По статистике, одна треть времени переговоров во время рабочего дня отводится именно переписке по электронной почте. В этом есть много преимуществ, но есть и недостатки. Поэтому, если вы планируете остановить свой выбор именно на этом способе общения, прислушайтесь к советам опытных экспертов.
Минусы электронной переписки
Для того чтобы понять, как правильно общаться по электронной почте, следует узнать обо всех недостатках этого способа общения. Вот некоторые из них:
- Уменьшение чувства социальной ответственности.
- Неправильная интерпретация юмора.
- Подозрения во лжи, поскольку люди не знают друг друга.
- Присутствие лжи по таким же причинам.
- Анонимность и виртуальность могут снизить уровень лояльности.
- Отсутствие живых эмоций.
- Возможность игнорирования электронного письма.
Личная встреча
Чтобы не произошло того, о чем идет речь чуть выше по тексту, вам необходимо инициировать личную встречу с человеком. Это поможет вам лучше узнать друг друга и понять, можно ли человеку доверять. Если нет возможности пообщаться при встрече, разумным решением станет видеосвязь.
Чтение вслух
Прежде чем вы отправите письмо, прочитайте его вслух так, словно оно должно звучать в негативном тоне. Прислушайтесь, насколько вам это удалось. Если действительно можно использовать такие нотки, постарайтесь перефразировать текст. Помните о том, что человек по ту сторону не может объективно оценить ваши эмоции, поэтому будет строго ориентироваться на слова.
Разговор перед перепиской
Если есть такая возможность, поговорите с партнером прежде, чем начнете переписку. Вы сможете определить его настроение и донести все то, что намерены сообщить. Иногда даже несколько ненавязчивых и ничего не значащих слов могут сделать невероятное: переговоры закончатся договоренностью.
Контроль над эмоциями
Никогда не отправляйте письмо, если вы находитесь в плохом расположении духа, неважно себя чувствуете или в нетрезвом состоянии. Реальность искажается, и вы можете написать много лишнего, о чем будете жалеть. Сохраните текст в черновике и вернитесь к нему, когда успокоитесь.
Дополнительная информация
Сообщите своему партнеру о своем характере. Например, скажите, что вам импонирует график с 9 до 17 часов. Человек поймет, каковы ваши предпочтения относительно того или другого вопроса, и ваше общение станет более доверительным (в свою очередь, он также расскажет вам о своих предпочтениях).
Использование юмора
Если вы умеете пользоваться универсальным юмором, который все понимают, обязательно начните именно с него. Это снизит напряженность в общении и позволит вам быстрее достичь взаимопонимания. Только будьте осторожны, поскольку юмор по электронной почте – это дело специфическое.
Прямые эмоции
Поскольку вы лишь пишите сообщения и читаете текст, ваши эмоции остаются в тени. Не стоит их скрывать, напишите все, как есть на самом деле. Например, вы переживаете по какому–то поводу (конечно же, речь идет о бизнесе)? Именно так и напишите, у вашего партнера будет возможность распознать в вас сквозь сухие строчки реального человека.
Проверка эмоций партнера
Пишите о том, насколько вам важно понимание с другой стороны. Проверьте себя, все ли вы поняли так, как нужно, и все ли правильно понял ваш собеседник. Для этого следует просто спросить, насколько понятен вопрос или предложение и не обидело ли оно?
Вопросы вне бизнеса
Если есть возможность узнать немного больше о партнере и его семье (только в том случае, если информация является открытой), обязательно это сделайте. Задавайте вопросы и делайте это максимально искренне. Будьте предельно внимательными во время ответов (запоминайте, что вам ответили), чтобы не попасть в нелепое положение, когда человеку придется еще раз рассказывать вам свою историю.
