У нас есть предложение для вас. Прекратите организовывать свой день на основе времени. Вместо этого думайте с точки зрения приоритетов. Как только вы это сделаете, вы будете быстрее продвигаться к своим бизнес-планам и целям. Позвольте нам объяснить, как это сделать!
Время против приоритетов
Когда вы запускаете или пытаетесь развивать бизнес, каждый день - это суета. Даже если вы стремитесь поддерживать прочный баланс между работой и личной жизнью, ваш график может заполниться еще до того, как вы доберетесь до офиса.
Для многих из нас наш первый инстинкт - создать список дел и организовать наши дни в аккуратные блоки времени. Мы испытываем чувство выполненного долга в тот момент, когда проходим следующий пункт в нашем списке. Но, как выясняется, это не самый эффективный способ управления нашим рабочим днем.
Для начала, большинство людей сильно недооценивают, сколько времени потребуется проекту, а это явление, известное как ошибка планирования. То же самое случается, когда ремонт домов занимает больше времени, чем планировалось, а предприниматели отстают от прогнозов доходов.
Гай Кавасаки, главный евангелист Канвы, поделился своим методом решения этой слишком распространенной проблемы: «Как правило, когда я вижу прогноз, я добавляю один год к сроку поставки и умножаю доход на 0,1».
Это может произойти из-за неуверенности в нашей способности делать вещи, но в конце мы тратим драгоценное время на планирование, когда наши усилия могут быть перенаправлены в другое место. Вот почему мы предлагаем вместо этого сосредоточиться на приоритетах и выяснить, как достичь своей личной максимальной производительности. Вот три стратегии, чтобы вы смогли справиться с этим.
Расставьте приоритеты по важности
Первый шаг - определение ваших приоритетов в зависимости от важности. Мы склонны концентрироваться на самых насущных задачах или на выполнении как можно большего количества задач. Вместо этого нам следует больше посвящать вещам, которые нас интересуют, и делать их лучше - идея, которую Грег МакКаун, автор книги «Дисциплинированная погоня за меньшим», называет эссенциализмом.
В то же время мы не должны расстраиваться из-за того, что отказываемся от менее важных видов деятельности, требующих нашего времени. Как пишет МакКаун: «Эссенциалисты видят компромиссы как неотъемлемую часть жизни, а не как неотъемлемо отрицательную часть жизни. Вместо того чтобы спрашивать: "От чего я должен отказаться?", они спрашивают: "На что я хочу пойти дальше?"»
Конечно, как предприниматель вы неизбежно встретитесь с такими моментами, когда вам придется решать неотложные задачи сразу, а делегирование исключено. И все же, в других случаях, когда задача находится где-то посередине, сложно определить уровень ее приоритетности. Но что же тогда делать?
Матрица решения
Матрица решений Эйзенхауэра - это полезный инструмент для определения того, какие задачи заслуживают вашего внимания и когда. Она состоит из четырех квадратов разных цветов:
- Первый квадрат очень важен: задачи, которые являются срочными и важными, и вы должны решать их в один и тот же день. Он имеет зеленый цвет.
- Второй квадрат включает задачи, которые важны для долгосрочной, но не срочной перспективы - вещи, которые требуют вашего личного внимания, но не сразу. Он имеет голубой цвет.
- Задачи, которые являются срочными, но не важными, попадают в квадрант три - идеальные элементы для делегирования другим членам вашей команды. Это желтый квадрат.
- Наконец, действия, которые не являются ни важными, ни срочными, попадают в четвертый сектор. Вы их хорошо знаете: ищите другое приложение для повышения производительности или просматриваете ваш канал в «Твиттере». Вам следует полностью избегать задач четвертого квадранта, если они не станут более важными в будущем. Такой квадрат окрашен красным.
Нарисуйте его в своем ежедневнике или на листе и приклейте на доску дел, чтобы всегда знать, что вам нужно сделать сегодня.
Определите ваши лучшие времена
Следующий шаг включает в себя использование ваших естественных ритмов энергии.
У всех нас есть приливы и отливы энергии в течение дня, включая наши лучшие времена - те драгоценные часы, когда наше мышление кристально ясно, и мы делаем все возможное, чтобы творить. Например, для некоторых, это ранние утренние и ранние вечерние периоды. Для других это ночь, а для третьих - обед.
Планируя приоритеты в лучшее время, мы решаем самые важные задачи, когда находимся на вершине нашей игры, - и именно так происходит реальный прогресс.
Исследование на этот счет
Исследования показали, что выбор времени проекта может оказать существенное влияние на когнитивные способности. Так что, если вы считаете себя «утренним» человеком, вам стоит задуматься над тем, чтобы выполнять особо сложные проекты в это время.
Согласно Даниэлю Пинку, автору книги «Когда: Научные секреты идеального времени», 75 процентов людей проводят свои дни в три этапа:
- пик;
- провал (или спад);
- период восстановления.
Остальные 25 процентов испытывают это в обратном порядке:
- восстановление;
- провал;
- затем пик.
Если вы не уверены, когда наступят ваши лучшие времена, попробуйте вести дневник в течение нескольких дней и записывать свои энергетические уровни каждый час или около того. Это может показаться большим домашним заданием, но вы будете удивлены тем, как быстро вы начнете распознавать свои естественные паттерны.
Установите границы вашего графика
По словам проинвестора Пола Грэма, существует два типа графиков: график менеджера и график производителя. Расписание менеджера следует традиционному подходу, когда встречи и другие задачи организуются на почасовой основе. Производители, с другой стороны, видят свой день с точки зрения проектов. Они перестают работать, когда они удовлетворены своим прогрессом; не когда начинается следующая встреча.
В идеальном мире менеджеры и производители работали бы в соответствии со своими предпочтениями. В реальном мире мы работаем в команде и должны согласовывать наши графики с другими. И хотя боссы часто работают над графиками менеджера, творческие личности - дизайнеры, программисты, специалисты по UX, писатели и т. д. - обычно работают над графиками производителя.
Для того чтобы инновации происходили, важно, чтобы производители могли процветать даже в условиях графика работы менеджера.
Переосмыслите свой день
Когда мы расставляем приоритеты в основных видах деятельности и работаем в соответствии с нашими естественными ритмами, мы видим результаты раньше. Хотя мы не можем полностью выключить часы, мы можем выделить время, чтобы найти это священное состояние продуктивности.
Считайте, что это новый способ решать каждый день - давать себе разрешение выполнять работу, которая нас удовлетворяет, а не просто заполнять наши часы работой.
