Рубрики

Слишком много задач в вашем списке дел? 7-ступенчатая система, которая поможет справляться с ними всего за 30 минут

Есть мелкие задачи, которые не требуют особой умственной нагрузки и большого количества времени на выполнение. Тем не менее, эти дела не являются приоритетными, а потому вытесняются более важными, поэтому изо дня в день откладываются "на завтра". Проходит время, а эти задачи остаются нерешенными, что жутко раздражает. Эксперт по тайм-менеджменту Тамара Саймон рассказывает, как поступать в таком случае.

Суть проблемы

В первую очередь давайте выясним, что же это за дела, которые не являются срочными, но обязательны к выполнению. Например, перебросить фотографии с телефона на компьютер, оформить заказ в интернет-магазине, передать показания счетчика, зарегистрироваться на каком-то портале и т.д. По сути, это второстепенные вещи, поэтому нет ничего удивительного в том, что вы отвлекаетесь на более значимые дела, игнорируя незначительные задачи. Тем не менее, каждый день вы хлопаете себя по лбу и сетуете, что опять забыли отправить другу фотографии с вечеринки.

Особенность этих дел заключается в том, что на выполнение каждого требуется не более пяти минут. Так почему бы не объединить их в один список и не выделить время на их выполнение? Именно такой подход предлагает Тамара. Она разработала семиступенчатую систему, с помощью которой у вас никогда не будет актуальной проблема нерешенных дел.

Шаг 1. Выделите себе тридцать минут в день

Вы можете выбрать любое удобное для вас время. Например, утром, когда вы приходите в офис и загружаете компьютер. Либо дома после завтрака, но перед выездом на работу. Или в середине дня, когда, например, у вас обеденный перерыв. Время суток не играет никакой роли. Просто в своем графике выделите промежуток в полчаса, когда вы точно сможете уделить время мелким задачам.

Шаг 2. Зафиксируйте дела на бумаге

Как только вы вспоминаете, что вам нужно сделать какое-то мелкое дело, не отвлекайтесь от основной работы, а просто фиксируйте его на бумаге. Возьмите стикер и так и напишите: "Отправить фотографии Ире" или "Заказать сумку в интернет-магазине таком-то" .

Тамара придерживается одного простого принципа: один листик - одно дело. Далее все стикеры она клеит на стену так, чтобы эти дела находились перед глазами. Вы можете поступить иначе и записать все в блокнот или в дневник (точно так же, как в школе мы записывали домашнее задание). Только помните, что в этот список заносятся задачи, на выполнение которых у вас уйдет не более пяти минут.

Шаг 3. Рассортируйте задачи

Тамара пользуется принципом визуальной сортировки. То есть если выполнение каких-то задач требует использование компьютера, то она размещает стикеры рядом с рабочим столом. Если нужно что-то сделать, например, дома, тогда она прикрепляет листики на графическую доску или магнитиками на холодильник.

Вы можете выбрать удобный лично для вас вариант. В том случае, если вы записываете дела в блокнот, то вы можете сразу сортировать их по разделам. Например, "Компьютер", "Уборка", "Работа", "Дом" и т.д.

Шаг 4. Определение приоритетов

Далее вам следует определить, какие дела являются срочными, а какие можно отложить на определенный срок. Вы также можете их рассортировать в своем дневнике, поставив напротив более важных восклицательный знак. Например, если коллега попросил вам прислать какие-то документы до послезавтра, то можете сразу ставить пометку срочности. Если же задача может подождать, тогда никак ее не отмечайте - просто фиксируйте на бумаге.

Шаг 5. Подготовка к завтрашнему дню

Тамара говорит, что каждый вечер перед тем, как покинуть офис она просматривает свои стикеры и берет с собой семь важных дел. Почему именно семь? Все очень просто: семь дел, по пять минут на выполнение каждого - вот и получается те самые полчаса, о которых было сказано в первом шаге. Простая арифметика.

Шаг 6. Таймер

И вот на следующий день вы приносите заметки в офис. Тамара делает так: пока загружается компьютер, она просматривает стикеры, а затем включает таймер на телефоне. Обязательно нужно засекать время, чтобы не превышать установленный лимит. Как говорит эксперт, таймер подстегивает вас к тому, чтобы быть более продуктивным и делать все в быстром темпе.

Шаг 7. Вычеркните завершенные дела

Это самый приятный момент. Тамара комкает и выбрасывает в мусорное ведро стикер с выполненной задачей. Это дарит чувство удовлетворения. Если вы фиксируете заметки в дневнике, то можете сразу вычеркивать пункты после завершения.

Нашли нарушение? Пожаловаться на содержание