Коммуникативные навыки - одно из важнейших умений, которые важны в работе с клиентами и коллегами. Как быть, если они у вас не очень развиты? Оказывается, их можно улучшить при помощи несложных приемов. К примеру, если организовывать с коллегами встречи после работы.
Используйте разные способы связи
Сейчас в современном мире существует огромное количество вариантов связи и общения. Чтобы развить свои навыки коммуникации, используйте разные их варианты. Если большинство ваших деловых переговоров ведутся по телефону, постарайтесь когда-нибудь использовать электронную почту, или видеосвязь или очную встречу в кафе за деловым обедом. Обязательно хотя бы раз в месяц организуйте встречи со своими коллегами вне стен офиса после работы. В каждом из этих вариантов общения существуют свои собственные особенности и правила поведения, и используя и комбинируя их все, вы значительно улучшите свои навыки общения.
Ограничьте или устраните отвлекающие факторы
Ключевым элементом эффективного общения как на работе, так и вне ее является умение слушать. Но, к сожалению, не всегда просто сосредоточиться на беседе. Чтобы стать активным слушателем, важно избавиться или ограничить все отвлекающие факторы, которые присутствуют во время диалога и делают его сложным, чтобы понять и услышать, что говорят другие люди.
Сделать это достаточно просто. Прежде всего нужно отключить звук рингтона на мобильном телефоне и отключить уведомления в мессенджерах и электронной почте. И обязательно закрыть дверь кабинета, в котором проходит беседа, чтобы вас не отвлекали шум в коридоре и разговоры коллег. Делая эти маленькие шаги, человек максимально уделяет внимание своему собеседнику и становится активным слушателем, имея возможность правильно услышать и понять то, что говорит ему коллега или клиент.
Всегда отвечайте
Когда в офисе возникает какой-то конфликт, или кто-то жалуется на вашу работу, на продукт, который вы продаете или на бизнес в целом, самое плохое, что вы можете сделать, - это игнорировать эти жалобы и конфликты.
В большинстве ситуаций необходимы мгновенная реакция и ваш ответ на эти действия. И даже если вам в данный момент нечего сказать, вы должны ответить, что возникшая проблема требует дополнительного исследования, и вы, подумав над ее решением, обязательно вернетесь к ней позже. Не отмалчивайтесь в спорных ситуациях, потому что это только повредит вашему бизнесу и положению в фирме, а коллегам и боссу позволит усомниться в вашей компетентности.
Проводите встречи
Большинство людей считают, что деловые встречи - это пустая трата времени, которое можно использовать на что-то более существенное и действительно полезное. Особенно, если эти встречи проводятся не должным образом и были не тщательно спланированы.
Организатор деловой встречи должен относиться ко времени всех ее участников с максимальным уважением и обеспечить условия для эффективной работы каждого, кто будет принимать участие в этой встрече. Если вы будете иногда брать обязанности организатора встречи на себя, вы значительно улучшите свои коммуникативные навыки. Вам потребуется время для разработки повестки дня, которая упорядочит структуру проведения встречи и в которой будут освещены все основные важные моменты совещания.
А во время самой встречи не будьте пассивным сторонним наблюдателем. Призывайте каждого его участника к активной работе, чтобы все высказали свое мнение по обсуждаемому вопросу и имели возможность задать волнующие их вопросы и получить на них ответы. Ну и, конечно, фиксируйте все важные моменты, которые будут высказаны в ходе совещания.
Сосредоточьтесь на обслуживании клиентов
Хорошо налаженная двусторонняя связь приводит к отличному обслуживанию ваших клиентов и, соответственно, к увеличению их числа и вашей прибыли. Если с одним из клиентов возникает какой-то конфликт, то его, несомненно, необходимо решить максимально мирным путем. Необходимо выяснить причину недовольства и претензий клиента и продолжать общаться с ним до тех пор, пока не будет достигнуто решение, приемлемое для обеих сторон.
Один из лучших способов поддерживать с вашими клиентами хорошие отношения - поддерживать открытые линии связи. Обязательно общайтесь с ними по телефону или электронной почте, узнавайте их мнение о вашем продукте, когда у них уже появится личный опыт его использования. Узнавайте, стоит ли, по мнению клиента, внести какие-то коррективы в вашу работу и в продаваемый вами продукт. Постоянное общение с клиентами - один из лучших способов поддерживать свои коммуникативные навыки на высоком уровне.
