Среди опытных руководителей бытует мнение, что каждая сэкономленная 1000 рублей такая же ценная, как заработанная. Поэтому умное, оптимизированное распределение расходов не менее важно, чем доходы вашей фирмы. В конце концов, нет разницы откуда берутся заработанные суммы, ведь деньги — это в любом случае деньги. Нужно заботиться об уменьшении расходов не меньше, чем об увеличении капитала. Разумное управление ими повлечет за собой улучшение всей структуры бизнеса.
Определение понятий
Расходы — это часть денежных средств, которая была потрачена на осуществление услуг или работ для компании. Как правило, они равномерно распределяются в конечную стоимость продукции и высчитываются за конкретный период. Это эквивалент ресурсов, которые покидают компанию.
Есть еще второе понятие, с которым расходы часто путают. Затраты — это средства, которые были потрачены на обеспечение производственной и хозяйственной деятельности предприятия. Возникают они только после того как ресурсы были использованы.
Одним из основных финансовых отчетов компании является "Отчет о прибылях и убытках". В нем указываются исключительно расходы предприятия. Все показатели в итоге дают информацию о том, как растет компания, развивается ли она. Учет расходов не даст предпринимателю оказаться в ситуации, когда внезапно окажется, что нет денег на выплату заработной платы или для расчета с поставщиками.
Оптимизировать управление расходами компании помогут следующие 4 способа.
Просто и экономно
Хочется сделать все и сразу, и это желание нормально для владельцев бизнеса. Многим из них кажется, что можно все успеть. Они становятся незаменимыми во всех областях организационной деятельности, заводят несколько схожих услуг, пытаются расширяться с первых лет жизни фирмы. Этот подход крайне неверный, может привести к тому, что самое главное будет упущено из виду. И чаще всего на этом месте оказываются расходы предприятия.
Правильным будет сосредоточиться на конкретной работе, связанной с определенным видом деятельности. Вывести на рынок сначала продукцию под конкретного клиента, использовать экономный и прозрачный принцип ведения бизнеса. Так рынок получит то, что ему действительно нужно.
Например, не стоит покупать какое-то оборудование, подписку на программное обеспечение, не спросив себя заранее: "Действительно ли нам это нужно?" Также полезно будет поинтересоваться у себя: "Что такого замечательного произойдет после того, как я сделаю эту покупку?" Ответы на эти два вопроса, которые появятся сами собой, дадут совет по поводу дальнейших действий. Вероятнее всего, больше половины покупок останутся лишними.
Экономность и бережливость требуют гибкости, способности менять планы на ходу, принимать стратегические решения на каждом уровне управления организацией. Не стоит тратить больше денег на то, что приносит мало прибыли. Чем больше вы будете экономить на мелочах, тем проще определиться, когда дело дойдет до основных расходов.
Аутсорсинг непрофильных задач
Поскольку фриланс в наше время живет и процветает, нет необходимости держать огромный штат офисных сотрудников. Учитывая, что для каждой функции приходится нанимать нового человека, это становится совсем не выгодно. Аутсорсинг в некоторых случаях может быть намного целесообразнее, чем оформление в штат.
Нанимая удаленного сотрудника, вам не нужно включать в его зарплату льготы, платить налоги, предоставлять ему физически место работы и обслуживать его нахождение в офисе. Вместо всего этого вы оплачиваете только его труд и результат, который необходим для конкретной задачи.
Главное - знать на чем строятся принципы найма удаленного сотрудника. Основные задачи, такие как разработка продукта, продажи, лучше держать ближе к себе. Непрофильные, второстепенные задачи, например, бухгалтерский учет, определенные аспекты обслуживания клиентов, проектные работы — все это можно переложить на плечи фрилансеров.
Закупка-оплата
Постоплатная система расчета в нашей стране пока не очень развита, но имеет место и надо ей пользоваться, если есть такая возможность. Она позволяет достичь большей эффективности при расчете с поставщиками, уберегает от трат за некачественные материалы, от задержек поставок и прочих недоразумений, на которые сливаются деньги компании.
Если этот процесс автоматизировать, то он встанет под контроль как покупателей, так и поставщиков. Вы можете отслеживать выплаты по договорам с контрагентами, своевременное погашение кредиторской задолженности.
Основные преимущества:
- глобальные расходы будут находиться под контролем постоянно;
- автоматизированный процесс ликвидирует возможность ошибок, которые возможны при ручных расчетах;
- вся информация будет находиться в одном месте и управляться 1-2 людьми, это существенно сократит ресурсы;
- процесс расчета с поставщиками будет ускорен.
Кроме того, уменьшится стоимость продукции за счет сокращения трат на ресурсы для жизнеобеспечения деятельности компании.
Найм сотрудников
Кажется, что даже без должной квалификации под неусыпным контролем руководства любой сотрудник может выполнять свои обязанности качественно. Если при этом платить им меньше, чем средняя заработная плата на рынке по этой специальности, создается видимость оптимизации расходов.
На деле найм людей, которые экономически сознательны и разделяют идеи бизнеса, намного выгоднее. При этом работодатель должен вести себя корректно по отношению к таланту, который нанимает. Найм такого сотрудника, может быть, и стоит дорого, но его увольнение будет стоить компании еще дороже.
Качественный работник в максимально короткие сроки окупит себя и начнет приносить пользу предприятию. В долгосрочной перспективе квалифицированный сотрудник станет лучшим вложением в бизнес.
В заключение
Важность правильного управления расходами первостепенна, нельзя упускать ее из вида. Сосредоточившись на вопросе распределения ресурсов, можно оказать непосредственное влияние на экономический результат работы компании в лучшую сторону.
Постепенно реализуйте один или два проекта в квартал по управлению расходами. Большой прогресс достигается небольшими шагами.
