Контракты подписаны, и бюджет утвержден. Теперь вы официально на борту, и пришло время приступать к работе! Начать свой проект с начальной встречи - отличный способ заложить основу для успеха и закрепить решение вашего клиента задействовать ваши услуги.
Начальная встреча объединяет всех, кто будет участвовать в проекте, чтобы у них было общее понимание его целей, результатов и рабочего процесса. Выполните следующие пять шагов, чтобы она была информативной и интересной.
1. Проведите фоновые исследования и соберите данные
При подготовке к стартовой встрече потратьте некоторое время на сбор данных. Скомпилируйте все документы, относящиеся к вашему проекту, такие как бюджет, график и предоставленные материалы. Потратьте некоторое время, чтобы обдумать желаемые результаты и поговорить с клиентами об их целях.
2. Поговорите с ключевыми заинтересованными сторонами
Большая часть вашего исследования также будет включать интервьюирование ключевых заинтересованных сторон проекта. В максимально возможной степени расширьте этот список, чтобы включить всех людей, которым будет поручено выполнение или управление результатами проекта - не ограничивайте эти разговоры только членами совета директоров. Расширяя список заинтересованных сторон, вы получите более глубокое понимание организации, что поможет вам добиться еще лучших результатов.
Организуйте эти встречи как индивидуальные или небольшие групповые занятия, которые способствуют открытому и честному обсуждению. Эти интервью могут помочь сломать лед, а также позволят вам получить индивидуальные взгляды на проект. Например, если этот проект является попыткой переделать предыдущий, спросите о проблемах, которые возникали в прошлом. Что сработало, а что не сработало? С какими конкретными трудностями пришлось столкнуться?
Задавайте вопросы, которые дают представление об организационной культуре и выявляют любые потенциальные препятствия. Что вы должны сделать, чтобы проект был успешным? Есть ли другие люди или отделы, которые должны быть включены? Как проект повлияет на отдельные заинтересованные стороны?
3. Подготовьте стратегию проекта
Собрав эти данные, вы можете приступить к разработке стратегии проекта. Этот процесс будет включать анализ проблемы клиента для определения конкретных рекомендаций. Интервью, которые вы провели, и данные, которые вы собрали, окажутся полезной информацией, на этом и будет основана ваша стратегия. На данном этапе вы можете рассмотреть возможность использования бизнес-структуры, такой как SWOT или Five Forces, чтобы помочь вам в стратегическом анализе.
4. Создайте повестку дня и попрактикуйтесь в презентации
С учетом ваших исследований и стратегии проекта нужно спланировать вашу встречу. Изложение плана, составление официальной повестки дня и заблаговременная практика вашей презентации помогут вам чувствовать себя уверенным и подготовленным. Во время стартовой встречи вашего проекта вы должны:
- Представить себя и членов команды клиента.
- Рассмотреть масштаб и цели проекта.
- Сделать обзор сроков и этапов высокого уровня.
- Изучить обязанности и результаты проекта.
- Подтвердить предложенный рабочий процесс.
- Определить потенциальные проблемы и шаги, которые вы предпримете для их решения.
- Подтвердить следующие шаги.
- Записать любые решения, принятые во время встречи.
5. Координируйте детали и график встречи
На встрече должны присутствовать ваши основные клиенты, а также ключевые заинтересованные стороны. При планировании собрания предложите участникам несколько различных вариантов дат и времени. Если вы проводите собрание лично, обязательно бронируйте конференц-зал или, если вы проводите виртуальную встречу, убедитесь, что у всех есть номер конференц-связи и информация для входа. Помните, что установление общения и координации с самого начала поможет обеспечить успешность проекта.
Нашли нарушение? Пожаловаться на содержание