Бывало ли так, что вы не успевали выполнить в установленный срок поставленные руководством задачи? Когда вы принимали их в работу, время было на вашей стороне, но внезапно вы обнаружили, что до реализации проекта или подписания важного контракта остается всего несколько дней, а вы еще даже не начинали просчеты или переговоры? Из-за чего такое происходит?
Все это случается из-за того, что вы не умеете правильно распоряжаться своим временем и планировать рабочий график. В результате вы начинаете паниковать, не можете нормально спать по ночам, литрами потребляете кофе, оправдываетесь перед боссом и подвергаете себя огромному стрессу. К счастью, есть один секрет, который позволит вам все успевать и работать максимально продуктивно. О нем вы узнаете далее из этой статьи.
Основная ошибка многих людей
Большинство среднестатистических офисных работников при нехватке времени придерживается совершенно неправильной стратегии. Они начинают трудиться изо всех сил, слишком перенапрягая себя, в результате чего все идет не самым лучшим образом. Это распространенная ошибка, которую совершают многие. Но выполнение задания любой сложности не отнимет слишком много времени, если рационально подходить к его реализации и не откладывать важный проект на потом.
Практикуя такой подход, вы будете не только меньше напрягаться, но и более продуктивно работать с минимальными физическими затратами. Как утверждают специалисты, чем больше времени вы уделяете задаче, тем больше времени она займет. Это высказывание взято из закона Паркинсона. Более подробно о нем мы поговорим далее.
Закон Паркенсона
В его основе лежит суждение, что любые дела подобны воде. Если вы нальете ее в большую чашу, то она растечется, заполняя все свободное пространство. Это подобно любой задаче. Если она рассчитана на один час, но вы растягиваете нее на неделю, то нет ничего удивительного, что в какой-то момент времени все выйдет из-под контроля.
Закон Паркинсона вокруг нас. Он распространяется как на профессиональную среду, так и повседневную жизнь. Немного подумав, можно найти огромное количество его примеров. Количество вашей работы не зависит от того, сколько времени вы на нее выделяете. Как показывает практика, большинство людей выполняет даже элементарные задачи намного дольше, чем они действительно этого требуют. Из-за слишком тщательного обдумывания они медлят, что, в свою очередь, негативно сказывается на общей производительности. Преимущество закона Паркинсона заключается в том, что с его помощью можно разработать несколько стратегий, направленных на рациональное управление временем. Далее будут рассмотрены наиболее эффективные из них.
Установите временные ограничения на выполнение задачи
Многие люди думают, что составить список приоритетных задач достаточно для продуктивной работы. Однако, он учитывает лишь то, что вам необходимо сделать, но в нем ни слова не сказано о временных издержках. Именно из-за этого вы чаще всего и не успеваете в установленный срок реализовывать проекты.
Одним из наиболее эффективных способов повышения эффективности труда является установка на выполняемые задачи ограничения по времени. Это позволит работать в одном ритме и успевать намного больше. Поставьте для себя крайний срок, до наступления которого все должно быть выполнено. Строго придерживайтесь его и не пытайтесь искать себе какие-либо оправдания. Да, будет сложно, но в конце вы точно будете довольны достигнутым результатом.
Следите за своим временем
Поставить ограничения на каждую из выполняемых задач еще недостаточно. Никогда нельзя быть уверенным, что установленный лимит времени является реалистичным. Возможно, вы просто переоценили собственные силы, поддавшись своим амбициям. Поэтому вы должны отслеживать свое время. В этом вам могут помочь трекеры. Они позволят оценить, как долго вы занимались той или иной задачей.
Владея подобной информацией, можно поставить оценку результатам своих усилий и в случае необходимости внести определенные корректировки в распорядок дня. Возьмите за правило составлять каждое утро составлять список всех дел, которые следует сделать в первую очередь. А вечером по возвращении с работы домой сделайте анализ результатов своей работы. Если они вас не устраивают, то значит нужно что-то менять.
Планирование 30-минутными интервалами
Далеко не все задачи требуют много времени на выполнение. Со многими из них можно справиться за 30 минут, если не давать себе расслабиться и не отвлекаться на посторонние дела. Поэтому вы должны стремиться к тому, чтобы справляться с ними как можно за меньший промежуток времени.
Используйте результаты, полученные при исследовании продуктивности своей работы. Они позволят определить, сколько 30-минутных блоков вам необходимо для выполнения конкретной задачи. Помимо этого сегодня в продаже есть множество различных электронных гаджетов, позволяющих организовать рабочий процесс по типу коротких спринтов. Используйте их, если не успеваете вовремя выполнять поручения руководства.
Поэтапное выполнение сложных проектов
Далеко не всегда босс ставит нам задачу, выполнить которую можно за 30-60 минут. Иногда вы будете сталкиваться с очень сложными проектами, требующими несколько дней, а то и недель плодотворной работы. Но и в этом случае можно укладываться в установленные сроки, если использовать поэтапный подход. Разбейте проекты на отдельные задачи, каждую из которых выполняйте в строго установленные временные интервалы. Так вы сможете не только упростить себе жизнь, но и оценить реальные сроки реализации.
Неплохим вариантом будет завести собственный блог, в котором вы опишете подробный план и будете публиковать достигнутые результаты работы. Это будет мотивировать вас на достижение поставленной цели и не позволит расслабиться ни на минуту. Многие успешные люди практикуют подобный подход.
Установите время для завершения работы в течение дня
Большинство людей не успевает ничего делать, поскольку ищет себе множество оправданий. Я очень устал, у меня слишком много дел, мои старания никто не оценит, я в любом случае не успею сделать это вовремя... Размышляя подобным образом, вы изначально настраиваете себя на провал. Необходимо мыслить совершенно противоположным образом.
Скажите себе, что должны выполнить все поставленные задачи до окончания рабочего дня, чтобы пойти домой со спокойной совестью и чистым разумом. Не позволяйте работе слишком расширяться и отнимать у вас дополнительное время. Поставьте для себя крайний срок, выходить за которой нельзя.
Например, в вашем списке дел записано 5 срочных задач. Поставьте для себя цель справиться с ними до 5 часов вечера. Вы будете удивлены, насколько быстрее пойдет работа. Люди, которые этого не делают, более расслаблены и менее продуктивны.
Заключение
В основе закона Паркинсона лежат наблюдения за тем, как люди расходуют свое время. Введя его в свою жизнь, вы сможете избежать множества ловушек и не стать заложником рабочей рутины. Попробуйте любую из описанных выше стратегий, и вы сами убедитесь насколько они эффективны. Не будьте похожи на большинство среднестатистических работников, и вас непременно заметит руководство и вознаградит по заслугам. И самое главное - всегда цените свое время и тогда точно будете все успевать делать вовремя.
