Правильная организация времени является одним из самых важных условий для повышения производительности труда. Вам необходимо распределить все задачи так, чтобы все успеть, ничего не забыть и обеспечить себе полноценный отдых. Календарь событий поможет конструктивно решить этот вопрос.
Альтернатива ежемесячному отчету
Главный бухгалтер крупной компании Адрин Тернер сдавала ежемесячные отчеты. Ей приходилось тратить огромное количество часов для того, чтобы заполнить все пункты реальными цифрами. Помимо отчета, у женщины было еще много дел, которые она не успевала сделать. На ее столе накапливалась груда документов, которые необходимо было обработать, но рабочего времени катастрофически не хватало. Ей приходилось брать работу на дом, и это мешало Адрин полноценно отдохнуть. Сдав очередной раз ежемесячный отчет, женщина заметила, что босс его просто откладывает в сторону. Он не проверял данных, не интересовался поступлениями и расходами (начальник всецело доверял своему бухгалтеру). Тогда Тернер решила перестроить свою работу. Она по-другому расставила приоритеты и нашла оптимальный вариант для того, чтобы все успевать. Вот ее рекомендации.
Следите за своим временем
В первую очередь вам необходимо определить, куда именно уходит ваше время. В течение двух недель записывайте все, что вы делаете на протяжении дня. Например, вы встали утром, собрались на работу, доехали до места назначения и т. д. Все это должно быть зафиксировано в вашем календаре. Затем засеките время, которое вы тратите на каждый этап работы (проверка почты, оформление документов, подсчеты и пр.). Вернувшись домой, не забудьте о просмотре любимого сериала или общении в социальных сетях. Одним словом, вы должны фиксировать каждую минуту вашего дня. В результате вы увидите, как и на что вы тратите свое время. Это поможет вам сделать правильные выводы и спланировать все так, чтобы отлично поработать и хорошо отдохнуть.
Повторяющиеся события
Обратите внимание на то, как часто происходят одни и те же события. Если вы являетесь руководителем, посмотрите, насколько целесообразно проводить ежедневные собрания, которые не решают главных задач. Если это не принципиально, сократите такие встречи с коллегами до одного раза в неделю (или в три дня - как вам будет удобно). Если вы не босс, все равно очистите место для более важных задач, исключив то, что не имеет смысла. Так вы сможете повысить свою продуктивность и оставить время для отдыха, поскольку не будете тратить драгоценные часы на то, что не является приоритетным.
Сортировка задач по важности и срочности
Теперь пришло время создать календарь важности и срочности. Он должен выглядеть как четыре основных пункта по степени важности. Первым пунктом станут дела, которые не допускают отлагательств (например, срочные встречи или авралы по определенным аспектам), с ними необходимо разобраться в первую очередь. Второй квадрат – это тактика долгосрочных планов и стратегия по их внедрению (они не являются срочными, но о них нельзя забывать ни на минуту). Третьим будут дела, которые не являются срочными, но также требуют определенного времени для выполнения. Речь идет о встречах, телефонных звонках, проверке электронной почты. И заключительный пункт – это необязательные и не срочные дела (например, просмотр телевизионных передач или путешествие по Интернету). Этим вы можете заняться тогда, когда у вас появится свободное время. Если третий и четвертый пункты отнимают у вас основное количество времени, нужно их сократить, чтобы уделять больше внимания пунктам под номером один и два.
Минимизация, или аутсорсинг
Теперь вам необходимо объективно взглянуть на решение важных задач и подумать над тем, как сократить время для их выполнения. Возможно, вы можете решить этот вопрос методом делегирования. Не обязательно тратить время на то, что могут сделать за вас другие люди. Особенно это касается людей, занимающих руководящие должности. Проанализируйте, что из этих дел или подготовительных этапов вы можете поручить своим коллегам. Если необходимо ваше присутствие или выполнение работы конкретно вами, упростите этот процесс, насколько это может быть возможно. Точно так же поступайте в том случае, если вы являетесь наемным работником. Наверняка у вас найдутся помощники (например, кто-то поможет вам, а вы ему) или будет возможность акцентировать внимание на самых главных задачах. Если вернуться к случаю с Тернер, то она договорилась со своим боссом о том, чтобы сдавать не подробный, а общий отчет. Многие моменты, по вычислениям, которые были не так важны, просто игнорировались, и оставалось все самое важное и нужное.
Блокировка времени
Пересмотрите все пункты и научитесь очищать все ненужные и не важные моменты. Это и будет вашей стратегией по блокировке времени. Некоторые вещи просто игнорируйте или отводите им минимум времени, позволяйте себе останавливаться и восстанавливать силы. Например, если после совещания вы выйдете расстроенным, не стоит сразу приступать к работе. Отдохните и восстановите свои силы в течение получаса или больше. А затем вернитесь к тому, что вам хочется сделать именно в эту минуту. Так вы сможете не только управлять своим временем, но и быть хозяином положения. Перемещайте пункты по необходимости, предусматривайте это заранее, выстраивайте тактику и действуйте, согласно своей стратегии. Вы увидите, что в результате вы все успеете, но при этом не устанете и не будете чувствовать себя изможденным.
Отдых
Календарь создается не только для того, чтобы продуктивно работать. Он нужен для того, чтобы полноценно отдыхать. Если вы разумно спланируете все свои рабочие задачи, у вас появится много времени для того, чтобы восстановить свои силы. Введите в качестве пункта время для своих увлечений. Подумайте над тем, когда вам заниматься своими любимыми делами, чтобы это не мешало работе и не занимало время сна. Посмотрите на свой календарь как на предмет и уберите все лишнее. Оставьте только то, что имеет значение (по принципу уборки квартиры или дома). Тогда у вас будет время для того, чтобы поработать, заняться своим хобби, пообщаться с друзьями и родственниками, а также хорошо выспаться. Не забывайте также о прогулках на свежем воздухе и о физических упражнениях. Это обеспечит вам прекрасную работоспособность.
Дополнение к списку
Не стоит думать, что правильное ведение календаря событий – это исключительно его очистка. Вам необходимо исключить все ненужное, но можно и добавить кое-что из вашего будущего графика. Например, вы чувствуете в себе силы для того, чтобы решить одну или две задачи, которые были запланированы на завтра или послезавтра. Не будет ничего страшного, если вы этим займетесь сегодня. Тогда у вас будет возможность, по мере необходимости, отложить некоторые дела на более поздний срок. Сегодня вы бодры и энергичны, поэтому сделали больше. Завтра вы немного устали или у вас нет настроения, поэтому можно все бросить и отправиться на отдых. Такая компенсация только пойдет вам на пользу, поскольку управление своим собственным временем является очень важным фактором в жизни. Вы все успеваете и чувствуете себя свободным человеком. Вам не нужно ни от кого зависеть, вы сами распределяете свои силы по мере возможностей. Продуктивная работа и полноценный отдых обеспечат вас отменным здоровьем и отличным настроением. Так вы будете бороться со стрессами и выгоранием на работе.
