Оформление документов - неотъемлемая часть любого бизнеса, требующая повседневного участия. На правильное заполнение бумаг уходят драгоценные минуты. Что можно сделать, чтобы сэкономить время? Предлагаем пять эффективных способов более продуктивно и быстро справиться с большим объемом корреспонденции.
Тайм-менеджмент
Лучший способ сэкономить время — принять меры для более эффективного управления этим бесценным ресурсом. Для этого необходимо выделить определенный период времени для общения с администратором, при его наличии, или для самостоятельной работы с корреспонденцией. Это может быть ежедневный "ритуал" или взаимодействие один раз в неделю, в зависимости от конкретной деятельности компании, текущих проектов, а также от установленных сроков.
Никогда не планируйте никаких встреч и не принимайте звонки в течение этого интервала, так как это может отвлечь вас от выполняемой работы и продлить время, необходимое для выполнения. То же самое правило распространяется на другие сферы деятельности. Когда вы точно будете знать, в какое время дня займетесь тем или иным делом, планировать станет намного проще. Обычно рабочее время строится по следующей схеме:
- 40 % - текущие дела,
- 30 % - встречи,
- 30 % - форс-мажор, дела, возникающие спонтанно и требующие немедленного вмешательства.
Поиск документов
Средний сотрудник тратит 3,5 часа в неделю на поиск документов. Время, потраченное на поиск, можно сократить до нескольких секунд, если внедрить цифровой способ управления документами. Если система предлагает мощное, автоматизированное индексирование, вам не нужно беспокоиться о потере документов или помнить, как найти их снова.
Увеличение скорости бизнес-процессов
Маршрутизация накладной для утверждения, обработки заявок или управления изменениями в прайс-листе - эти проекты требуют последовательной или одновременной совместной работы над документами. После окончания работы тот же документ нужно переправить для утверждения между отделами. И эти согласования отнимают у сотрудника около 4 часов каждую неделю. С помощью автоматизированных рабочих процессов это время может быть значительно сокращено, так как сотрудники сразу видят, где документы в данный момент. И если нужный договор где-то задерживается, они могут предпринять соответствующие действия.
Автоматизация рабочих процессов
Отправка документов требует времени. А цифровой рабочий процесс позволяет объединять электронные документы и бизнес-правила, которые автоматизируют работу. Например, можно создать правило, которое гарантирует, что любая накладная на сумму свыше 5000 автоматически направляется старшему менеджеру, а любая накладная на сумму меньше, направляется другому сотруднику для утверждения. Результат - меньше ошибок и больше прозрачности.
Сокращение деловой нагрузки
Люди тратят много времени, просто переформатируя документы. Среднестатистический сотрудник проводит 2,5 часа в неделю, перемещая документы из одного формата в другой, конвертируя их из нескольких форматов в один. Цифровое управление документами помогает сэкономить время, автоматически форматируя документы в соответствии с вашими предпочтениями.
Например, можно выбрать автоматическое преобразование всех документов в PDF-файлы или сохранение документов в исходных типах файлов (документы Word, таблицы Excel, электронные письма). Это зависит от того, как вы планируете использовать эти документы. Если содержимое потребует дополнительного редактирования, может потребоваться сохранить исходный формат файла. Если вам нужна стабильная запись, можно конвертировать ее в PDF и распространять информацию таким образом.
Улучшение взаимодействия между отделами
Интеграция всех типов документов, включая электронную почту и бумагу, облегчает совместную работу сотрудников над проектами. Например, если вы находитесь в инженерной компании, ваши предложения могут включать документ Word, чертеж CAD и электронную таблицу. Перед тем как подать предложение клиенту, вы можете "скрепить" эти документы вместе и отправить их в различные отделы для рассмотрения. Ваша система управления документами позволит членам команды просматривать файл CAD, даже если они не имеют доступа к приложению CAD.
Это всего лишь несколько способов экономии времени вашей организации за счет применения управления документами к общим задачам и бизнес-процессам. Система управления документами также делает аварийное восстановление гораздо более эффективным, обеспечивая при этом аудиторский след для лучшего финансового соответствия и безопасности.
