Любой владелец бизнеса может быть уверен, что на рабочем месте существует бесчисленное множество отвлекающих факторов. При этом все руководители хотят от своих сотрудников только одного - усердной работы и результатов. Как снизить влияние отвлекающих факторов и минимизировать временные и финансовые потери, разберемся вместе.
Считаем время и деньги
Быть продуктивным на рабочем месте непросто. При этом каждый знает, как отвлекающие факторы влияют на производительность бизнеса, а отвлеченный сотрудник никогда не бывает продуктивным, и компания теряет деньги. Некоторых отвлекающих факторов можно легко избежать, используя современное программное обеспечение. Они ограничивают время, проводимое в Интернете. В результате это помогает сотрудникам больше концентрироваться на своей работе.
Влияние отвлечений на производительность бизнеса
Отвлекающие факторы на рабочем месте негативно влияют на концентрацию, производительность и потенциал сотрудников, что приводит к большему количеству ошибок. В результате сотрудники тратят рабочее время в офисах впустую и, следовательно, пропускают сроки выполнения проекта, что приводит к потере доходов и увеличению операционных расходов на 40%. Все это напрямую влияет на эффективность бизнеса и является главным убийцей производительности в бизнесе.
Главные отвлекающие факторы на рабочем месте
Существует мало способов отвлечься на рабочем месте. В эту техническую эпоху мобильные телефоны, социальные сети, электронная почта и перерывы на чаепитие являются основной областью отвлечения внимания на рабочем месте, которое снижает производительность сотрудников. Необходимо включить мероприятия по устранению отвлечений на рабочем месте для сплочения команды, чтобы добиться максимальной производительности или использования времени сотрудников:
- Мобильные телефоны. В исследовании Калифорнийского университета в Ирвине было обнаружено, что использование мобильного телефона приводит к потере производительности в среднем на 20 минут в день. Исследование также показало, что у сотрудников, которые использовали свои телефоны во время работы, было меньше творческих идей.
- Социальные сети. Исследования показали, что социальные сети могут вызывать стресс и беспокойство у некоторых людей. Это также может негативно повлиять на производительность вашей работы и привести к тому, что вы будете менее эффективны на работе.
- Электронные письма. Это один из важнейших инструментов для поддержания связи с другими людьми и ведения обычных рабочих дел. Их часто игнорируют как отвлекающий фактор, потому что они представляют собой способ общения. Однако, согласно исследованию Стэнфордского университета, на электронную почту приходится более 50 процентов всех отвлекающих факторов, связанных с компьютером на работе.
Дополнительные отвлекающие факторы
Совещания - это еще один распространенный способ отвлечься на рабочем месте, потому что они отнимают время от других важных задач, таких как работа над проектами или завершение проектов, которые были поручены нам нашими руководителями.
Трудно сосредоточиться на своей работе, когда вас отвлекают разговоры с коллегами, клиентами или друзьями. Лучший способ избежать отвлечений - стараться не говорить слишком много во время работы. Если на вашем рабочем месте есть комната отдыха, куда сотрудники могут ходить на перерывы на чай или кофе в течение дня, постарайтесь регламентировать перерывы.
Как уменьшить влияние отвлекающих факторов
Отвлекающие факторы являются основной причиной того, что люди теряют продуктивность на работе. Они могут приходить в виде электронной почты, телефонных звонков или даже физических отвлекающих факторов, таких как шумный коллега или болтливый клиент. Лучший способ уменьшить отвлекающие факторы - выявить их и устранить.
Устраним отвлекающие факторы
Надо действовать так:
1. Создайте среду, поддерживающую сосредоточенность.
2. Настройте системы для расстановки приоритетов в работе и задачах.
3. Постоянно выключайте телефон.
4. Используйте технологические инструменты, которые блокируют прерывания и уведомления.
5. По возможности избегайте многозадачности (это может означать выполнение одной задачи за раз).
6. Принимайте решения, основываясь на том, что наиболее важно.
Из-за отвлекающих факторов на рабочем месте сложно оставаться продуктивным. Поэтому для устранения отвлекающих факторов и повышения производительности рекомендуется использовать инструменты мониторинга сотрудников и учета рабочего времени.
Программное обеспечение
Есть специальное программное обеспечение для мониторинга производительности, позволяющее рассчитывать производительность, управлять отвлекающими факторами на работе и обеспечивает 100% прозрачность на рабочем месте. Это программное обеспечение для управления отвлечением внимания помогает вернуть контроль над временем и перестроить концентрацию сотрудников, блокируя отвлекающие сайты, предоставляя руководству подробные отчеты о том, как они проводят свое время, и многое другое.
Как ПО устранит отвлекающие факторы
Программное обеспечение помогает организациям наилучшим образом использовать свое рабочее время и повышать производительность бизнеса. Благодаря своим уникальным особенностям работодатели могут избавить своих сотрудников от отвлечения:
- Мониторинг активности и отслеживание времени. Программы помогают проанализировать фактическую производительность команды и отвлекающие факторы на работе или продуктивность. Необходимо отслеживать журналы активности с общим временем, затраченным на все действия. Программа помогает вам рассчитать производительность сотрудников на основе журналов управления приложением, файлов, URL-адресов, а задача выполняется в рабочее время. Менеджеры могут просматривать расписания действий сотрудников, которые автоматически генерируются онлайн и легко доступны для них. Даже они также могут устанавливать оповещения о несущественных действиях, выполняемых сотрудниками.
- Проанализируйте использование Интернета. Почти 40% любой команды проводят время в социальных сетях, просматривая видео и т.д. Специальное программное обеспечение помогает избежать отвлечений в Интернете, анализируя общее время, затраченное на действия в сети. Программное обеспечение отслеживает URL-адреса, просматриваемые человеком, и разделяет их на продуктивные и непродуктивные URL-адреса, подсчитывает время, затраченное на непродуктивные URL-адреса, до непродуктивных часов и предоставляет автоматически сгенерированный отчет менеджерам.
Последние рекомендации
Последние исследования предлагают сказать "НЕТ" многозадачности. Они показывают, что многозадачность является основным фактором снижения производительности, поскольку люди регулярно переключаются между задачами, и в итоге задачи не выполняются. Это влияет на концентрацию внимания и психическое здоровье сотрудников.
Мобильные телефоны отвлекают внимание на рабочем месте, они отвлекают внимание людей из-за регулярных уведомлений, чатов, сообщений в социальных сетях, звонков и т.д. Это отвлекает внимание, следовательно, влияет на производительность. Опять таки, современное ПО помогает контролировать мобильную активность, определяя фактическое время пользователя, проведенное в приложениях, текстовых сообщениях, социальных сетях, регулярных уведомлениях и звонках.
Любые отвлекающие факторы вредят бизнесу. Пытаясь сосредоточиться на разных задачах одновременно, сотрудник снижает производительность. А значит, важно научиться с этим бороться.
