Любая работа, будь то найм или свой бизнес, требует колоссальных затрат времени и энергии. Поэтому очень важно научиться правильно распоряжаться своим временем и грамотно расставлять приоритеты, чтобы все успевать в профессиональном плане, не уставать и радоваться жизни. Поможет в этом тайм-менеджмент.
Что такое тайм-менеджмент
В переводе с английского это слово означает непосредственное управление временем. Конечно, это всего лишь фигура речи, и управлять временем в действительности нельзя. Однако специалисты давно разработали некий свод правил, которых нужно обязательно придерживаться, чтобы добиться всех поставленных целей. Учитесь расставлять приоритеты - будете все успевать.
Сформулируйте цели
Это один из важнейших базовых навыков, оплотов тайм менеджмента. Цели, по словам специалистов, нужно ставить сложные, труднодостижимые, но реальные. Такие цели требуют мотивации, поэтому нужно изложить их четко, расписать конкретные действия. Чем четче вы сформулируете свои краткосрочные и долгосрочные цели, тем проще будет следить за их исполнением. Постарайтесь, чтобы о ваших целях узнали как можно больше людей, так как публичные обещания заставляют действовать быстрее, поэтому увильнуть от обещанного не удастся.
Но всегда есть высокий риск того, что ваша большая благородная цель затеряется в рутине. Если вы не можете держать ее в голове, стоит визуализировать и расположить перед глазами, на самом видном месте. Тогда уж точно вы о ней не забудете, и работа над достижением будет кипеть каждый день.
Следите за временем
Введите в свой распорядок дня новую привычку. После того как вы определили свои крупные цели на ближайшее время, стоит заняться тем, чтобы определить плотность своего времени. В течение дня с периодичностью 20 минут записывайте все, что вы делаете на их протяжении, вплоть до постоянного заглядывания в холодильник или приготовления кофе у аппарата. Это позволит вам в конце дня увидеть полную картину вашей ежедневной занятости, найти бреши и решить эту проблему путем уплотнения рабочего времени. Также такой список поможет провести анализ и покажет, что требует большего количества времени, какие вопросы требуют вашего непосредственного участия, а что можно поручить помощникам или сотрудникам.
Важно строить планы
У вас должны быть планы краткосрочного и долгосрочного характера. Пусть это будут списки дел на день, неделю, квартал, полугодие, год. Специалисты отметили, что эта привычка увеличивает производительность на 25 процентов и более. Лучше всего составлять список вечером, после работы, отдохнув пару часов. Разделите лист бумаги на две колонки. В одну внесите срочные задачи с регламентом, в другой поместите дела, которые могут быть решены в любое время дня.
Делите задачи
Большие цели требуют решения больших задач, однако крупные задачи обязательно нужно разложить на ряд более мелких, которые можно решить за один прием. Делите работу на фрагменты, из которых потом сложится ваша большая цель. Почаще в течение рабочего дня обращайтесь к вашему списку, вычеркивайте дела, которые успешно решены, и добавляйте новые в конце списка, которые требуют относительно быстрого решения. Такие дела внесите в список следующего дня в графу "срочно".
Не отвлекайтесь по мелочам
Вам нужно стараться свести к минимуму или вообще удалить из рабочего расписания факторы, которые отвлекают и не дают сосредоточиться на работе. К таким факторам относятся социальные сети, проверка почты, общение в мессенджерах, перерывы на чай и кофе. За этими занятиями время утекает бесцельно. У вас есть составленный накануне список дел, вот в него имеет смысл внести и перерывы, которые вы сможете себе позволить из действительной необходимости.
Остальное время используйте на решение задач из того же списка. Правильно будет выделить утром и вечером примерно по полчаса для проверки почты и соцсетей. Если вы взялись за дело первостепенной важности, отключите звук на телефоне и уберите уведомления, которые являются одними из самых раздражающих факторов.
Следите за биоритмами
С детства нас учат вставать рано. Это очень хорошая привычка, которая позволяет сделать день более длинным и увеличить за счет этого активность и количество выполненных задач. Однако стоит обращать внимание на собственные биоритмы и планировать свою работу, опираясь на них. Определите время, когда вы чувствуете себя наиболее бодро, и решайте самые сложные и трудные задачи. А время, когда вы чувствуете упадок сил, можно использовать для решения более мелких вопросов.
Автоматизация производства
Технологии шагают вперед со скоростью света, поэтому грех не внедрять их в свои рабочие процессы для ускорения и упрощения. Сегодня разработчики программного обеспечения предлагают своим клиентам различные онлайн-программы для создания шаблонов, сервисов рассылки писем потенциальным клиентам и партнерам. Кроме того, удобную систему управления можно подобрать и для ведения соцсетей, и даже для работы с банками, не говоря уже о многочисленных мессенджерах и телефонных звонках. Сервисов, значительно упрощающих работу, предостаточно. Не сбрасывайте со счетов и кроссплатформенные программы. Правда, для использования в бизнес-целях такие платформы всегда будут платными.
Время отдыха
Никогда не забывайте об этом и не игнорируйте, тратя это время на выполнение рабочих задач. Тайм-менеджмент подразумевает не только плотную, плодотворную работу в рабочие будни, но и активный отдых в выходные. Он призван привнести баланс в вашу жизнь, чтобы у вас было время работать, отдыхать, заниматься здоровьем и восстанавливаться. Ваша цель - достичь баланса, гармонии, которая и позволяет в конечном итоге наслаждаться жизнью, расслабляться и получать удовольствие. Если вам не хватает энергии в течение рабочей недели, это первый признак того, что вам не хватает отдыха, организм не успел восстановиться и теперь сдает позиции. Найдите для себя вариант дополнительной подзарядки, пусть это будет даже прогулка перед зданием офиса. И следующие выходные старайтесь отключиться от работы по максимуму.
