Рубрики

Отсутствие сильной повестки дня и другие ошибки, которые делают рабочие встречи и собрания непродуктивными

У рабочих слишком много собраний. Треть заседаний непродуктивны, что обходится компаниям в 37 миллиардов долларов в год. Вот некоторые распространенные ошибки при проведении собраний, и что работодатели могут сделать, чтобы исправить их и стать более продуктивными.

У вас нет посредника

Автор «Продвинутых стратегий содействия» Ингрид Бенс определяет посредника как «того, кто вносит вклад в структуру и процесс взаимодействия, чтобы группы могли эффективно функционировать и принимать качественные решения».

У каждой встречи должен быть один человек, который возвращает дискуссию к теме, когда люди идут по касательной, создает пространство для людей и помогает копаться в теме, когда они обнаруживают, что она более сложна, чем первоначально предполагалось. Точно так же эксперт-аккомпаниатор помогает певцу брать высокие ноты, а эксперт-фасилитатор помогает извлечь лучшее из работы команды.

Вы не устанавливаете правила и не следуете им

У каждого есть свои предположения о том, как следует проводить собрания. Но эти предположения не всегда совпадают: некоторые люди думают, что вы должны говорить как можно больше, а другие верят в более взвешенные разговоры.

Марлен К. Ребори, специалист по организационному развитию Университета штата Невада-Рено, говорит, что основные правила - «это явные правила, которым группа обязуется следовать, чтобы способствовать продуктивным дискуссиям».

Она предлагает несколько примеров, таких как:

  • отделить людей от проблемы;
  • уважать разные точки зрения;
  • разделить ответственность за соблюдение основных правил.

Вы слушаете громкую речь, а не эксперта

Исследования, проведенные в Университете Юты, показывают, что людям крайне трудно отличить экспертов по данной теме от самого громкого человека в комнате.

Как говорит Wall Street Journal доцент Брайан Л. Боннер, мы полагаемся на «грязные прокси для экспертизы», вместо того чтобы фактически вникать в содержание того, что говорят знающие люди. То, что они громкие, не значит, что они правы.

Вы пьете слишком много (или недостаточно) кофе

Исследование влияния кофеина на людей на собраниях обнаружило удивительное гендерное различие. Когда мужчины пьют кофе во время стрессовых встреч, они работают хуже. Когда женщины делают то же самое, они работают лучше.

Хотя исследователи не могут сказать наверняка, они делают вывод, что разница заключается в том, как люди разного пола склонны реагировать на стресс. В блоге Research Digest, посвященном психологии, сообщается, что женщины придерживаются «совместного, защищающего друг друга стиля», в то время как мужчины обычно демонстрируют реакцию «бей или беги», и первый вариант лучше подходит для встреч.

Вы считаете время, а не задачи

Генеральный директор Facebook Шерил Сэндберг не ждет, чтобы завершить встречу на 15-, 30- или 60-минутной отметке. Дни Сэндберг - это целый ряд встреч, которые она проводит с помощью специальной тетради. В ней она хранит списки дискуссионных вопросов и предметов действий. Она вычеркивает их один за другим, и как только отмечается каждый элемент на странице, она вырывает страницу и переходит к следующей. Если каждый пункт выполняется за 10 минут, встреча заканчивается.

Другими словами: создайте список на повестку дня, выполните каждый пункт, а затем закончите дискуссию.

37 % собраний начинаются поздно в основном потому, что кто-то на них опаздывает. Это приводит к тому, что опоздавший чувствует себя виноватым, в то время как другая часть людей обижается, так как им придется сидеть на собрании еще дольше.

Вы устали от сокрытия собственных эмоций

Есть много поверхностных действий на работе, когда вы управляете своими эмоциями, показывая «правильные чувства» для контекста, в то время как действительно чувствуете себя иначе. Например, это может произойти, если у вас произошла ссора с вашим партнером, перед тем как поговорить с клиентом или посетить совещание, где вам нужно притвориться счастливым.

Исследование 2013 года показало, что сокрытие эмоций отвлекает внимание от фактического выполнения работы в краткосрочной перспективе и приводит к выгоранию в долгосрочной перспективе.

Вы едите во время встречи

Если все остальные не едят, то и вы не должны.

Если вы едите во время встречи, «вы можете шуметь или издавать запахи», которые мешают процессу, отмечает эксперт по этикету Барбара Пахтер.

У вас нет списка на повестку дня

Если у вас нет подробного списка того, что нужно решить, как у Шерил Сэндберг, тогда вы не будете понимать, на чем вы остановились или с чего вам нужно начать. Не игнорируйте это, потому что учет всех вопросов очень важен, а списки как нельзя лучше помогают вам конструировать диалог с сотрудниками.

Телефоны

Использование телефона во время встречи - проявление грубости. Это отвлекает всех. Это показывает, что вы отдаете приоритет электронным письмам, текстам и твитам других людей, а не текущему занятию.

Даже не стоит держать телефон на столе, так как постоянные оповещения могут отвлекать и вас, и всех сотрудников. В конечном итоге все просто медленно отойдут от животрепещущей темы.

Спрячьте гаджет в карман или сумку и установите виброрежим.