Дальновидные менеджеры компаний не только используют все новые возможности современных технологий. Они пытаются найти баланс между автоматизацией работы и подходом, ориентированным на живого человека, чтобы полноценно использовать уникальный опыт каждого сотрудника. Автоматизация процессов может сэкономить время и деньги, но если ее использовать, не вникая, это может негативно сказаться на производительности труда и вовлеченности сотрудников. Важно личное общение.
Контакт
Встреча руководителя и подчиненного «один на один» для проработки ключевых рабочих моментов является одним из наиболее важных инструментов повышения производительности труда, которые может и должен использовать менеджер. Современная скоростная связь и приложения, позволяющие управлять процессами автоматизации, создают четко отлаженную систему взаимодействия с сотрудниками на еженедельной основе.
Однако менеджеры, как правило, терпят неудачу, когда полагаются исключительно на эти платформы без планирования личных встреч со своими сотрудниками. Когда дело доходит до развития сотрудников, человеческий фактор никогда не может быть полностью заменен. Личные встречи позволяют руководителю среднего звена задавать зондирующие вопросы и оценивать ответы, создавая персонализированный контакт, показывающий сотруднику его проблемы, направление развития и успехи.
Доверие
При грамотном и человеческом подходе переговоры «один на один» являются одним из ценнейших инструментов для укрепления доверия между руководством и персоналом. Новичкам они помогают наладить отношения со своим менеджером и быстрее войти в курс дела, получить рекомендации по карьерному росту и рабочим вопросам. Для штатных сотрудников это регулярный обмен опытом и актуальной информацией с менеджером и всей командой, который укрепляет в них уверенность в своей компетентности и мотивирует на дальнейший рост.
Устранение фобии у подчиненных
Это правда, что обычно люди боятся встреч один на один со своим начальником, справедливо полагая, что каждый «вызов на ковер» эквивалентен проработке плохих оценок в дневнике или во всяком случае сулит дополнительную рабочую нагрузку. Менеджеры могут уменьшить эти страхи, заранее обсуждая с сотрудником точное время и четкую повестку дня личной рабочей встречи.
Это дает сотруднику возможность заранее подготовить необходимые вопросы, конструктивные предложения, чтобы изложить во время встречи свои мысли и проблемы. Следует поощрять сотрудников готовиться к этим встречам заблаговременно, чтобы не упустить ключевые моменты.
Планирование встреч формата «один на один»
Разговор с сотрудником не может носить случайный характер – для достижения наилучшего результата руководитель должен составить некий план предстоящей встречи. Ранее упоминалось, что желательно заранее оповестить работников о предстоящем мероприятии и попросить их сформулировать свои вопросы и предложения.
Хороший руководитель в первую очередь непременно поинтересуется делами на производстве, есть ли проблемы и какие существуют, с точки зрения сотрудника, пути их решения. Во время такого доверительного и конструктивного диалога с глазу на глаз руководитель получает намного более глубокую оценку реального состояния дел в бизнесе, чем из формальных ежедневных отчетов, посылаемых по е-мейлу. Еще один немаловажный плюс таких встреч – выявление в ходе личного контакта наиболее сильных и слабых сторон каждого конкретного исполнителя с целью правильной расстановки рабочих задач.
Как правило, встреча начинается с того, что менеджер спрашивает, как у сотрудника дела. Таким образом он признает, что важные события в личной жизни могут повлиять на профессиональную деятельность. Затем он переходит к тому, чтобы дать работнику высказаться о своем прогрессе за истекший период и достижении определенных целей. Далее сотрудника вводят в курс дела о предстоящих проектах, над которыми компания работает, и о нерешенных проблемах или вопросах, которые у них есть. После того как эти пункты рассмотрены, разговор переключается на проработку более мелких промежуточных целей, выявление любых проблем и создание плана по принятию действенных шагов для их преодоления.
Заканчивается обсуждение чем-то дополнительным, что не было упомянуто, и намечается предполагаемая дата следующего контакта, будь то посредством неофициальных проверок в течение недели или организации следующей встречи один на один.
Возможные ошибки
Пожалуй, самая большая ошибка со стороны руководства во время проведения личных рабочих встреч «один на один» с сотрудником – это начать разговор с критики, негатива и упоминания всех допущенных работником ошибок и просчетов. После этого вряд ли разговор сможет продолжаться в конструктивном направлении. Наверняка после этого подчиненный займет позицию обороны и замкнется, добиться от него каких-либо ценных идей и мыслей по работе будет сложно.
Гораздо эффективнее будет сосредоточить внимание на успехах и том, что помогает сотруднику чувствовать себя хорошо в работе, которую он выполняет – позитивный настрой поможет ему справиться со своими слабостями. Если менеджер начинает с разбора неудач и трудностей, этим он сразу сбивает с толку человека, делая почти невозможным вернуть рабочий настрой разговору и мотивировать его снова.
Особенно это касается молодых кадров, которые не имеют достаточного опыта, а потому часто делают ошибки, однако обладают огромным потенциалом возможностей и идей.
Двусторонняя коммуникация
В идеале встречи руководства с подчиненными формата «с глазу на глаз» подобны улице с двусторонним движением, на которых происходит непрерывный регулярный обмен информацией, вопросами, проблемами и идеями и решения. На основании данных, полученных в ходе них, менеджер вырабатывает стратегия развития бизнеса.
Ключом к налаживанию конструктивного диалога с сотрудниками является открытость и готовность к обратной связи, принятие на себя обязательств по внедрению полученных идей. Процесс не должен ограничиваться редкими разовыми контактами, хорошо, если это станет системой. Например, вопросы, проработанные в ходе встречи, будут систематизированы и продублированы позднее в письме по электронной почте.
Для обучения персонала такие встречи также являются хорошим фундаментом – направление развития для каждого сотрудника становятся яснее.
Успешный контакт «один на один» – это действенный шаг в постоянном стремлении развивать сотрудника до его самого высокого потенциала. Человек уходит, чувствуя себя уверенным в правильном выполнении своих обязанностей и в том, что он работает в команде для достижения совместных целей.
