Мир стремительно меняется. У нас теперь есть регулярные видеозвонки на платформах, о которых мы впервые услышали в прошлом месяце, есть разговоры в Instagram, и мы используем для рабочих коммуникаций Slack. Всего несколько лет назад многие из нас думали, что электронная почта устареет к настоящему времени.
Но так или иначе, большинство из нас точно так же пользуется почтовым ящиком, как и раньше. Электронная почта по-прежнему является одним из самых удобных прямых способов общения с коллегами и клиентами, более подходящим методом для передачи больших новостей своей команде на работе и, честно говоря, отличным способом поддерживать контакт с близкими.
Мой почтовый ящик в один прекрасный момент вышел из-под контроля. В нем было столько писем, что уже невозможно было во всем разобраться: рекламные сообщения, подписки, про которые я уже забыла, сообщения от подруги. У меня возникло желание просто взять и завести новую почту, но мой муж, программист, подсказал, как можно все быстро отсортировать и получить максимальную пользу от использования почтового ящика.
Измените настройки своей электронной почты, чтобы сначала показывались непрочитанные сообщения
Сортируйте свой почтовый ящик по "непрочитанному", а не хронологически. Муж подсказал, что это позволит не пропустить ни одного важного сообщения. Если что-то еще не было прочитано или отсортировано, оно остается в верхней части почтового ящика. Это оказалось очень удобно, и теперь я не пропускаю важных сообщений из-за своей невнимательности.
Подпишитесь на новостную рассылку, которая действительно вас интересует
Муж посоветовал мне зарегистрироваться бесплатно на любимом новостном сайте, чтобы получать ежедневную электронную почту. Чтение новостей должно быть приятным независимо от того, что происходит в мире. Все остальные подписки я проверила и удалила. Мне казалось, что когда-нибудь они мне обязательно пригодятся. Оказалось, что за несколько лет я даже не читала их письма.
Сделайте свои тематические строки как можно более конкретными
Я обычно очень много времени теряю в поиске конкретного письма, потому что просто не могу вспомнить строку темы. Оказалось, есть простое решение для этого: включите наиболее важные сведения в строке темы. Например, когда мы создаем темы для всего, что относится к видео YouTube, каждая строка темы форматируется одинаково: “[дата] видео – [название видео].” И если мы переписываемся по электронной почте с клиентом, мы всегда должны включать имя клиента и конкретную кампанию в теме письма.
Запускайте новые потоки, когда движение вышло из-под контроля
Это особенно важно, если вы вводите новую информацию или аспект в проекте. Я считаю, что, как только поток выходит за пределы 15-20 сообщений, он начинает выходить из-под контроля. Особенно, если человек, с которым я общаюсь, не использует ту же платформу, и форматирование становится все более сложным с каждым новым сообщением. Сделайте себе и всем, с кем вы общаетесь, одолжение, и просто начните новый поток сообщений.
Используйте папки для различных проектов
Подобно идее сделать ваши тематические строки как можно более конкретными, одна из самых простых вещей, которые вы можете сделать, - это на самом деле сортировать ваши сообщения в папки. Вы можете создавать папки для конкретного времени, такие как “сегодня” и “на этой неделе”, и сортировать сообщения по тому, когда они нуждаются в ответе. Я люблю сортировать свои сообщения по проектам, так что могу легко найти темы и избежать необходимости задавать одни и те же вопросы более одного раза.
Мой муж также советует мне использовать папки, чтобы держать мои личные письма отдельно от связанных с работой. Я уже давно использую электронную почту как свою любимую форму личной переписки: это как писать письмо, но гораздо удобнее.
Создавайте шаблоны для сообщений, которые часто отправляете
Я уверена, что вы тоже часто отправляете только слегка измененную версию одного и того же письма. Наличие предварительно написанного шаблона является огромной экономией времени в этом отношении. Вы можете использовать функцию шаблонов в своей электронной платформе, но я считаю, что мои шаблоны также легко хранить в приложении «Блокнот» на моем рабочем столе. Я просто копирую и вставляю по мере необходимости, это позволяет мне значительно упростить работу!
Уберите уведомления
Мне кажется, что я трачу очень много времени в течение рабочего дня, чтобы проверить "мыло". И я легко могу отвлечься от чего-то важного и начать отвечать на сообщения, которые не являются срочными. Мой муж посоветовал мне отключить уведомления о новых письмах на телефоне, чтобы не отвлекаться каждый раз, когда приходит письмо. Вместо этого я проверяю почту в среднем раз в час, когда у меня есть перерыв между заданиями. На важные письма я отвечаю сразу, на все остальные – в конце рабочего дня.
