Хорошо это или плохо, но встречи с клиентами или сотрудниками - это вполне естественная часть любой работы. И теперь, когда большинство людей вынуждены работать дистанционно из своих домов, эти встречи плавно переместились в интернет, став виртуальными.
Провести продуктивную, целенаправленную и увлекательную встречу со всеми людьми, которые сидят за столом переговоров, достаточно сложно. Делать это виртуально, когда все сидят по своим домам, пытаясь понять, куда смотреть и когда говорить, только все усложняет.
Когда люди физически не сидят за одним столом вместе, может быть трудно заставить всех сосредоточиться на одной проблеме. По словам Арта Маркмана, профессора психологии из Техасского университета: "Когда все сидят в комнате и смотрят на говорящего, вы тоже это делаете просто потому, что все остальные смотрят. А вот когда вы сидите по ту сторону экрана компьютера, то такого давления не имеется".
Где бы присесть... и куда смотреть
Освещение невероятно важно. При проведении встречи вы хотите, чтобы люди могли видеть ваше лицо, особенно в том случае, если вы ведете собрание. В идеале, вам нужно выбрать такое место, где свет находился бы перед вами. Если это невозможно, то возьмите лампу и положите ее рядом с собой, чтобы она освещала ваше лицо. Поверьте, если весь свет будет находиться за вами, то будет труднее увидеть ваше лицо, и в конечном итоге вы будете выглядеть лишь как силуэт.
Затем посмотрите на себя в камеру перед началом встречи, чтобы убедиться, что вас хорошо видно. Однако, как только встреча начнется, старайтесь не фокусироваться на самом себе. Да, очень легко отвлечься на себя и на то, как вы выглядите, но нужно преодолеть это.
Также психолог советует смотреть немного в сторону от вашего экрана, а не прямо на него или на камеру. Не беспокойтесь много о том, что происходит на заднем плане у вас или у вашего собеседника. В эти дни мы делаем все, что возможно, так что если на экране появится чей-то любопытный ребенок, то не привлекайте к нему слишком много внимания. Просто улыбнитесь, помашите рукой и продолжайте разговор дальше. Многие люди сейчас чувствуют себя неловко из-за подобных ситуаций, так что нет смысла усугублять проблему.
Если вы стесняетесь, что люди смогут увидеть обстановку вашего дома, то есть множество различных инструментов, которые позволят изменить свой фон. Однако не выбирайте ничего, что будет неуместно для данной ситуации или будет отвлекать внимание. Ну и конечно, не забудьте хорошенько протереть объектив камеры от любых отпечатков пальцев, особенно если вы используете ноутбук.
Что делать со звуком?
Реальность такова, что вне зависимости от того, что вы будете делать, фоновый шум все равно будет иметься, будь то ребенок, кошка или ваш партнер. Если вы намереваетесь провести большую видеоконференцию с многочисленными участниками, тогда автоматически отключите поступающий звук. Попросите людей подключаться по мере того, как им нужно что-то сказать.
По возможности нужно избегать использования встроенного динамика и микрофона компьютера. Они пропускают слишком много постороннего шума. Если у вас есть проводная гарнитура, особенно с микрофоном, то обязательно подключите ее. Так люди будут слышать только ваш голос, а не лай собаки или крики детей на заднем плане.
Оставайтесь в контроле
Сейчас во время удаленных совещаний в интернете люди должны стать немного более откровенными. При отсутствии прямого зрительного контакта может быть невероятно трудно понять, чья очередь говорить. Так что руководитель собрания должен взять все под свой контроль и убедиться, что у каждого человека есть возможность высказаться. Это может означать, что вам придется называть людей случайным образом или давать быстрые предупреждения о том, кто за кем должен говорить.
Также необходимо заранее разослать повестку дня всем людям, чтобы они смогли подготовиться и в дальнейшем использовать ее, чтобы оставаться в курсе дела. Однако также нужно убедиться, что у вас будут встречи и без четко назначенной повестки дня. К примеру, вы можете раз в неделю организовать часовую встречу для всей команды для того, чтобы вы могли просто поработать вместе и пообщаться. Но при этом важно, чтобы лидер мог вмешаться в случае необходимости.
Необходимо учитывать и то, что когда вы даете обратную связь или проводите виртуально оценку эффективности, не нужно полагаться на свой тон голоса, чтобы передать эмоции. Будьте немного более откровенными с ними. Если вы пытаетесь утешить кого-то заботливым тоном голоса, то скорее всего человек просто не уловит этого. Лучше просто скажите прямо, что вы думаете о ситуации.
Сосредоточьтесь на встрече
Важно быть сосредоточенным на происходящей встрече. Поверьте, вы не сможете добиться этого в том случае, если будете проверять электронную почту или читать социальные сети. Обратная связь - это большая часть успешной встречи, и это включает в себя кивки в знак согласия и другие мелочи. Добавьте больше визуальной информации, чтобы компенсировать отсутствие небольшие шумов, которые собеседники делают во время обычных встреч. Так вы добьетесь возможного максимума от виртуальной встречи.
Нашли нарушение? Пожаловаться на содержание