На решение проблем и задач карьеры и бизнеса у вас уходит много времени?
Может быть, вы считаете, что вам нужно знать 1000 методов, чтобы быстрее решать проблемы. Дело в том, что нет единой техники, волшебного способа, которыми можно решить все задачи и проблемы. Но, несмотря на это, вы все равно можете справиться со многими вещами достаточно эффективным способом.
Как это сделать?
Для того чтобы справиться с любой проблемой, вам необходимо использовать технику 5 Why’s – 5 «Почему» с пошаговым руководством, ее автор - Сакичи. Сакичи использовал эту технику для сборочной линии Тойоты, но вы можете применить ее к большинству своих задач.
Так что перестаньте пытаться запомнить десятки приемов и будьте готовы работать грамотней. Вот как можно использовать технику 5 Why’s для решения проблем.
Раскрытие 5 вопросов для большинства проблем
С техникой 5 Why’s вы должны задать себе 5 вопросов, плавно вытекающих из ответа на предыдущий.
Всякий раз, когда вы сталкиваетесь с проблемой, спросите: «Что может повлиять на текущие результаты?» Затем продолжайте отвечать и спрашивать себя еще пока не найдете ответ, который вас удовлетворит.
Почему эта техника работает?
Toyota успешно внедрила эту технику для улучшения своей сборочной линии. Теперь представьте, что она может сделать, чтобы помочь вам решить общие проблемы.
Техника 5 Why’s не сложна, но потребуется время, чтобы привыкнуть. Если вы похожи на большинство других людей, вы склонны искать решение проблем. Вместо этого начните задавать один вопрос каждый раз, когда вы сталкиваетесь с трудной задачей.
Для начала это может быть что-то незначительное, например, застревание в пробке. В этом случае ваш первый вопрос будет, почему вы остановились. Натренировавшись на таких простых и очевидных вещах, вы сможете применять эту технику для чего-то более сложного.
В конце концов, вы будете знать, когда следует начать спрашивать себя и сможете найти причину для большинства ваших проблем.
Некоторые проблемы легче решаются в команде, поэтому вы не должны всегда работать в одиночку. Когда вы сталкиваетесь с незнакомыми темами, обсуждайте их с командой. Мозговой штурм позволит вам работать более продуктивно.
Например, если вы устраняете неисправность в плохой маркетинговой кампании для своего бизнеса - поработайте с группой маркетинга, чтобы найти решение. Как владелец бизнеса, вы будете рассматривать все стороны момента, но не сможете найти причину для большинства ваших проблем в одиночку.
Однако, прежде чем вы начнете спрашивать 5 «Почему», вам нужно подготовиться, чтобы получить наилучшие результаты. Ниже приведена тактика, которую необходимо использовать для того, чтобы справиться с реальной проблемой.
Получите правильные ресурсы
Вы не знаете, чего не знаете. Итак, собирайте информацию через книги и онлайн-ресурсы, прежде чем начать решать проблему. Если вы не подготовитесь должным образом, вы ограничитесь неэффективной первопричиной, что может очень сильно повлиять на конечный результат.
Вы также можете окружить себя людьми, которые специализируются в определенных областях.
Ваша цель - чувствовать себя комфортно с вопросами, с которыми вы работаете. Старайтесь не отвечать на вопросы, в которых вы не уверены, потому что у вас, скорее всего, будет плохой ответ – будет найдена плохая причина.
Понять проблему
Прежде чем решить какую-либо задачу, важно знать, с чем конкретно вы имеете дело. Это поможет вам избежать поиска не относящейся к делу первопричины.
Поняв свою проблему, вы также избежите путаницы при работе с другими людьми. Например, работая в команде, часто легко предположить, что все задумываются над одним и тем же вопросом. Но это не всегда так, иногда возникает простое недопонимание, в результате чего решение проблемы очень сильно затягивается.
Задайте свои первые 5 вопросов
Как только вы потратили достаточно времени на подготовку, задайте свой первый вопрос. Вместо быстрых ответов - мозговой штурм – это ответы, которые принесут наибольшую пользу. Несмотря на необходимость отвечать быстро, старайтесь давать содержательные ответы.
Основное правило заключается в том, чтобы продолжать спрашивать, пока вы не найдете потенциальную основную причину. Как правило, 5 вопросов или меньше достаточно для решения наиболее распространенных задач. Но не ограничивайте себя этим количеством, если нужно - продолжайте спрашивать.
Найдите основную причину
Основная цель использования системы 5 Why’s - в конечном итоге найти основную причину проблемы, с которой вы столкнулись. Эта техника также является очень эффективной для решения довольно сложных задач.
Проверенная стратегия в действии
Знание шаблона вопросов системы «5 Почему» - это хорошо, но лучше иметь примеры из реальной жизни. Ниже приведен пример, который вы можете использовать в качестве шаблона для решения реальных проблем.
Проблема: работодатели не перезванивали мне на собеседование в течение последних 3 месяцев.
Вопрос 1: Почему мое резюме не замечают работодатели?
Потому что оно имеет слишком общий вид и не показывает никаких специальных навыков для ролей, на которые я претендую.
Вопрос 2: Почему мое резюме слишком общее?
Потому что я хочу, чтобы оно подошло для нескольких должностей сразу.
Вопрос 3: Почему я хочу обратиться ко многим профессиям?
Потому что я хочу увеличить свои шансы получить работу.
Вопрос 4: Почему применение нескольких профессий увеличивает мои шансы при приеме на работу?
Потому что я бы не стал ограничиваться доступными вакансиями для одной конкретной профессии.
Вопрос 5: Почему я ограничусь доступными вакансиями?
Потому что есть высокий спрос на мою профессию.
В этом сценарии вы остановитесь на вопросе 5, потому что нашли потенциальную основную причину.
Поскольку в вашей отрасли существует большая конкуренция, ваше резюме должно выделяться. Как вы думаете, кого наймет работодатель, мастера на все руки или специалиста в своей профессии?
Всякий раз, когда вы работаете с проблемой, найдите время, чтобы обсудить лучшие вопросы. Это потому, что это повлияет на саму первопричину, выявление которой позволит вам закончить задавать себе вопросы..
Помимо решения многих задач, все такие есть некоторые области, в которых эта техника не может быть применена, давайте рассмотрим их более подробно.
Невозможность получить одинаковые результаты
Каждый человек по-своему будет отвечать на поставленные вопросы. Вы не сможете получить все 5 одинаковых ответов. Это означает, что даже две команды, имеющие дело с одной и той же проблемой, будут предлагать различное решение, в результате чего может возникнуть конфликт.
Ограничено доступными знаниями
Как упоминалось ранее, надо собрать достаточно информации при решении неизвестной задачи. Проблема в том, что вам не всегда будут доступны лучшие ресурсы. Из-за этого вы ограничитесь качеством своих ответов.
Если вы когда-либо сталкивались с неизвестной темой, попробуйте другую технику решения проблем.
Сосредоточение внимания на одной первопричине
Основная цель использования 5 Why’s - найти единственную причину. Но у разных задач не всегда есть одно решение. Например, маркетинговая кампания может иметь лучший, хороший и худший сценарий.
Эти ограничения не делают 5 Why’s плохой техникой для использования. Вместо этого они сообщают вам, как использовать эту технику более эффективно.
Не полагайтесь на один метод для решения проблем
Как вы поняли, 5 «Почему» - это довольно простая техника, но для ее правильного применения на практике требуются большие усилия. Если все сделано должным образом, это может помочь вам найти решение в большинстве ваших общих проблем. Однако этот метод не подходит для любой ситуации.
5 Why’s работает лучше всего для улучшения процессов и решения простых задач.
