Рубрики

Специалист по маркетингу рассказал, как писать деловые письма так, чтобы на них отвечали

Деловая переписка по электронной почте – это целое искусство. Здесь есть свои правила этикета и нормы, которых следует придерживаться, если вы хотите найти общий язык с нужным человеком. Однако одно дело – когда общаешься со знакомым и совсем другое – когда пишешь новому деловому партнеру. Здесь нужно быть максимально деликатным и осторожным. Специалист по маркетингу Хиллел Фалд рассказал о нюансах ведения деловой переписки. Так что берите себе на вооружение.

Интригующая тема

В первую очередь вы должны задать себе вопрос: «Какова цель моего письма?». Это позволит вам лучше отобразить в поле «Тема» свой запрос. Не игнорируйте данный пункт и не отправляйте сообщение без заголовка. Велика вероятность, что его проигнорируют.

Еще одна распространенная ошибка – это указывать в теме всю суть письма. Получатель сразу поймет, о чем речь, и ему станет неинтересно читать подробности. Ваша цель – заинтриговать человека так, чтобы он подумал «Расскажи мне больше» и открыл послание. Подумайте о получателе, поставьте себя на его место. Рассмотрите варианты заголовков, исходя из особенностей собеседника: поразмыслите над тем, что могло бы вызвать его любопытство.

Начните с контекста

Поскольку получатель вас не знает, это само по себе является проблемой. Вам нужно начать выстраивать доверительные отношения практически с нуля, а это задача не из легких. Тем не менее есть хороший выход из затруднительного положения. С первых строчек нужно сообщить человеку, как вы нашли адрес его электронной почты и что вы от него хотите. Хороший пример сообщения: "Здравствуйте, Александр! Меня зовут Михаил. Иван дал мне адрес вашей электронной почты, поскольку посчитал, что именно с Вами лучше всего обсудить мой новый проект. Он порекомендовал мне Вас, как отличного специалиста…».

Подобный контекст даст вам возможность сразу вызвать интерес у собеседника, показать, что не являетесь «человеком с улицы». Напротив, у вас есть общие знакомые, а этот факт уже сближает и позволяет установить доверительные отношения. Если вы обращаетесь к собеседнику не по рекомендации, постарайтесь заранее «навести мосты»: добавьтесь в друзья в социальных сетях (лучше всего – в Linkedin), оставьте комментарии или сделайте репост его записи и т.д.

Краткость – сестра таланта

Мы живем в быстро меняющемся мире. Быстрый ритм нашей жизни не дает возможности тратить драгоценное время на прочтение сочинений объемом в несколько страниц. Если вы отправите длинное сообщение, то произойдет следующее: получатель откроет письмо, увидит большой текст и, скорее всего, его закроет.

Соответственно, ваша цель – это написать максимально короткое, емкое и лаконичное послание. В то же время вы должны четко и ясно излагать мысли, чтобы человек понял, кто вы такой и по какому вопросу к нему обращаетесь. После контекстного вступления, описанного в предыдущем пункте, сразу приступайте к изложению сути вашего письма. В первом абзаце укажите, что вы хотите от собеседника. Только после этого вы можете вкратце уточнить, почему вы обращаетесь именно к этому человеку и почему, по вашему мнению, он является тем, кто может вам помочь. Пример подобного обращения:

«Здравствуйте, Александр! Меня зовут Михаил. Елена сказала, что вы сможете помочь мне познакомиться с Иваном из такой-то фирмы. Дело в том, что сейчас я работаю над проектом, концепция которого совпадает с проектом Ивана, поэтому мы были бы друг другу полезны. Суть моего стартапа заключается в том….».

Вместо заключения

Электронная переписка – это необходимый инструмент для установления и налаживания необходимых связей. Если вы будете следовать вышеперечисленным советам, будьте уверены в том, что ваши письма не останутся без ответа, а ваш бизнес пойдет в гору.

Нашли нарушение? Пожаловаться на содержание