно ли вам нужен номер телефона или адрес электронной почты.
Правила анализа данных
Данные, которые вам требуется сохранить, как и сам срок хранения, обычно зависят от отрасли, в которой вы работаете. Для многих предприятий одной формы контактной информации обычно бывает вполне достаточно. Однако вам может потребоваться хранить больше подробной информации в том случае, если ваша работа связана с физическим или психическим здоровьем клиента. К примеру, психологам требуется хранить множество информации - отчет о каждом сеансе, предложенные клиентам советы и реакция человека на лечение.
Поскольку официально не указывается срок хранения информации, то компания сама должна решать, как долго она собирается хранить данные. Продолжая вышеприведенный пример, психолог захочет хранить клиентские записи как можно дольше, в случае, если клиент начнет предпринимать юридические действия против него. Обычно это приводит к тому. что данные о клиенте они хранят около семи лет. При принятии решения о сохранении персональных данных в первую очередь подумайте о том, насколько же полезными будут ваши действия в долгосрочной перспективе.
Безопасное хранение данных
Прошли те дни, когда электронные таблицы были лучшим способом хранения данных о клиентах. Сейчас хранящаяся так информация постоянно подвергается риску, поскольку может быть легко передана, скопирована или удалена любым лицом, имеющим доступ к файлу. Поэтому лучше всего будет инвестировать в специальное программное обеспечение для управления взаимоотношениями с клиентами, которое является гораздо более безопасным решением.
Во-первых, такие системы хранят данные в одной централизованной базе, а не просто на разных рабочих столах. Это позволяет более легко держать след, поэтому и поддерживать безопасность становится намного проще. Другим фактором являются функции безопасности, которые изначально заложены в таком программном обеспечении. К примеру, большинство баз позволяет задавать параметры таким образом, чтобы сотрудники могли получать доступ только к данным, относящимся непосредственно к их рабочим местам, что значительно снижает риск случайной утечки информации о клиентах. Это существенно повышает безопастность.
Обезопасьте себя и своих клиентов
И хотя такие системы по своей сути безопаснее и удобнее, вы все равно должны реализовать стратегию обеспечения безопасности информации. Существует множество способов сделать это, от выбора надежного поставщика и инвестирования в программное обеспечения, позволяющее обезопаситься, до использования надежных паролей и удаления старых учетных записей сотрудников, чтобы они не могли впоследствии получить доступ к данным клиентов. Так будет намного проще сохранить те данные, что вы хотите сохранить.
Вывод
На самом деле, если вы хотите добиться стабильного ведения бизнеса, связанного с клиентами, то лучше всего будет надежно подойти к системе охраны персональных данных. Поверьте, всего один скандал, связанный с утечкой может полностью разорить вас. Так что не стоит подходить к данному вопросу невнимательно, поскольку потеря репутации из-за утери персональных данных может привести не только к банкротству, но и к уголовному или административному наказанию.
