Собрания давно критикуются экспертами как непродуктивный элемент рабочего процесса в деловой среде. Сама концепция планерок, встреч и обсуждений не ставится под вопрос как технология решения тех или иных корпоративных вопросов. Однако из-за неправильной организации и проведения собраний компания получает лишь дополнительную статью неоправданных расходов, добавляя к этому и снижение мотивации сотрудников, которые бесцельно проводят время.
Ниже представлены 5 основных ошибок, которые допускают руководители при организации подобных собраний.
Отсутствие четкой цели
Обычно данные мероприятия организуются с определенной повесткой, а цели вырабатываются уже по ходу обсуждения. Это в корне неверный подход, поскольку изначально должна быть сформулирована задача, которую нужно решить. Без цели встреча не даст никакого внятного результата и пройдет бессмысленно.
Сбор всей команды
В любой компании неизбежно возникают повестки, предполагающие присутствие на собраниях всего коллектива. Но даже в таких ситуациях именно весь сбор может себя не оправдать. Дело в том, что активное участие каждого члена команды в процессе обсуждения или снижает качество мероприятия, или вовсе отменяет такое же представление позиции коллег.
Первично следует определить наиболее заинтересованные группы сотрудников в контексте решения поставленных задач. Возможно, это будут впоследствии непосредственные исполнители намеченных планов.
Отсутствие плана со структурой обсуждения
У собрания должен быть определенный план с регламентом обсуждения. Именно от него будет зависеть качество выступлений. В плане продумываются не только основные вопросы с очередностью тем и высказываний, но и технические моменты наподобие порядка рассаживания участников, обеспечения мероприятия специальной аппаратурой и т. д.
Непредсказуемость обсуждения
Ценность собрания будет невысокой, если вместо соблюдения регламента участники перейдут в формат жарких споров с конфликтами. Острые вопросы и даже провокационные темы – это тоже полезные компоненты дискуссии, однако всегда важно уметь их контролировать. Организатор должен предугадывать такие моменты и своевременно сглаживать ситуацию, что тоже просчитывается заранее.
Ограниченные выводы
Кажется логичным завершение встречи на фиксации определенных выводов и предстоящих задач. Но этого недостаточно. Важно уделить 10-15 мин в конце или после собрания именно для подтверждения запланированного вместе с участниками, прямо вовлеченными в процессы достижения поставленных целей.
