В эпоху пандемии коронавируса многие работают в совершенно новых условиях: люди уже не находятся вместе в офисе, но от них по-прежнему ожидается умение совместно решать различные вопросы. К счастью, даже работая удаленно, можно использовать подходы, которые помогут вам эффективно устранять проблемы. О чем идет речь?
Процесс
Когда вам необходимо найти решение какой-либо проблемы, важно помнить, что вам нужно вовлечь в процесс сотрудников, воспользовавшись знаниями, накопленными в их головах. Подробное описание проблемы служит для них своеобразным сигналом к действию: и вот, они уже генерируют эффективные идеи.
Что следует учесть руководителю при организации мозгового штурма? Решающее значение имеет то, кто будет участвовать в обсуждении. До пандемии во многих организациях часто было трудно собрать широкую группу людей из-за нестыковки в их графике или местонахождении. Безусловно, в процессе удаленной работы гораздо легче привлечь более широкую группу участников, однако все не так просто, как могло показаться.
Не стоит составлять список людей, которых вы хотите вовлечь в мозговой штурм. Вместо этого определитесь с тем, что вам нужно, а затем используйте тех, кто наиболее оптимально подходит для решения подобных вопросов. Возможно, вам пригодятся рекомендации людей, которых вы, возможно, не знаете, но у которых есть соответствующий опыт. Это поможет вам сделать группу более разнообразной как в плане знаний, так и в плане точек зрения для решения проблемы.
Особенности
Когда люди работают удаленно, может быть трудно назначить всем встречи на одно и то же время, особенно если они живут в разных часовых поясах. Однако для мозгового штурма это может быть благословением. Почему? Потому что вам на самом деле не нужно, чтобы группа была вместе, чтобы придумывать лучшие идеи.
Теория группового мышления показывает, что в процессе генерации идей люди по-разному думают о проблеме, если работают в одиночку. Но когда вы собираете группу, чтобы генерировать идеи, они склонны думать одинаково, сходясь к общему решению.
Итак, начните процесс мозгового штурма, предложив каждому человеку самостоятельно найти потенциальные решения. Или, возможно, попросите их поработать в небольших группах, чтобы подумать о новых возможностях. Члены группы не должны просто обмениваться идеями друг с другом: убедитесь, что у каждого сотрудника был шанс лично заняться поиском решения проблемы. Один из способов добиться этого - сделать так, чтобы небольшие группы записывали свои идеи в документе или текстовом файле. Таким образом участники группы отправят вам свои первоначальные мысли и скомпилируют их, прежде чем кто-либо начнет их обсуждать.
Дальнейшая деятельность
После этого начального этапа соберите наилучшие варианты решений и отправьте их группе. Создайте общий документ с предварительными идеями, которые каждый может редактировать, и пригласите людей для дальнейшей разработки первоначальных предложений.
Примечательно, что во время знакомства с новыми идеями вы можете обнаружить, что для применения некоторых предложений было бы полезно задействовать опыт кого-то, кто еще не является частью группы. Помните: у вас есть возможность привлекать новых людей, которые могут изменить общий взгляд на данную проблему. Затем, во время видеоконференции, вы можете собрать всю группу вместе, чтобы обсудить наиболее эффективные идеи и достичь консенсуса относительно небольшого количества вариантов.
Находите конкретные решения
Многие исследования показывают, что чем дальше вы находитесь от источника проблемы, которую вы пытаетесь решить, тем больше вы размышляете о ней абстрактно. Опасность заключается в том, что вы будете оставаться в облаках, не найдя конкретных решений. И людям будет трудно реагировать на общие идеи и опираться на них.
Как избежать подобного абстрактного мышления? Рон Пелманн, директор Техасского университета, делится: "Планируя наш осенний семестр во время пандемии, мы сталкиваемся с различными предложениями и идеями. Я возглавляю рабочую группу, которая создает особый сценарий работы: не только в отношении сочетания классов, которые будут встречаться лично или удаленно, но и в отношении других факторов, таких как максимальная вместимость классных комнат и использование тканевых масок студентами и персоналом.
Каждую неделю более 250 человек комментируют сценарий и указывают на потенциальные проблемы. Неудивительно, что сценарий решения проблем постоянно меняется, с другой стороны, мы учитываем каждую деталь обучения. Подобный процесс проектирования требует, чтобы все с самого начала относились к элементам этого дизайна как к предварительным. Если ключевые люди начинают защищать ранние решения, члены группы просто не видят смысла обсуждать что-то дальше. Но когда люди видят, что конкретный сценарий меняется от одной версии к другой, они всеми силами стремятся улучшить процесс".
Итог
Учитывая степень неопределенности, с которой сталкивается каждая организация, вы не испытаете недостатка в проблемах, которые предстоит решить в ближайшие месяцы и годы. Поэтому важно правильно проводить мозговой штурм: уроки, которые вы извлечете, помогут вам успешно взаимодействовать друг с другом, когда вы вновь встретитесь лицом к лицу.
