Выполнение работы в сжатые сроки - непростая задача. Приближение дедлайна нередко вызывает у нас тревогу и панику. Мы чувствуем, как срок сдачи проекта давит на нас. Это может привести к стрессу, профессиональному выгоранию, а порой и к проблемам со здоровьем. Как избежать этого? При правильном мышлении и хорошей организованности уложиться в отведенное время вполне реально. Мы приведем несколько советов, которые помогут вам забыть о дедлайнах.
Будьте честны с собой
Прежде всего, вы должны принять тот факт, что дедлайн неизбежен. Наступит тот час, когда вам необходимо сдать готовый проект. Сроки выполнения работы во многих случаях не подлежат обсуждению.
Не стоит строить иллюзий, что у вас остается еще много времени на выполнение работы. Этот самообман чаще всего приводит к срыву дедлайна. Ведь чуда не произойдет и сроки не отодвинутся. Не рассчитывайте на то, что вы еще успеете все наверстать в последние дни. Старайтесь максимально эффективно использовать то время, которое у вас осталось.
Сохраняйте спокойствие
Приняв неизбежность дедлайна, сохраняйте спокойствие. Не поддавайтесь тревожности, несмотря на то, что сроки давят на вас. Только в невозмутимом состоянии вы сможете продуктивно работать. Вы сами удивитесь тому, как много способны сделать в сжатые сроки.
Паника - плохой помощник. Это чувство отнимает много сил и энергии. Если вы будете постоянно размышлять о последствиях срыва дедлайна, то не сможете эффективно трудиться. Поэтому отпустите все тревожные переживания и упорно работайте.
Разбейте большую задачу на части
Порой нас охватывают паника и тревога при мысли о большом количестве работы и сжатых сроках. Такой объем пугает нас и кажется подавляющим. В таких случаях полезно разбить одно большое задание на несколько маленьких задач.
Для каждой подзадачи установите свой срок выполнения. Это будет своего рода план работы, которому вы станете следовать. Он поможет вам выполнить проект вовремя и избежать тревоги и выгорания.
Сделайте первый шаг
После того как вы разбили проект на несколько этапов, как можно скорее приступайте к выполнению первой подзадачи. Именно это требует больших усилий, ведь нам порой бывает очень трудно начать объемную работу. Вам предстоит сделать первый решительный шаг.
После выполнения первой подзадачи вы почувствуете удовлетворение и облегчение. Это даст вам стимул, необходимый для завершения всего проекта. Вы увидите, что все последующие этапы работы будут даваться значительно легче. Ведь вы уже втянетесь в рабочий процесс.
Освободите время
Своевременное выполнение проекта во многом зависит от того, насколько вы рационально распоряжаетесь своим временем. Пересмотрите свое рабочее расписание и отложите выполнение всех остальных задач.
Вам нужно посвятить большую часть времени завершению проекта. Если это необходимо, то можете работать над ним долгими часами и даже допоздна. Но это возможно лишь при том условии, что вы хорошо высыпаетесь.
Жертвовать сном даже ради важного проекта крайне нежелательно. В уставшем состоянии вы не сможете продуктивно трудиться. Кроме этого, может пострадать качество вашей работы. Поэтому старайтесь планировать свой день таким образом, чтобы у вас оставалось достаточно времени на сон.
Делегируйте обязанности
Делегирование части ваших обязанностей другим людям поможет вам сдать проект вовремя. Но это возможно лишь в том случае, если вы работаете в команде. Можете, например, разделить проект на части и поручить выполнение некоторых подзадач вашим коллегам.
Если вы работаете над письменным проектом индивидуально, то вполне возможно делегировать некоторые обязанности профессионалам. Например, после завершения работы вам необходимо сделать вычитку своего труда, а затем исправить все возможные ошибки. Обратитесь к профессиональным корректорам и редакторам. Это потребует материальных затрат, но поможет сэкономить время и сдать проект в положенные сроки.
Сосредоточьтесь
Если вам необходимо завершить проект в сжатые сроки, то вы должны полностью сконцентрироваться на поставленной задаче. Это довольно сложно сделать в условиях современного офиса. Вас могут отвлекать разговоры коллег, сообщения электронной почты, телефонные звонки. Сосредоточиться в такой обстановке непросто.
Если вам мешают чужие разговоры, то надевайте специальные наушники с шумоподавлением. Отключайте телефон во время работы. Объясните коллегам, что вы работаете над важным проектом и попросите их не отвлекать вас.
Если вы часто отвлекаетесь на посторонние вещи, то работа становится неэффективной. Вам потребуется гораздо больше времени на выполнение задачи. Поэтому старайтесь исключить все отвлекающие факторы.
Используйте приложения для планирования
Очень важно правильно спланировать свои действия. В наши дни существует специальное программное обеспечение для управления проектами. Воспользуйтесь приложениями для планирования рабочего времени.
Эти программы позволяют видеть статус ваших задач. Вы будете всегда знать, какой объем работ уже сделан, а какой - еще предстоит выполнить. Это поможет сдать проект вовремя.
Общайтесь с руководством и клиентами
Безусловно, срывать дедлайн крайне нежелательно. Это наносит ущерб вашей репутации и подрывает доверие к вам. Но порой сроки оказываются настолько сжатыми, что сдать проект вовремя просто нереально. Возможно, возникла какая-то серьезная проблема, которая помешала вам уложиться в отведенное время.
В таких случаях обязательно нужно предупредить руководство или клиентов о возможном срыве дедлайна. Сделать это необходимо заблаговременно. Не бойтесь говорить о том, что вы не успеваете выполнить работу. Ваша честность позволит заказчикам проекта заранее принять необходимые меры, а может быть, и оказать вам помощь. Это более желательный вариант, чем если вы будете избегать общения с руководством и клиентами или не выполните работу в срок без предупреждения.
Учитесь на ошибках
Старайтесь делать верные выводы из своих ошибок. Предположим, вы сдали проект в положенный срок, но это далось чрезвычайно трудно. Вам приходилось засиживаться за рабочим столом до глубокой ночи, жертвовать сном и отдыхом. Подумайте о том, что вы сделали неправильно. Это поможет вам в следующий раз свободно укладываться в отведенное для работы время.
Бывают случаи, когда человек не смог уложиться в отведенное время, но руководство дало ему второй шанс. Сроки сдачи проекта были отодвинуты. Это должно стать поводом для серьезных выводов. Что именно помешало вам сдать работу вовремя? Как этого избежать в дальнейшем? Ответьте себе на эти вопросы. Это поможет вам в будущем не допускать срыва дедлайна.
Заключение
Мы рассказали о том, как избежать срыва дедлайна при сжатых сроках. Однако бывают случаи, когда на проект отводится достаточно времени, но тем не менее работа остается недоделанной в день сдачи. Нередко длительные сроки расслабляют. Человеку кажется, что у него впереди еще много времени, и он замедляет темп работы.
Не совершайте эту распространенную ошибку. Даже если срок сдачи проекта еще далеко, старайтесь работать с максимальной скоростью и продуктивностью, пользуясь всеми вышеперечисленными советами. Это поможет вам избежать срыва дедлайна.
