Деловые встречи являются важнейшим компонентом бизнес-процессов, которые при удачном истечении могут способствовать развитию компании. Насколько переговоры будут продуктивными и выигрышными, в конечном итоге решит их содержание. В каждом случае ключевую роль играет целый пласт индивидуальных условий и обстоятельств. Но есть и общие базовые факторы планирования деловых встреч, которые могут так же повысить шансы на успех.
1. Правильная подготовка
К деловым переговорам нельзя подходить спонтанно и рассчитывать, что все необходимые тезисы будут сформулированы непосредственно в ходе беседы. С такой позицией ничего кроме уступок по своим интересам ждать не придется.
На первом этапе подготовки определяется позиция компании в переговорах на встрече. Независимо от прогнозов исхода, изначально должна быть поставлена четкая цель, в рамках которой устанавливаются и границы возможных отступлений.
Важна и психологическая подготовка, от которой во многом и будут зависеть шансы на успех в переговорах. Непосредственно перед встречей необходимо выдержать паузу, чтобы освободить ум от эмоциональной нагрузки. Следует готовиться не только уверенно доносить и раскрывать свои аргументы, но и слушать собеседника, понимая суть его позиции.
Вопросы для подготовки к переговорам
Вышеназванные пункты подготовки можно кратко сформулировать в следующих вопросах, на которые должны быть даны ответы:
- Какова позиция и цель компании в контексте планируемой встречи?
- Какая информация должна быть озвучена в качестве доводов и аргументов?
- Каким будет содержание фактической базы при изложении позиции?
- Какими психологическими средствами допустимо действовать при переговорах?
2. Определение времени и места встречи
Этот фактор может казаться второстепенным и даже ничего не решающим, но специалисты по бизнес-тренингу настоятельно рекомендуют обращать на него самое пристальное внимание.
Например, время суток играет немаловажную роль, так как у разных людей свое время пиковой активности и работоспособности. Кто-то более энергичен утром, а у кого-то лучше всего потенциал раскрывается во второй половине дня. Соответственно, время суток повлияет на качество восприятия информации, реакции и готовность быстро сосредотачиваться.
Место тоже подбирается индивидуально. Учитывать следует такие факторы внешнего воздействия, как температура окружающей среды, замкнутость или открытость площадки, стиль интерьера и присутствие других людей в зоне переговоров. Все эти параметры способны влиять на психологическое состояние.
Разумеется, следует быть готовым к компромиссу в выборе условий проведения встречи, так как и другая сторона будет отстаивать свое право на определение места и времени. Но главное в том, чтобы и к моменту обсуждения обстановки были сформулированы четкие требования со своей стороны.
3. Подключение эмоционального интеллекта
Специалисты отмечают, что в корпоративных средах все больше возрастает ценность эмоционального интеллекта (EI). В некоторых областях это качество приносит больше пользы, чем умственный интеллект (IQ).
За что же будет отвечать EI в процессе переговоров? Наряду с фактической и конструктивной стороной обсуждения тех или иных вопросов участники беседы всегда ощущают условно эмоциональную атмосферу мероприятия. Это относится и к общему тону переговоров, и к психологическому настрою отдельных участников. Умение «читать» эти настроения дает стороне переговоров преимущество, так как она получает больше информации о своих партнерах.
Получаемые через ситуационный анализ EI сведения помогут прямо в ходе обсуждения менять тактику, корректировать характер высказывания определенных фактов и пускать в ход более приемлемые психологические средства воздействия за счет языка тела.
Важно подчеркнуть, что аналогичным инструментом может владеть и противоположная сторона. Поэтому следует подготовить и соответствующую защиту. Информация, получаемая через EI, ценна своей достоверностью. В отличие от фактов и утверждений, эмоциональный фон более правдоподобен и искренен. Он не позволяет обмануть собеседника, который умеет расшифровывать тот же язык жестов.
Создавать ложные эмоциональные сигналы особенно в процессе оживленных и непредсказуемых переговоров крайне трудно, но их можно стараться скрывать. По этой причине психологи часто рекомендуют не показывать выраженных эмоций, независимо от их оттенка.
Заключение
В дополнение ко всему стоит отметить и значимость делового этикета. Какой бы ни была позиция, условия встречи и ее дальнейший ход, всегда следует придерживаться уважительного отношения к партнерам. Даже если в рамках конкретных переговоров в этом не будет необходимости, в долгосрочной перспективе систематической соблюдение правил делового стиля поможет завоевать репутацию ответственного бизнесмена, с которым в принципе можно вести серьезные переговоры.
