Написание хорошо сформулированного электронного письма коллегам или менеджерам является важным рабочим навыком практически на любой должности, и это необходимо, если вы хотите добиться успеха. Идея состоит в том, чтобы показать, что вы уверены в своем подходе, но также внимательны к своим коллегам, поэтому многие часто прибегают к пассивной формулировке фраз, чтобы смягчить просьбу или ситуацию.
По словам австралийского эксперта по развитию карьеры Сью Эллсон, некоторые фразы, в том числе те, которыми часто злоупотребляют, например, «не беспокойтесь, если не…» и «извините, что беспокою», мало помогают нам в профессиональном самовыражении. Сью обрисовала в общих чертах фразы, от которых нужно отказаться, чтобы облегчить общение, и перечислила ряд позитивных альтернатив для каждой из них. Я воспользовалась ее советами и вам рекомендую.
«Не беспокойтесь, если не...»
Много было споров по поводу этой фразы, особенно после того, как твит американской журналистки Марианны Элоиз совсем недавно стал вирусным. «Я уже знаю, что я использую «не беспокойся, если не» как способ скрыть мою неуверенность и опасения, что человек, получающий сообщение, не будет заинтересован в том, что для меня необходимо или важно», - написала она в своей статье.
Комментируя эту фразу, Сью сказала: выражение «не беспокойся, если не …», отображает покорность и мало что делает, чтобы побудить людей задуматься над тем, что вы предлагаете или о чем просите.
Гораздо эффективнее объяснить, как вы хотели бы, чтобы кто-то присоединился к вам или помог. Эта фраза создает впечатление, что вы уже готовы к тому, что человек, к которому вы обращаетесь, может отказать еще до того, как рассмотрел ваш вариант. Кроме того, эта фраза не побуждает людей предлагать определенный ответ.
Наиболее подходящая альтернатива: «Спасибо за внимание, X, и пожалуйста, дайте мне знать о вашем решении ...».
«Извините, что беспокою вас...»
Если вы склонны к пассивным формулировкам, даже просьба о самых маленьких вещах может показаться значительной. Сью сказала, что при общении важно как можно более подробно объяснить, что вам нужно, а не извиняться за это, так как это в корне неправильный подход. Она говорит, что нужно объяснить, в чем именно вам нужна помощь. Поэтому вам нужно помочь людям понять, что вы цените их вклад, и объяснить, насколько полезно было бы им каким-то образом поддержать вас.
В качестве альтернативы лучше всего использовать фразу: «Можете ли вы, пожалуйста ...».
«Я, возможно, неправ, но...»
Сью сказала, что если вы начинаете какое-либо свое предложение с того, что вы неправы, это вряд ли поможет кому-то посмотреть на вещи с нужной точки зрения и подумать, что вы на самом деле правы. С другой стороны, если вы конкретно говорите, что хотите что-либо, тогда человек может спокойно принять решение, соглашаться с вами или нет. Более прямой подход может восполнить пробел и сделать ситуацию не такой сложной, в этом случае у вас гораздо больше шансов получить то, что вам нужно, или заручиться поддержкой других людей.
Подходящая альтернатива: «Я бы хотел ...».
«Я знаю, что вы заняты, но...»
Быть занятым - это данность в наши дни, а значит, начинать письмо с такого утверждения будет излишним. Сью считает, что если вы занимаете руководящую должность, вам необходимо уметь эффективно делегировать свои полномочия и говорить, что необходимо сделать, достаточно напористо.
Если ваша просьба по работе обоснована и соответствует должностным обязанностям сотрудника, нет ничего плохого в том, чтобы просить об этом напрямую. Возможно, вам понадобиться подтвердить все детали и сроки, необходимые для выполнения вашей просьбы, а также подтверждение ее выполнения.
Как альтернатива подойдет фраза: «Я бы хотел, чтобы вы ...».
«Просто налаживаю контакт...»
«Просто налаживаю контакт» стало фразой, которую люди используют, пытаясь обозначить, что они тем или иным образом пытаются установить отношения или наладить связь. Тем не менее Сью считает, что перед тем как использовать подобное высказывание, нужно остановиться на мгновение, чтобы спросить себя, какова цель вашего сообщения: у вас есть вопрос, на который нужно ответить, или задание, которое необходимо выполнить?
Если это всего лишь дежурная фраза и вам не требуется от собеседника какое-либо действие или ответ, не стоит ее использовать. Человек может просто подумать, что вы любопытны, а не нуждаетесь в определенном ответе. Кроме того, у этой фразы есть и обратная сторона, она может звучать покровительственно или говорить о том, будто вы проверяете человека.
В этом случае лучше использовать фразу: «Я хотел бы знать».
